No setor hoteleiro, os hotéis destinam uma parte significativa das suas despesas à melhoria da experiência dos hóspedes através do pessoal, do Wi-Fi e do serviço de lavandaria. Embora estes custos diretos sejam alvo de uma análise minuciosa, as despesas indiretas, como as comissões dos cartões de crédito, passam frequentemente despercebidas. Apesar de serem uma das formas mais convenientes de efetuar transações, as comissões de processamento de cartões de crédito tornaram-se cada vez mais onerosas e complexas ao longo da última década.
De forma contínua, os proprietários de estabelecimentos mais bem-sucedidos colocam a si próprios questões básicas, tais como: «Quais são os custos totais do processamento de pagamentos com cartão?» Esta questão pode ser facilmente respondida pegando num extrato mensal de processamento e dividindo o TOTAL das taxas de processamento pelo valor das vendas mensais; o que é frequentemente designado por «Taxa de Processamento Efetiva». Regra geral, a Taxa Efetiva de um cartão comercial bem gerido, quando o cliente utiliza fisicamente o seu cartão (aproximando-o ou inserindo-o no terminal), deve ser inferior a 2,40%. As transações com dados do cartão recolhidos online ou por telefone devem ficar abaixo dos 2,70%.
As empresas de processamento de pagamentos ganham dinheiro principalmente com o desconto pago com base nos volumes de transações e com outras taxas administrativas que podem ou não acrescentar valor. Infelizmente, este é frequentemente o foco principal quando os gestores ou proprietários de imóveis negociam um contrato de processamento, devido a informações erradas sobre estruturas de preços que foram eliminadas há mais de uma década. Embora continue a ser importante negociar esses custos, estes representam normalmente menos de 20% dos custos totais de processamento. As taxas cobradas pelas marcas de cartões através das suas taxas de intercâmbio e de marca representam mais de 80% dos custos globais de processamento.
Muitos acreditam que as taxas de intercâmbio são fixas; no entanto, existem várias formas de as transações se qualificarem para um custo de intercâmbio mais baixo, especialmente no caso das transações online e introduzidas manualmente. Estas podem ter um impacto considerável nos custos totais de processamento, em comparação com o custo atribuído ao processador.
Por exemplo, as transações com cartão efetuadas durante o horário normal de funcionamento são normalmente enviadas num processo em lote todas as noites. Este processo é frequentemente automatizado, mas alguns ainda preferem fazê-lo manualmente. Se, por qualquer motivo, esse processo sofrer um atraso superior a dois dias, isso fará com que a taxa média de intercâmbio de todas essas transações armazenadas aumente entre 60 % e 75 %. Embora o custo de cada uma das mais de 400 taxas de intercâmbio seja fixo, o gestor da propriedade tem mais controlo sobre a taxa de intercâmbio aplicada do que a maioria pensa. Outro exemplo é que o envio do valor do imposto sobre vendas para transações com cartões de crédito pode reduzir o custo de intercâmbio em 25-30%. Para o proprietário, a diferença reside em evitar uma penalização significativa nos custos ou obter uma poupança significativa nos custos de processamento.
E agora?
Existem muitos outros aspetos a considerar na otimização das taxas de cartão para comerciantes; e um estudo aprofundado sobre o histórico de utilização e as tendências das taxas proporcionaria informações valiosas. Embora muitos proprietários de hotéis ou motéis tenham um bom domínio da gestão da parte das despesas operacionais da propriedade relacionada com as taxas de cartão de crédito, é fundamental rever regularmente as várias áreas mencionadas neste artigo, mesmo que a Taxa Efetiva tenha estado tipicamente abaixo do limite de 2,40% para transações de retalho ou de 2,70% para pagamentos introduzidos online ou manualmente. As mudanças no quadro de pessoal são muito comuns no setor hoteleiro; e partir do princípio de que o novo colaborador irá processar os cartões corretamente pode ser um erro dispendioso.
No entanto, se a taxa efetiva for superior à mencionada, deve confirmar se dispõe de todas as políticas e procedimentos corretos para o processamento de transações com cartão, a fim de evitar taxas de penalização relacionadas com a comissão de intercâmbio e as taxas das marcas de cartão. Se tiver dúvidas sobre qualquer aspeto desta categoria de custos, pode contactar um consultor da ERA para avaliar os seus custos com cartões de comerciante. Receberá, no mínimo, uma avaliação objetiva das suas despesas com cartões de comerciante e um relatório independente que comprove que está a agir corretamente nesta área. As taxas de cartões comerciais podem acumular-se rapidamente; e ter a tranquilidade de saber que otimizou este custo ou que dispõe de um recurso que o pode ajudar a alcançar esse objetivo pode proporcionar essa tranquilidade, quer seja para si ou para o conselho de administração.
