第2四半期が近づくにつれ、各セクターにおける第1四半期の報告に向けたレポートやデータの作成に注力しています。
以下は、先月の主な成果物と活動の概要です。
学校給食と予算管理
学校関係者の皆様へ：食品購入の財務実績に関する貴重な知見が得られる第1四半期の食品・給食報告書に向けて、ご注目と準備を進めていただく時期となりました。
これらの学校は暦年予算で運営されているため、この初期報告書は、通年の最新見込み（LE）を含め、予算に対する進捗状況を把握するための重要な第一歩となります。この報告により、傾向を把握し、注意が必要な分野を明らかにすることができます。
これは、コスト管理を行う上で極めて重要な要素です。
高齢者介護施設の四半期報告（Q30）
現在、高齢者介護施設のクライアント向けに、第30四半期報告書の最終調整を行い、提出準備を進めています。本報告書では、四半期ごとのコスト削減実績を詳述し、購買動向を分析するとともに、契約条件との価格差異などの不整合を特定し、是正措置に関する提言や提案を行っています。
これらの報告書に関する対面でのプレゼンテーションでは、興味深い深い議論が交わされ、戦略的な意思決定を後押しするとともに、社内報告にも活かされています。すでに30四半期にわたりこれらの報告書を作成してきましたが、依然としてコスト削減の機会を見出し続けています。
財務チームに報告書を提出した後、私たちは時間をかけて総料理長とも話し合い、現状について報告します。
高齢者介護施設の入札書類作成
サプライヤー契約の変更に伴い、同高齢者介護施設より、食品調達におけるさらなるコスト削減の可能性を特定するため、すべての食品カテゴリーを対象とした包括的な市場調査の実施が要請されました。市場環境の変化や前回の市場調査から時間が経過していることを踏まえると、今こそこの調査を行う絶好の機会です。そこで、選定されたサプライヤーへ送付するための入札書類の作成に着手いたします。
産業用消耗品の新カテゴリーに関するプロジェクト
新たに契約を結んだクライアントから、広範なコスト管理イニシアチブの一環として、2つの産業分野におけるコスト削減策の策定を依頼されました。その第一歩として、過去12ヶ月分の総勘定元帳データを精査し、関連するすべてのサプライヤーを特定することから始めます。この作業は、出発点として非常に興味深い全体像を把握する手がかりとなります。
300社以上のサプライヤーが関与しているため、データ収集プロセスは膨大なものとなります。まず、大量のPDF請求書から重要な詳細情報を抽出してExcelに取り込み、その後Power BIへ移行する必要があります。膨大な作業量ではありますが、包括的なコスト分析を行うためには、この初期段階が不可欠です。
コスト管理におけるモニタリングの重要性
ここ1ヶ月間の業務の大部分を占めていたモニタリング段階について振り返ってみましょう。プロジェクトにおけるこの段階は、分析や入札の段階と同様、あるいはそれ以上に重要です。これまで積み重ねてきた努力が確実に実を結び、持続可能なものとなるよう確認するのは、まさにこの段階だからです。ERAグループでは、モニタリング段階は最長3年間にわたって継続されます。また、この段階において、さらなる知見やベンチマークが真に活きてくるのです。
ここ1ヶ月の作業の大部分を占めたモニタリング段階に戻ると、プロジェクトにおけるモニタリング段階は、分析段階や入札段階と同様、あるいはそれ以上に重要である。
継続的なモニタリングにより、クライアントが合意された価格とサービスを確実に受けられるようにするとともに、クライアントとサプライヤーの間で発生する可能性のある問題を解決します。過去に発生した問題の例としては、次のようなものがあります：
- サプライヤーが誤った価格ファイルをアップロードしましたが、これは四半期ごとのレビューの際に初めて発見されたものであり、そうでなければ見過ごされていた可能性があります。
- 契約対象品目が誤って契約品目リストから除外され、契約外料金として大幅に高い料金が請求されたため、長期的には多額の過払いにつながった。
関係者全員が最善を尽くしても、ミスは起こり得るものです。
ERAグループの成果連動型報酬体系
また、ERAグループの実際の手数料は、この四半期ごとの報告期間中に決定されます。プロジェクト開始時には、手数料体系がコスト削減額の一定割合として合意されますが、実際の支払額は、四半期ごとの報告期間中に算出された実際のコスト削減額に基づいて計算され始めます。
従来のコンサルティングモデルとは異なり、当社のアプローチでは、プロジェクト期間を通じて支払いを分割します。これにより、実現したコスト削減分によってプロジェクト費用を賄うため、クライアントのキャッシュフローへの影響を最小限に抑えることができます。もちろん、コスト削減効果がなければ報酬も発生せず、プロジェクトはその段階に至ることはありません。
今後数ヶ月の間に、データ収集、分析、導入を経て、モニタリング段階へと進むにつれ、さらなる進捗状況をお伝えできることを楽しみにしています。
