Effizientes Ressourcenmanagement im Gesundheitswesen: Umgang mit Tail Spend

Auf „Tail Spend“ entfallen 20 % der nicht essenziellen Einkaufstransaktionen, die aufgrund der großen Anzahl an Lieferanten und begrenzter interner Ressourcen nicht aktiv verwaltet werden oder unbemerkt bleiben.

Die Zahl der Nutzer privater Gesundheitsleistungen ist in den letzten Jahren weiter gestiegen; seit 2019 hat sie um fast 4 % zugenommen und liegt nun bei 12 Millionen Menschen, bestehend aus Versicherten und Mitgliedern von Krankenkassen auf Gegenseitigkeit; laut dem Bericht „Private Healthcare; Adding Value 2023“, der jährlich vom Institut für die Entwicklung und Integration des Gesundheitswesens (IDIS-Stiftung)erstellt wird.

Eines der entscheidenden, aber oft unterschätzten Themen im Gesundheitswesen ist das Management der „Tail Spend“; damit sind jene 20 % der nicht wesentlichen Einkaufstransaktionen gemeint, die nicht aktiv verwaltet werden oder unbemerkt bleiben – meist aufgrund der großen Anzahl an Lieferanten und des Mangels an internen Ressourcen für die administrative oder finanzielle Kontrolle. Da diese Ausgaben nicht kategorisiert sind, ist es schwierig, genau zu ermitteln, wo die Verluste entstehen. Bei der ERA Group analysieren wir, wie sich die „Tail Spend“ auf diesen Sektor auswirkt.

Wie geht man mit „Tail Spend“ um?

Am besten lässt sich der Begriff „Tail Spend“ anhand des Pareto-Prinzips veranschaulichen, wonach 80 % der Ausgaben eines Unternehmens strategisch mit 20 % seiner Lieferanten abgewickelt werden. Diese 80 % umfassen in der Regel Materialkosten, Werkzeuge und sonstige Ausgaben wie Versicherungen. Im Gegensatz dazu gelten die verbleibenden 20 % als „Tail Spend“ und werden mit 80 % der Lieferanten abgewickelt.

Bei der ERA Group helfen wir Ihnen, dieses Phänomen zu erkennen und zu verstehen, wie es in intelligentere und effektivere Investitionen umgelenkt werden kann:

• Zersplittertes Lieferantenmanagement: Die große Anzahl an Lieferanten kann zu Uneinheitlichkeiten bei Preisen und Leistungsbedingungen führen, was die Kosten unnötig in die Höhe treibt. In diesem Zusammenhang ist es für Gesundheitseinrichtungen wichtig, ihren Lieferantenstamm zu straffen und dabei besonders darauf zu achten, bessere Konditionen auszuhandeln, um Einsparungen zu erzielen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität der Produkte oder Dienstleistungen zu machen.
  
• Hoher Ressourcenaufwand: Eine Vielzahl von Transaktionen; Zeit und Aufmerksamkeit werden für eine Tätigkeit aufgewendet, die dem Unternehmen keinen Mehrwert bringt. Ineffiziente Beschaffungsprozesse für kleinere Ausgaben stellen eine Verschwendung finanzieller und administrativer Ressourcen dar. Die Einführung automatisierter Beschaffungssysteme senkt die Betriebskosten, steigert die Wettbewerbsfähigkeit und setzt Ressourcen für wertvolle Investitionen wie die Patientenversorgung frei.
  
• Mangelnde Transparenz bei den Ausgaben: Die Kontrolle der „Tail Spend“ ist aufgrund fehlender Informationen eine mühsame und oft ineffiziente Aufgabe. Um dieses Problem zu lösen, empfiehlt es sich, Technologien einzusetzen, die die Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Ausgaben verbessern und somit eine fundiertere und strategischere Entscheidungsfindung in Bezug auf Beschaffungsprozesse ermöglichen.
  Ohne aktives Management könnten Gesundheitseinrichtungen Einsparpotenziale übersehen, die in einigen Ausgabenkategorien zwischen 10 % und 40 % liegen. Eine Option, um den Auswirkungen von Tail Spend entgegenzuwirken, ist die Beauftragung eines spezialisierten Partners, der der Organisation eine detaillierte, personalisierte Analyse der Ausgabemuster liefern und ungenutzte Einsparpotenziale identifizieren kann, die dann in die Verbesserung der Einrichtungen oder andere kritische Aspekte reinvestiert werden können. „Das Versäumnis, Tail Spend zu verwalten, kann aus geschäftlicher Sicht zu kostspielig sein“, sagt Fernando Vázquez, Beratungspartner und Co-Bereichsleiter bei der ERA Group Spain. „Es ist möglich, Einsparungen bei nicht strategischen Einkäufen zu erzielen sowie die Beschaffung zu optimieren und zu den besten Konditionen sicherzustellen. Durch mehr Effizienz sind Sie wettbewerbsfähiger.“