Dans le secteur de l'hôtellerie, les établissements consacrent une part importante de leurs dépenses à l'amélioration de l'expérience client, notamment en matière de personnel, de Wi-Fi et de blanchisserie. Si ces coûts directs font l'objet d'un examen minutieux, les dépenses indirectes, telles que les frais liés aux paiements par carte, passent souvent inaperçues. Bien qu'il s'agisse de l'un des moyens de paiement les plus pratiques, les frais de traitement des cartes de crédit sont devenus de plus en plus coûteux et complexes au cours de la dernière décennie.
Au quotidien, les commerçants les plus prospères se posent des questions fondamentales, telles que : « Quel est le coût global du traitement des paiements par carte ? » Il est facile de répondre à cette question en prenant un relevé mensuel de traitement et en divisant le montant TOTAL des frais de traitement par le montant mensuel des ventes ; on parle alors souvent de « taux de traitement effectif ». En règle générale, le taux effectif d'un terminal de paiement bien géré, lorsque le client utilise physiquement sa carte (en la passant devant le lecteur ou en l'insérant dans le terminal), devrait être inférieur à 2,40 %. Les transactions pour lesquelles les données de la carte sont saisies en ligne ou par téléphone devraient être inférieures à 2,70 %.
Les prestataires de services de paiement par carte tirent principalement leurs revenus de la remise accordée en fonction du volume des transactions et d'autres frais administratifs qui peuvent ou non apporter une valeur ajoutée. Malheureusement, c'est souvent ce point qui retient le plus l'attention des gestionnaires immobiliers ou des propriétaires lorsqu'ils négocient un contrat de traitement, en raison d'informations erronées concernant des structures tarifaires qui ont été supprimées il y a bien plus de dix ans. S'il reste important de négocier ces coûts, ceux-ci représentent généralement moins de 20 % du total des frais de traitement. Les frais facturés par les marques de cartes via leurs commissions d'interchange et leurs frais de marque représentent plus de 80 % des coûts globaux de traitement.
Beaucoup pensent que les commissions d'interchange sont fixes ; pourtant, il existe de nombreux moyens de bénéficier d'un taux d'interchange réduit, notamment pour les transactions en ligne et celles saisies manuellement. Ces dernières peuvent avoir un impact considérable sur le coût total du traitement, par rapport au coût imputé au prestataire de services de paiement.
Par exemple, les transactions par carte effectuées pendant les heures d'ouverture habituelles sont généralement transmises chaque soir dans le cadre d'un traitement par lots. Ce processus est souvent automatisé, mais certains préfèrent encore le faire manuellement. Si, pour une raison quelconque, ce processus est retardé de plus de deux jours, cela entraînera une augmentation de 60 à 75 % de la commission d'interchange moyenne pour toutes ces transactions enregistrées. Bien que le coût de chacune des plus de 400 commissions d'interchange soit fixe, le gestionnaire immobilier a plus de contrôle sur le taux de commission appliqué que la plupart ne le pensent. Un autre exemple est que la déclaration du montant de la taxe de vente pour les transactions par carte de crédit peut réduire le coût de la commission d'interchange de 25 à 30 %. Pour le propriétaire, la différence réside dans le fait d'éviter une pénalité financière importante ou de bénéficier d'une économie significative sur les frais de traitement.
Et maintenant ?
L'optimisation des frais de carte de paiement comporte bien d'autres aspects ; une analyse ciblée de l'historique d'utilisation et de l'évolution des frais apporterait des informations précieuses. Si de nombreux propriétaires d'hôtels ou de motels maîtrisent bien la gestion de la part des frais de carte de crédit dans les dépenses d'exploitation de leur établissement, il est essentiel de passer régulièrement en revue les différents points mentionnés dans cet article, même si le taux effectif est généralement resté en dessous du seuil critique de 2,40 % pour les transactions au détail ou de 2,70 % pour les paiements saisis en ligne ou manuellement. Les changements de personnel sont très fréquents dans le secteur de l'hôtellerie ; et supposer que le nouvel employé traitera correctement les cartes peut s'avérer une erreur coûteuse.
Toutefois, si le taux effectif est supérieur à celui indiqué, vous devriez vérifier que vous disposez bien de toutes les politiques et procédures adéquates pour le traitement des transactions par carte, afin d'éviter les pénalités liées aux frais d'interchange et aux frais des marques de cartes. Si vous avez des doutes sur un aspect quelconque de cette catégorie de coûts, vous pouvez contacter un consultant ERA pour évaluer vos coûts liés aux cartes de paiement. Vous obtiendrez, au minimum, une évaluation objective de vos dépenses en matière de cartes de paiement et un rapport indépendant attestant que vous agissez correctement dans ce domaine. Les frais liés aux cartes de paiement peuvent s'accumuler rapidement ; avoir l'assurance d'avoir optimisé ces coûts ou de disposer d'une ressource capable de vous y aider peut vous apporter une tranquillité d'esprit, que ce soit pour vous-même ou pour le conseil d'administration.
