À medida que nos aproximamos do segundo trimestre, o nosso foco passa a ser a compilação de relatórios e dados para a apresentação de resultados do primeiro trimestre, em vários setores.
Segue-se uma visão geral dos principais resultados e atividades do mês passado.
Alimentação escolar e acompanhamento do orçamento
Para os nossos clientes do setor escolar, a atenção e os preparativos começam a centrar-se nos relatórios do primeiro trimestre relativos à alimentação e ao catering, que fornecem informações valiosas sobre o desempenho financeiro das suas aquisições de produtos alimentares.
Uma vez que estas escolas funcionam com um orçamento anual, este relatório inicial constitui uma primeira análise fundamental do seu desempenho em relação ao orçamento, incluindo as estimativas mais recentes (LE) para o ano inteiro. Este relatório ajuda-nos a identificar tendências e destaca as áreas que requerem atenção.
É um elemento fundamental para ajudar a gerir os custos.
Relatórios trimestrais de instituições de cuidados a idosos (Q30)
Estamos neste momento a finalizar o relatório do 30.º trimestre para um cliente do setor dos cuidados a idosos, para apresentação. Este relatório detalha as poupanças trimestrais; analisa as tendências de compras; identifica anomalias, tais como variações de preço em relação aos termos do contrato; e apresenta recomendações e sugestões para medidas corretivas.
As nossas apresentações presenciais destes relatórios dão origem a debates aprofundados e interessantes, contribuindo para a tomada de decisões estratégicas e servindo de base para os relatórios internos. Apesar de já elaborarmos estes relatórios há 30 trimestres, continuamos a identificar oportunidades de redução de custos.
Depois de o relatório ter sido apresentado à equipa financeira, reservamos também algum tempo para falar com o chefe de cozinha e informá-lo sobre a situação atual.
Elaboração da documentação do concurso para um lar de idosos
Em resposta às alterações nos acordos com os fornecedores, o mesmo lar de idosos solicitou uma análise de mercado abrangente de todas as categorias de alimentos, com o objetivo de identificar novas possibilidades de redução de custos no abastecimento alimentar. Tendo em conta a evolução das condições de mercado e o tempo decorrido desde a última análise de mercado, este é o momento oportuno para realizar essa análise. Assim, estamos a dar início à preparação dos documentos do concurso para enviar aos fornecedores selecionados.
Novos projetos na categoria de consumíveis industriais
Um cliente recém-contratado encarregou-nos de identificar oportunidades de poupança em duas categorias industriais, no âmbito de uma iniciativa mais ampla de gestão de custos. O ponto de partida consiste em analisar os dados do livro-razão dos últimos 12 meses para identificar todos os fornecedores relevantes — um exercício que proporciona algumas perspetivas gerais bastante interessantes como ponto de partida.
Com mais de 300 fornecedores envolvidos, o processo de recolha de dados será extenso, exigindo inicialmente a extração de dados essenciais de um grande número de faturas em PDF para o Excel e, posteriormente, para o Power BI. Apesar da carga de trabalho avassaladora, este ponto de partida é essencial para garantir uma análise de custos abrangente.
A importância do acompanhamento na gestão de custos
Voltando à fase de monitorização, que constituiu a maior parte do trabalho no último mês; esta fase de um projeto é tão crucial — se não mais — quanto as fases de análise e de concurso. É aqui que nos certificamos de que todo o trabalho árduo realizado anteriormente dá frutos e é sustentável. No ERA Group, a fase de monitorização prolonga-se por um período de até 3 anos. É também aqui que as perceções adicionais e qualquer análise comparativa começam realmente a entrar em jogo.
Voltando à fase de acompanhamento, que constituiu a maior parte do trabalho no mês passado; a fase de acompanhamento de um projeto é tão crucial — se não mais — quanto as fases de análise e de concurso.
O acompanhamento contínuo garante que os clientes recebam os preços e serviços acordados, ao mesmo tempo que resolve quaisquer problemas que possam surgir entre o cliente e os fornecedores. Alguns exemplos de problemas que surgiram no passado são:
- O fornecedor carregou um ficheiro de preços incorreto que só foi identificado durante uma revisão trimestral; caso contrário, poderia ter passado despercebido.
- Itens contratados foram inadvertidamente excluídos do conjunto de itens contratados e cobrados a tarifas não contratadas significativamente mais elevadas, o que, ao longo do tempo, resultou em pagamentos excessivos substanciais.
Apesar das melhores intenções de todas as partes, os erros acontecem.
Estrutura de honorários baseada no desempenho do Grupo ERA
É também durante estas fases de relatório trimestral que se determina a comissão efetiva do Grupo ERA. Embora, no início do projeto, a estrutura de comissões seja acordada como uma percentagem das poupanças, os pagamentos efetivos começam a ser calculados com base nas poupanças reais apuradas durante o período de relatório trimestral.
Ao contrário dos modelos tradicionais de consultoria, a nossa abordagem prevê pagamentos distribuídos ao longo da duração do projeto. Isto garante um impacto mínimo no fluxo de caixa do cliente, ao mesmo tempo que o projeto se autofinancia através das poupanças concretizadas. É claro que, se não houver poupanças, não há honorários, e o projeto nunca chega a esta fase.
Estou ansioso por partilhar mais novidades à medida que avançamos nas fases de recolha de dados, análise, implementação e monitorização nos próximos meses.
