Efterhånden som vi bevæger os længere ind i det 21. århundrede, bliver automatisering mere udbredt og afgørende for din virksomheds succes. I takt med at virksomhederne skal håndtere stadig større datamængder og stadig flere regler, er dokumenthåndtering blevet et fokusområde for direktører og administrerende direktører, der ønsker at bevare konkurrenceevnen og overholde lovgivningen. Ifølge Inside Small Business kan kunstig intelligens (AI) gøre databehandlingsprocesserne mere effektive, analysere data hurtigere og øge din virksomheds beskyttelse mod sikkerhedsbrud.
Fordelen ved kunstig intelligens inden for dokumenthåndtering
Da det er et af de mest tidskrævende områder i en organisation, er det ikke overraskende, at AI-værktøjer har rettet sig mod dokumenthåndtering. Det har altid været en omhyggelig proces, der kræver grundig organisering, kategorisering og fremsøgning. Kort sagt er det en tidskrævende opgave.
Når I implementerer AI-software, såsom deep learning, i jeres virksomhed, kan mange opgaver automatiseres, hvilket mindsker risikoen for menneskelige fejl og sparer medarbejdernes tid. Ved at indstille parametre kan generativ AI rense data for jer, fjerne uoverensstemmelser og opbygge en mere robust database. Den hjælper også med at analysere indsigter ved at skabe overskuelige datavisualiseringer, såsom cirkeldiagrammer og grafer.
For eksempel: Håndtering af vitale oplysninger er afgørende i mange sektorer, herunder sundhedssektoren, hvor man også bruger dem til at udvikle bedre innovationer. For eksempel anvendes deep learning til at reducere ventetiden på diagnoser. Johnson & Johnson, sundheds- og familievirksomheden, udvikler software sammen med AI-virksomheder, Mayo Clinic og University of California San Francisco Health System, der kan hjælpe med at påvise en patients risiko for pulmonal hypertension gennem to kardiovaskulære tests: transthorakisk ekkokardiogram (TTE) og elektrokardiogram (EKG). Disse tests genererer billeder og elektrisk aktivitet fra hjertet, og med hjælp fra AI forventes denne teknologi at kunne hjælpe med at påvise hypertension tidligere.
Forbedret hentning og tilgængelighed af data
Hentning og tilgængelighed af data regnes for at være blandt de mest gavnlige processer inden for kunstig intelligens i forbindelse med arkivhåndtering. Informationssøgningssystemer kan søge i en database og identificere dokumenter på få sekunder. Sektorer som jura, finans, offentlig forvaltning, sundhed samt energi og forsyningsvirksomhed er blandt de mest strenge områder inden for arkivhåndtering. Disse afdelinger kræver nøjagtige og præcise oplysninger med meget lidt plads til fejl. Søgetiden er afgørende, og semantisk søgning – en AI-procedure, der fokuserer på hensigten frem for nøgleord – kan give større nøjagtighed og forbedre procedurerne.
For eksempel:Uber er den app til samkørsel, der har revolutioneret transporten fra A til B. Deres AI-algoritme forudsiger efterspørgslen og styrer kunder og medarbejdere ved at matche passagerer og chauffører, samtidig med at køretiden reduceres.
Automatisering for at forbedre overholdelse af regler og god ledelse
Et afgørende aspekt ved dokumenthåndtering er overholdelse af lovmæssige krav. Uden omhyggelig overholdelse af disse krav øges risikoen for, at din virksomhed pådrager sig økonomiske forpligtelser. Automatisering har ændret spillereglerne ved at overvåge dokumenter for at sikre overholdelse af lovgivningen samt markere eller rette uoverensstemmelser. Ved at holde din viden om lovgivningen opdateret kan dit team tilpasse værktøjerne i realtid og dermed mindske risikoen for økonomiske sanktioner.
For eksempel: Den amerikanske regering bruger luftfotos til at vurdere ejendomme i byerne. Ved hjælp af kunstig intelligens kan denne sektor indsamle, bearbejde og følge op på data for at forbedre vedligeholdelses- og reparationsarbejdet i området.
AI-baserede indsigter og analyser
Data og analyser giver virksomhedsejere de bedste muligheder for vækst. Ved at udnytte deep learning får virksomhederne værdifuld indsigt gennem dataindsamling. For eksempel kan opdagelse af ændringer i organisatoriske mønstre beskytte virksomheder mod eventuel svindel eller økonomisk misforvaltning.
Brug af AI-baserede indsigter gør det nemmere at følge procedurer, forbedre dine tjenester eller produkter og øge driftseffektiviteten. Disse indsigter udgør et strategisk aktiv, der kan drive din virksomhed mod vækst, når de udnyttes korrekt.
For eksempel:John Deere har været en pioner inden for kunstig intelligens i landbrugsbranchen og bruger computervision og maskinlæring til at skelne ukrudt fra afgrøder og reducere brugen af ikke-residuale ukrudtsmidler med mere end to tredjedele. I dette tilfælde understøtter kunstig intelligens landbrugsprocessen ved at spare tid og ressourcer samt mindske miljøpåvirkningen.
Forbedring af datasikkerheden
Desværre er antallet af sikkerhedsbrud stigende, og mange brancher, som dem nævnt ovenfor, har brug for datasikkerhed på højeste niveau. Moderne firewall-systemer med indbygget kunstig intelligens beskytter data ved at overvåge adgangen, opdage uregelmæssigheder og i realtid advare dit sikkerhedsteam om eventuelle problemer. Når du leder efter et tredjepartsværktøj, skal du huske, at din virksomhed kun er så stærk som det svageste led, og at risikoen for databrud er større, hvis du ikke foretager en grundig undersøgelse.
For eksempel: For at beskytte kunderne går bankerne forrest i udviklingen af datasikkerhed inden for kunstig intelligens. For løbende at forbedre sig arbejder Goldman Sachs i øjeblikket på et værktøj, der skriver 40 % af virksomhedens kode. Ved at kombinere generativ kunstig intelligens med uddannede fagfolk, der overvåger systemet, kan ingeniørerne opbygge et stærkere og mere sikkert system, samtidig med at de kan bruge mere tid på andre projekter.
Et blik ind i fremtiden: Fremtiden for kunstig intelligens inden for arkivhåndtering
Kunstig intelligens er en konstant udviklende faktor i virksomhederne og vil fortsat tilpasse sig med tiden. Prediktiv analyse, der forudser behovene inden for arkivhåndtering, eller systemer, der administrerer hele arkivets livscyklus, er blot nogle få eksempler på AI-procedurer, der vil blive stadig mere sofistikerede i forhold til den forrige version. Disse processer udvikles ved hjælp af naturlig sprogbehandling, maskinlæring og dyb læring. Flere og flere organisationer implementerer de nuværende AI-processer og tilpasser deres forretning, så den bedre imødekommer deres kunders behov. Anvendelsen af AI er hurtigt ved at blive standardpraksis, og flere fordele vil følge i kølvandet.
