Nu hvor vi nærmer os andet kvartal, retter vi vores fokus mod at samle rapporter og data til rapporteringen for første kvartal på tværs af forskellige sektorer.
Nedenfor følger en oversigt over de vigtigste resultater og aktiviteter fra den seneste måned.
Madordninger i skolen og budgetovervågning
For vores skolekunder begynder fokus og forberedelserne nu at rette sig mod 1. kvartalsrapporterne om mad og catering, som giver værdifuld indsigt i de økonomiske resultater af deres indkøb af mad.
Da disse skoler arbejder med et budget baseret på kalenderåret, giver denne indledende rapport et vigtigt første indblik i, hvordan de ligger i forhold til budgettet, herunder de seneste skøn for hele året (LE). Denne rapportering hjælper os med at identificere tendenser og fremhæver områder, der kræver opmærksomhed.
Det er et afgørende element i arbejdet med at holde omkostningerne under kontrol.
Kvartalsrapportering for ældreplejeinstitutioner (Q30)
Vi er i øjeblikket ved at færdiggøre rapporten for 3. kvartal til en kunde inden for ældrepleje med henblik på fremlæggelse. Rapporten indeholder en oversigt over kvartalsbesparelser, analyserer indkøbstendenser, påpeger afvigelser såsom prisudsving i forhold til kontraktvilkårene samt fremsætter anbefalinger og forslag til korrigerende foranstaltninger.
Vores personlige fremlæggelser af disse rapporter giver anledning til nogle interessante og indgående drøftelser, hvilket bidrager til strategisk beslutningstagning og indgår i den interne rapportering. Selvom vi nu har udarbejdet disse rapporter i 30 kvartaler, finder vi fortsat muligheder for omkostningsbesparelser.
Når rapporten er blevet fremlagt for økonomiteamet, tager vi os også tid til at tale med køkkenchefen og orientere ham om, hvordan det går.
Udarbejdelse af udbudsmateriale til plejehjem
Som reaktion på ændringer i leverandøraftalerne har det pågældende plejehjem anmodet om en omfattende markedsundersøgelse af alle fødevarekategorier for at afdække yderligere muligheder for omkostningsbesparelser på fødevareindkøb. I lyset af de skiftende markedsforhold og den tid, der er gået siden den sidste markedsundersøgelse, er det nu et passende tidspunkt at gennemføre denne undersøgelse. Vi er derfor i gang med at udarbejde udbudsmaterialet, som skal sendes ud til udvalgte leverandører.
Nye projekter inden for kategorien industrielle forbrugsvarer
En ny kunde har bedt os om at finde besparelser inden for to industrielle sektorer som led i et bredere omkostningsstyringsinitiativ. Udgangspunktet er at gennemgå deres regnskabsdata for de seneste 12 måneder for at identificere alle relevante leverandører – en øvelse, der giver nogle ganske interessante overordnede indsigter som udgangspunkt.
Med mere end 300 leverandører involveret bliver dataindsamlingsprocessen omfattende; den kræver, at vigtige oplysninger først udtrækkes fra et utal af PDF-fakturaer til Excel og derefter videre til Power BI. Trods den enorme arbejdsbyrde er dette udgangspunkt afgørende for at sikre en omfattende omkostningsanalyse.
Betydningen af overvågning i omkostningsstyring
Lad os vende tilbage til overvågningsfasen, som har udgjort hovedparten af arbejdet i den forløbne måned; denne fase af et projekt er lige så afgørende – hvis ikke mere – end analyse- og udbudsfaserne. Det er her, vi sikrer, at alt det hårde arbejde, der er udført tidligere, bærer frugt og er bæredygtigt. Hos ERA Group varer overvågningsfasen op til tre år. Det er også her, at yderligere indsigter og eventuel benchmarking for alvor kommer i spil.
Lad os vende tilbage til overvågningsfasen, som udgjorde hovedparten af arbejdet i den forløbne måned; overvågningsfasen i et projekt er lige så afgørende – hvis ikke mere – end analyse- og udbudsfasen.
Løbende overvågning sikrer, at kunderne får de aftalte priser og ydelser, samtidig med at eventuelle problemer mellem kunden og leverandørerne løses. Her er nogle eksempler på problemer, der tidligere er opstået:
- Leverandøren uploadede en fejlagtig prisfil, som først blev opdaget under en kvartalsgennemgang; ellers kunne fejlen være gået ubemærket hen.
- Kontraktvarer, der ved en fejl er blevet fjernet fra listen over kontraktvarer og faktureret til væsentligt højere priser uden for kontrakten, hvilket over tid har ført til betydelige overbetalinger.
Der sker nu engang fejl, selvom alle parter har de bedste intentioner.
ERA Groups resultatbaserede honorarstruktur
Det er også i forbindelse med disse kvartalsrapporteringer, at ERA Groups faktiske honorar fastsættes. Mens honorarstrukturen ved projektets start aftales som en procentdel af besparelserne, begynder de faktiske betalinger at blive beregnet på baggrund af de faktiske besparelser, der er opgjort i løbet af den pågældende kvartalsrapporteringsperiode.
I modsætning til traditionelle konsulentmodeller bygger vores tilgang på, at betalingerne fordeles over hele projektets løbetid. Dette sikrer, at projektet kun har minimal indvirkning på kundens likviditet, samtidig med at det finansieres af de opnåede besparelser. Hvis der ikke opnås besparelser, opkræves der naturligvis heller ikke noget honorar, og projektet når aldrig så langt.
Jeg ser frem til at dele yderligere opdateringer, efterhånden som vi i de kommende måneder går videre gennem faserne med dataindsamling, analyse, implementering og overvågning.
