Je weiter wir ins 21. Jahrhundert voranschreiten, desto mehr setzt sich die Automatisierung durch und wird für den Erfolg Ihres Unternehmens unverzichtbar. Angesichts der wachsenden Datenmengen und immer strengeren Vorschriften ist das Dokumentenmanagement zu einem Schwerpunkt für Geschäftsführer und CEOs geworden, die wettbewerbsfähig bleiben und alle Vorschriften einhalten wollen. Laut Inside Small Business kann künstliche Intelligenz (KI) die Datenverarbeitung effizienter gestalten, Daten schneller analysieren und den Schutz Ihres Unternehmens vor Sicherheitsverletzungen verbessern.
Der Vorteil der KI im Dokumentenmanagement
Da es sich um einen der aufwendigsten Bereiche in einem Unternehmen handelt, ist es nicht verwunderlich, dass KI-Tools nun auch das Dokumentenmanagement ins Visier genommen haben. Seit jeher ist dies ein akribischer Prozess, der eine sorgfältige Organisation, Kategorisierung und Abfrage erfordert. Kurz gesagt: Es ist sehr zeitaufwendig.
Durch den Einsatz von KI-Software wie Deep Learning in Ihrem Unternehmen lassen sich viele Aufgaben automatisieren, wodurch menschliche Fehler reduziert werden und Ihre Mitarbeiter Zeit sparen. Durch die Eingabe von Parametern kann generative KI Daten für Sie bereinigen, Unstimmigkeiten beseitigen und eine zuverlässigere Datenbank erstellen. Außerdem unterstützt sie die Analyse von Erkenntnissen, indem sie leicht verständliche Datenvisualisierungen wie Kreisdiagramme und Grafiken erstellt.
Beispielsweise ist der Umgang mit wichtigen Informationen in vielen Branchen von entscheidender Bedeutung; eine davon ist das Gesundheitswesen; und diese nutzen sie auch, um bessere Innovationen zu entwickeln. So wird beispielsweise Deep Learning eingesetzt, um die Diagnosezeiten zu verkürzen. Johnson & Johnson, das Gesundheits- und Familienunternehmen, entwickelt gemeinsam mit KI-Unternehmen, der Mayo Clinic und dem Gesundheitssystem der University of California San Francisco eine Software, die dabei helfen kann, das Risiko eines Patienten für pulmonale Hypertonie anhand von zwei kardiovaskulären Tests zu erkennen: dem transthorakalen Echokardiogramm (TTE) und dem Elektrokardiogramm (EKG). Diese Tests liefern Bilder und Daten zur elektrischen Aktivität des Herzens; und mit Hilfe von KI soll diese Technologie dazu beitragen, Hypertonie früher zu erkennen.
Verbesserte Datenabfrage und -zugänglichkeit
Das Abrufen und die Verfügbarkeit von Daten gelten als einige der vorteilhaftesten Prozesse der KI im Bereich der Aktenverwaltung. Informationsabrufsysteme können eine Datenbank durchsuchen und Datensätze innerhalb von Sekunden identifizieren. Branchen wie Recht, Finanzen, Behörden, Gesundheitswesen sowie Energie und Versorgungsunternehmen gehören zu den Bereichen mit den strengsten Anforderungen im Records Management. Diese Abteilungen benötigen genaue und präzise Informationen, bei denen kaum Spielraum für Fehler besteht. Die Suchzeit ist entscheidend; und die semantische Suche – ein KI-Verfahren, das sich eher auf die Absicht als auf Schlüsselwörter konzentriert – kann eine höhere Genauigkeit bieten und die Abläufe verbessern.
Zum Beispiel:Uber ist die Mitfahr-App, die die Fortbewegung von A nach B revolutioniert hat. Der KI-Algorithmus des Unternehmens prognostiziert die Nachfrage und koordiniert Kunden und Mitarbeiter, indem er Fahrgäste und Fahrer zusammenbringt – und dabei die Fahrzeiten verkürzt.
Automatisierung zur Verbesserung von Compliance und Governance
Ein zentraler Aspekt des Dokumentenmanagements ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ohne eine sorgfältige Einhaltung dieser Vorschriften ist Ihr Unternehmen einem erhöhten Risiko finanzieller Sanktionen ausgesetzt. Die Automatisierung hat hier neue Maßstäbe gesetzt, indem sie Dokumente auf die Einhaltung von Vorschriften überprüft und Unstimmigkeiten kennzeichnet oder korrigiert. Indem Sie Ihr Compliance-Wissen auf dem neuesten Stand halten, kann Ihr Team die Tools in Echtzeit anpassen, um das Risiko von Kostenstrafen zu verringern.
Beispiel: Die US-Regierung nutzt Luftbilder zur Bewertung von städtischen Immobilien. Mithilfe von KI kann dieser Sektor Daten erfassen, bearbeiten und nachverfolgen, um die Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten in dem Gebiet zu verbessern.
KI-gestützte Erkenntnisse und Analysen
Daten und Analysen bieten Unternehmern die besten Wachstumschancen. Durch den Einsatz von Deep Learning gewinnen Unternehmen dank der Datenerfassung wertvolle Erkenntnisse. So schützt beispielsweise die Erkennung von Veränderungen in organisatorischen Mustern Unternehmen vor möglichem Betrug oder Misswirtschaft.
Der Einsatz von KI-gestützten Erkenntnissen erleichtert die Einhaltung von Abläufen, verbessert Ihre Dienstleistungen oder Produkte und steigert die betriebliche Effizienz. Diese Erkenntnisse sind ein strategischer Vorteil, der Ihr Unternehmen bei richtiger Nutzung zum Wachstum führt.
Ein Beispiel:John Deere hat Pionierarbeit im Bereich der künstlichen Intelligenz für die Landwirtschaft geleistet und nutzt Computer Vision und maschinelles Lernen, um Unkraut in Kulturpflanzen zu erkennen und den Einsatz von nicht abbaubaren Herbiziden um mehr als zwei Drittel zu reduzieren. In diesem Fall unterstützt KI den landwirtschaftlichen Prozess, indem sie Zeit und Ressourcen spart und die Umweltbelastung verringert.
Verbesserung der Datensicherheit
Leider nehmen Sicherheitsverletzungen zu, und viele Branchen, wie die oben genannten, benötigen ein Höchstmaß an Datensicherheit. Moderne Firewall-Systeme mit KI-Unterstützung schützen Daten, indem sie Zugriffe überwachen, Unregelmäßigkeiten erkennen und Ihr Sicherheitsteam in Echtzeit auf Probleme hinweisen. Wenn Sie nach einem Tool eines Drittanbieters suchen, denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen nur so stark ist wie sein schwächstes Glied und dass Datenverletzungen ohne gründliche Recherche wahrscheinlicher sind.
Ein Beispiel: Zum Schutz der Kunden stehen Banken bei der Entwicklung von Datensicherheitslösungen auf Basis künstlicher Intelligenz an vorderster Front. Um sich kontinuierlich zu verbessern, arbeitet Goldman Sachs derzeit an einem Tool, das 40 % seines Codes selbst schreibt. Durch den Einsatz generativer KI in Verbindung mit geschulten Fachkräften, die dieses System überwachen, entwickeln die Ingenieure ein robusteres und sichereres System und können sich gleichzeitig stärker auf andere Projekte konzentrieren.
Ausblick: Die Zukunft der KI im Bereich der Aktenverwaltung
KI ist ein sich ständig weiterentwickelnder Bereich in Unternehmen und wird sich im Laufe der Zeit weiter anpassen. Vorausschauende Analysen, die den Bedarf an Dokumentenmanagement vorhersagen, oder Systeme, die den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten verwalten, sind nur einige KI-Verfahren, die immer ausgefeilter werden. Diese Prozesse basieren auf natürlicher Sprachverarbeitung, maschinellem Lernen und Deep Learning. Immer mehr Unternehmen setzen aktuelle KI-Prozesse ein und passen ihre Geschäftsabläufe an, um den Bedürfnissen ihrer Kunden besser gerecht zu werden. Der Einsatz von KI wird schnell zur Standardpraxis, und weitere Vorteile werden folgen.
