Cuando el auge del comercio minorista ya ha llegado, pero los costes siguen pasando factura

• Cuando la fuga del comercio minorista ya se ha producido, pero las consecuencias económicas siguen pasando factura

Por qué en enero es cuando muchas empresas se dan cuenta de cuánto ha costado realmente la campaña de ventas. Acabas de volver de un largo viaje.

Durante semanas, no has parado ni un momento: vuelos, hoteles, taxis, restaurantes, entradas, equipaje extra… todo formaba parte de la aventura.

Pero no es hasta que llegas a casa, te sientas tranquilamente y revisas los cargos de tu tarjeta de crédito cuando te llevas la gran sorpresa:

¿De verdad costó tanto?

Cada año ocurre algo parecido en muchas empresas del sector minorista.

Durante épocas de máxima actividad, como el Black Friday, Navidad o campañas de rebajas intensivas, toda la atención se centra en vender, gestionar los pedidos y mantener el buen funcionamiento de las operaciones.

Pero el verdadero impacto se hace evidente cuando todo ha terminado y finalmente se da a conocer el coste total de la campaña.

Y ese momento suele llegar en enero.

Según un informe de ERA Group, el comienzo del año no suele ser un periodo tranquilo tras el pico de ventas. De hecho, es cuando empiezan a salir a la luz muchos de los gastos que pasaron desapercibidos durante la campaña.

Por eso es importante llegar a enero sin esos gastos «ocultos».

Y la mejor manera de hacerlo es empezar a analizarlos antes de que termine la campaña.

• El equipaje que no sabías que habías facturado

Cuando una empresa sale de un periodo de máxima actividad, a menudo tiene la sensación de haber optimizado todo lo posible.

Ya sabes:

• Los contratos se negocian.
• Se ha optimizado la gestión de proveedores.
• Se definen los procesos.
• Pero la experiencia demuestra que basta una sola decisión importante para que se pierdan los márgenes de beneficio.
• Se pierde entre los pequeños gastos que pasan desapercibidos.
• Porque, en realidad, las empresas suelen tener bajo control las principales partidas de gastos.
• El problema está en los detalles.
• Por ejemplo, cuando:
• un proveedor modifica ligeramente sus tarifas;
• un contrato que se renueva automáticamente con nuevas condiciones.
• un servicio que permanece activo aunque ya no se utilice.
• Esto ocurre con más frecuencia de lo que parece.
• Licencias de software con más usuarios de los necesarios.
• Líneas telefónicas que siguen activas aunque el equipo ya no sea tan grande.
• Servicios contratados para un periodo de crecimiento que ya ha pasado.
• Y así es como los costes se van acumulando sin que nadie se dé cuenta.
• Tiene sentido.

Este tipo de fugas son más habituales de lo que parece, ya que, en los momentos de mayor actividad, las organizaciones dan prioridad a la rapidez y la eficiencia.

Cuando vas con prisa para coger el avión, a veces ni siquiera miras el lector de tarjetas que el taxista te pone delante de las narices.

• La segunda etapa del viaje: cuando empiezan las devoluciones

Hay otro fenómeno que explica por qué enero se convierte en un mes complicado para los márgenes: las devoluciones.

Se calcula que, en mercados como el de Estados Unidos, las devoluciones de productos alcanzarán unos 850 000 millones de dólares en 2025.

Mientras que noviembre y diciembre están marcados por los envíos y las ventas, enero se convierte en el mes de las devoluciones.

Y eso implica algo que a menudo se subestima.

Las devoluciones no son solo una cuestión de atención al cliente.

También incluyen:

• logística
• manipulación en almacén
• gastos de envío adicionales
• En resumen, se trata de gastos de funcionamiento que alguien tiene que asumir.
• El viaje ha terminado.
• Pero aún queda trabajo por hacer.

Y todo esto está ocurriendo justo cuando las empresas intentan reajustar sus existencias, su flujo de caja y su planificación tras el pico de actividad.

En mi jerga de viajero, diría que es como darse cuenta de que, tras un largo viaje, aún tienes que deshacer toda la maleta, lavar la ropa y reorganizarlo todo antes de volver a la rutina.

• Cómo el panorama de la logística minorista está cambiando más rápido que muchos modelos operativos
• Algunos de los principales actores del mercado ya no dependen exclusivamente de los operadores de transporte tradicionales.
• Al mismo tiempo, están entrando en el mercado nuevos operadores logísticos, lo que intensifica la competencia.
• Y eso cambia por completo el sistema.
• Además, cambia las expectativas de los clientes.
• Hoy en día, los consumidores están acostumbrados a recibir sus pedidos de forma rápida y eficaz.
• Porque hay más proveedores. Más entregas. Más paquetes que llegan cada día.
• Por eso la logística y la entrega se han convertido en uno de los factores más importantes en el sector minorista.

Han comenzado a crear sus propias redes de distribución y reparto, utilizando desde su propia infraestructura hasta modelos basados en repartidores autónomos.

Si las empresas no revisan periódicamente sus compromisos de entrega, corren el riesgo de competir en un mercado que ya funciona con reglas diferentes.

Es como planificar un viaje con una guía turística de 1983; la ciudad ha cambiado y muchos de los hoteles y restaurantes que aparecen en el mapa ya ni siquiera existen.

• El cargo oculto en la tarjeta: muchas empresas están pagando más sin darse cuenta
• Hay otro tipo de gasto que a menudo pasa desapercibido porque no se aprecia en las operaciones diarias: los pagos.
• En las tiendas físicas, las transacciones suelen ser relativamente sencillas.
• Solo tienes que pasar la tarjeta por el lector y ya está.
• Pero en el comercio electrónico, la cosa cambia.
• No es algo que parezca un gran problema en el día a día.
• Pero cuando se multiplica por miles o millones de transacciones, el impacto en los márgenes de beneficio empieza a ser significativo.
• Y
• te das cuenta de lo mucho que te cuesta un café en el aeropuerto.

Pequeños errores en la configuración o en la transmisión de datos pueden hacer que una empresa tenga que pagar comisiones más elevadas de lo necesario en cada pago con tarjeta.

Es el equivalente en el mundo empresarial a esos pequeños gastos de viaje que parecen insignificantes hasta que ves el total en el extracto de la tarjeta de crédito.

• Por qué el momento más estratégico del viaje no es cuando empieza, sino cuando se hace balance

Algo que me gustaría compartir con vosotros es que, en mi opinión, enero no debería ser un mes de recuperación.

Debería ser un mes de referencia.

Comparar lo que se había previsto con lo que realmente ocurrió.

Y eso solo es posible si se han ido haciendo pequeños ajustes a lo largo del año para evitar sorpresas al final del viaje.

Porque lo que encarece un viaje no suele ser el billete ni el hotel.

Eso suele estar bajo control

Lo que realmente encarece el gasto son los pequeños gastos: ese café, esa botella de agua en un lugar turístico, ese trayecto en taxi de dos manzanas porque te has perdido.

Algo parecido ocurre en las empresas.

Quienes convierten este análisis en una costumbre anual tienen una ventaja sobre la competencia:

descubren dónde se está reduciendo el margen antes de que el problema se convierta en algo estructural.

• Una última reflexión antes de tu próximo viaje

Los mejores viajeros saben algo que las empresas podrían aplicar a su estrategia de optimización de costes:

El éxito de un viaje no se mide únicamente por cómo transcurre, sino también por cómo se gestionan los detalles una vez finalizado.

Porque es entonces cuando realmente se aprende.

Al final, lo que importa es descubrir por qué pequeño agujero se está escapando el dinero. Y, a menudo, ese agujero es más fácil de tapar de lo que parece.

Gracias por leer hasta aquí.

Si este artículo te ha resultado útil, me encantaría conocer tu opinión o saber cómo gestionas estos costes en tu empresa.

¡Que tengas un buen día!