I hotel- og restaurationsbranchen bruger hotellerne en betydelig del af deres udgifter på at forbedre gæsternes oplevelse gennem personale, wi-fi og vaskeri. Mens disse direkte omkostninger bliver nøje gennemgået, overses indirekte udgifter som kortgebyrer ofte. Selvom det er en af de mest bekvemme måder at gennemføre transaktioner på, er gebyrerne for kreditkorttransaktioner blevet stadig dyrere og mere komplicerede i løbet af det seneste årti.
De mest succesrige ejendomsejere stiller sig løbende nogle grundlæggende spørgsmål, såsom: »Hvad er de samlede omkostninger ved kortbetalingshåndtering?« Dette spørgsmål kan nemt besvares ved at tage en månedlig afregningsopgørelse og dividere de SAMLEDE behandlingsgebyrer med det månedlige salgsbeløb – ofte benævnt den effektive behandlingssats. Som regel bør den effektive sats for et velforvaltet betalingskort, når kunden fysisk bruger sit kort (ved at holde det hen til eller indsætte det i terminalen), være under 2,40 %. Transaktioner, hvor kortoplysningerne indhentes online eller via telefon, bør være under 2,70 %.
Kortindløsere tjener primært penge på den rabat, der betales på baggrund af transaktionsvolumener, samt på andre administrationsgebyrer, der måske eller måske ikke tilfører værdi. Desværre er dette ofte det primære fokus, når ejendomsadministratorer eller ejere forhandler en betalingsaftale på grund af misinformation om prisstrukturer, der blev udfaset for godt over et årti siden. Selvom det stadig er vigtigt at forhandle disse omkostninger, udgør de typisk mindre end 20 % af de samlede behandlingsomkostninger. De gebyrer, som kortudbyderne opkræver gennem deres interchange- og kortudbydergebyrer, udgør over 80 % af de samlede behandlingsomkostninger.
Mange tror, at interbankgebyrerne er faste, men der findes mange måder, hvorpå transaktioner kan kvalificere sig til lavere interbankgebyrer, især når det gælder online-transaktioner og manuelt indtastede transaktioner. Disse kan have en uforholdsmæssig stor indflydelse på de samlede behandlingsomkostninger sammenlignet med de omkostninger, der tilskrives betalingsformidleren.
For eksempel indsendes korttransaktioner fra forretninger, der foretages i den normale åbningstid, typisk i en samlet batch hver aften. Denne proces er ofte automatiseret, men nogle foretrækker stadig at gøre det manuelt. Hvis denne proces af en eller anden grund forsinkes i mere end to dage, vil det medføre, at den gennemsnitlige interchange-sats for alle disse lagrede transaktioner stiger med 60-75 %. Selvom omkostningerne for hver af de over 400 interchange-gebyrer er faste, har ejendomsadministratoren større kontrol over, hvilket interchange-gebyr der anvendes, end de fleste tror. Et andet eksempel er, at indsendelse af momsbeløbet for forretningskorttransaktioner kan sænke interchange-omkostningerne med 25-30 %. For ejendomsejeren betyder forskellen, at man undgår en betydelig omkostningsstraf eller opnår en betydelig gevinst i behandlingsomkostninger.
Hvad nu?
Der er mange flere aspekter ved optimering af kortgebyrer for forretninger, og en målrettet undersøgelse af historisk forbrug og gebyrudviklingen vil give værdifuld indsigt. Selvom mange hotel- eller motelejere har godt styr på den del af ejendommens driftsudgifter, der vedrører kortgebyrer, er det afgørende at gennemgå de forskellige områder, der er nævnt i denne artikel, regelmæssigt, selvom den effektive sats typisk har ligget under grænseværdien på 2,40 % for detailtransaktioner eller 2,70 % for betalinger, der indtastes online eller manuelt. Personaleændringer er meget almindelige i hotel- og restaurationsbranchen, og det kan være en dyr fejl at antage, at den nyansatte vil behandle kort korrekt.
Hvis den faktiske sats imidlertid er højere end angivet, bør du sikre dig, at du har alle de rette politikker og procedurer på plads til behandling af korttransaktioner for at undgå strafgebyrer i forbindelse med interchange- og kortudbydergebyrer. Hvis du er i tvivl om noget som helst inden for denne omkostningskategori, kan du kontakte en ERA-konsulent for at få vurderet dine kortomkostninger. Du vil som minimum modtage en objektiv vurdering af dine kortomkostninger samt en uafhængig rapport, der viser, at du gør alting korrekt på dette område. Kortgebyrer for forhandlere kan hurtigt løbe op, og det kan give ro i sindet at vide, at du har optimeret denne omkostning eller har en ressource, der kan hjælpe dig med at nå dit mål, uanset om det er dig selv eller bestyrelsen.
