Mit dem Herannahen des zweiten Quartals verlagert sich unser Fokus auf die Zusammenstellung von Berichten und Daten für die Berichterstattung zum ersten Quartal in verschiedenen Branchen.
Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Ergebnisse und Aktivitäten des vergangenen Monats.
Schulverpflegung & Budgetüberwachung
Für unsere Schulkunden richten sich die Aufmerksamkeit und die Vorbereitungen nun auf die Berichte zum ersten Quartal im Bereich Verpflegung, die wertvolle Einblicke in die finanzielle Entwicklung ihrer Lebensmitteleinkäufe liefern.
Da diese Schulen nach einem Kalenderjahresbudget arbeiten, bietet dieser erste Bericht einen wichtigen ersten Einblick in die Einhaltung des Budgets, einschließlich der aktuellen Schätzungen für das Gesamtjahr (LE). Diese Berichterstattung hilft uns, Trends zu erkennen, und zeigt Bereiche auf, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.
Dies ist ein entscheidender Faktor für die Kostenkontrolle.
Vierteljährliche Berichterstattung von Altenpflegeeinrichtungen (Q30)
Wir sind derzeit dabei, den Bericht für das 30. Quartal für einen Kunden aus dem Bereich der Altenpflege zur Präsentation fertigzustellen. Dieser Bericht enthält eine Aufstellung der vierteljährlichen Einsparungen, analysiert Einkaufstrends, deckt Unregelmäßigkeiten wie Preisabweichungen gegenüber den Vertragsbedingungen auf und enthält Empfehlungen sowie Vorschläge für Korrekturmaßnahmen.
Unsere persönlichen Präsentationen dieser Berichte führen zu interessanten, tiefgehenden Diskussionen, die strategische Entscheidungen erleichtern und in die interne Berichterstattung einfließen. Obwohl wir diese Berichte nun schon seit 30 Quartalen erstellen, entdecken wir immer wieder neue Möglichkeiten zur Kosteneinsparung.
Sobald der Bericht dem Finanzteam vorgelegt wurde, nehmen wir uns auch die Zeit, mit dem Küchenchef zu sprechen und ihn über den aktuellen Stand zu informieren.
Erstellung der Ausschreibungsunterlagen für eine Altenpflegeeinrichtung
Als Reaktion auf Änderungen bei den Lieferantenvereinbarungen hat dieselbe Altenpflegeeinrichtung eine umfassende Marktanalyse für alle Lebensmittelkategorien angefordert, um weitere potenzielle Kosteneinsparungen bei der Lebensmittelbeschaffung zu ermitteln. Angesichts der sich wandelnden Marktbedingungen und der seit der letzten Marktbefragung verstrichenen Zeit ist jetzt der richtige Zeitpunkt für diese Analyse. Daher beginnen wir mit der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, die an ausgewählte Lieferanten versandt werden sollen.
Neue Projekte in der Kategorie „Industrielle Verbrauchsmaterialien“
Ein neu gewonnener Kunde hat uns beauftragt, im Rahmen einer umfassenderen Kostenmanagement-Initiative Einsparpotenziale in zwei Industriebereichen zu ermitteln. Ausgangspunkt ist die Auswertung der Hauptbuchdaten der letzten zwölf Monate, um alle relevanten Lieferanten zu identifizieren – eine Maßnahme, die als Ausgangspunkt einige recht interessante allgemeine Erkenntnisse liefert.
Da mehr als 300 Lieferanten beteiligt sind, wird der Datenerfassungsprozess sehr umfangreich sein; zunächst müssen wichtige Angaben aus einer Vielzahl von PDF-Rechnungen in Excel und anschließend in Power BI übertragen werden. Trotz des enormen Arbeitsaufwands ist dieser erste Schritt unerlässlich, um eine umfassende Kostenanalyse zu gewährleisten.
Die Bedeutung der Überwachung im Kostenmanagement
Um noch einmal auf die Überwachungsphase zurückzukommen, die den Großteil unserer Arbeit im vergangenen Monat ausgemacht hat: Diese Projektphase ist ebenso entscheidend – wenn nicht sogar noch entscheidender – als die Analyse- und Ausschreibungsphase. Hier stellen wir sicher, dass all die zuvor geleistete harte Arbeit Früchte trägt und nachhaltig ist. Bei der ERA Group dauert die Überwachungsphase bis zu drei Jahre. Hier kommen auch zusätzliche Erkenntnisse und etwaige Benchmarking-Vergleiche erst richtig zum Tragen.
Um noch einmal auf die Überwachungsphase zurückzukommen, die den Großteil der Arbeit im vergangenen Monat ausgemacht hat: Die Überwachungsphase eines Projekts ist ebenso entscheidend – wenn nicht sogar noch entscheidender – als die Analyse- und Ausschreibungsphase.
Durch eine kontinuierliche Überwachung wird sichergestellt, dass die Kunden die vereinbarten Preise und Leistungen erhalten; gleichzeitig werden etwaige Probleme zwischen dem Kunden und den Lieferanten geklärt. Einige Beispiele für Probleme, die in der Vergangenheit aufgetreten sind, sind:
- Der Lieferant hat eine fehlerhafte Preisdatei hochgeladen, die erst bei einer vierteljährlichen Überprüfung entdeckt wurde; andernfalls wäre dies möglicherweise unbemerkt geblieben.
- Vertraglich vereinbarte Leistungen, die versehentlich aus dem Leistungskatalog gestrichen und zu deutlich höheren, nicht vertraglich vereinbarten Sätzen abgerechnet wurden, was im Laufe der Zeit zu erheblichen Überzahlungen führte.
Trotz der besten Absichten aller Beteiligten können Fehler passieren.
Die leistungsabhängige Gebührenstruktur der ERA Group
Ebenfalls im Rahmen dieser vierteljährlichen Berichtsphasen wird die tatsächliche Vergütung der ERA Group festgelegt. Während zu Beginn des Projekts die Vergütungsstruktur als Prozentsatz der Einsparungen vereinbart wird, werden die tatsächlichen Zahlungen auf der Grundlage der während des vierteljährlichen Berichtszeitraums ermittelten tatsächlichen Einsparungen berechnet.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Beratungsmodellen sieht unser Ansatz Zahlungen vor, die sich über die gesamte Projektlaufzeit erstrecken. Dadurch wird die Belastung des Cashflows des Kunden auf ein Minimum reduziert, während das Projekt durch die erzielten Einsparungen selbst finanziert wird. Selbstverständlich fallen keine Gebühren an, wenn keine Einsparungen erzielt werden, und das Projekt kommt in diesem Fall gar nicht erst so weit.
Ich freue mich darauf, Ihnen in den kommenden Monaten weitere Neuigkeiten mitzuteilen, während wir die Phasen der Datenerhebung, Analyse, Umsetzung und Überwachung durchlaufen.
