Une gestion efficace des ressources dans le secteur de la santé : gérer les dépenses résiduelles

Les dépenses marginales représentent 20 % des transactions d'achat non essentielles qui ne font pas l'objet d'une gestion active ou passent inaperçues en raison du nombre élevé de fournisseurs et des ressources internes limitées.

Le nombre d'utilisateurs des soins de santé privés n'a cessé d'augmenter ces dernières années ; il a progressé de près de 4 % depuis 2019 pour atteindre 12 millions de personnes, entre assurés et adhérents à des mutuelles ; selon le rapport « Private Healthcare; Adding Value 2023 », publié chaque année par l’ Institut pour le développement et l'intégration des soins de santé (Fondation IDIS).

L'un des enjeux cruciaux, mais souvent sous-estimés, du secteur de la santé est la gestion des « dépenses marginales » ; ce terme désigne les 20 % des transactions d'achat non essentielles qui ne font pas l'objet d'une gestion active ou passent inaperçues, généralement en raison du nombre élevé de fournisseurs et du manque de ressources internes pour assurer un contrôle administratif ou financier. Ces dépenses n'étant pas classées par catégorie, il est difficile d'identifier précisément où se situent les pertes. Chez ERA Group, nous analysons l'impact des « dépenses marginales » sur ce secteur.

Comment gérer les « dépenses marginales » ?

Le principe de Pareto est le meilleur moyen d'illustrer la notion de « tail spend » ; selon ce principe, 80 % des dépenses d'une organisation sont gérées de manière stratégique avec 20 % de ses fournisseurs. Ces 80 % comprennent généralement le coût des matériaux, des outils et d'autres dépenses telles que les assurances. En revanche, les 20 % restants sont considérés comme des « tail spend » et sont gérés avec 80 % des fournisseurs.

Chez ERA Group, nous vous aidons à identifier ce phénomène et à déterminer comment le réorienter vers des investissements plus judicieux et plus efficaces :

• Une gestion fragmentée des fournisseurs: le nombre considérable de fournisseurs peut entraîner un manque d'uniformité au niveau des prix et des conditions de service, ce qui augmente inutilement les coûts. À cet égard, il est important que les établissements de santé rationalisent leur réseau de fournisseurs, en veillant tout particulièrement à négocier de meilleures conditions afin de réaliser des économies sans pour autant compromettre la qualité des produits ou des services.
  
• Engagement important en termes de ressources: un volume considérable de transactions ; du temps et de l'attention sont consacrés à une activité qui n'apporte pas de valeur ajoutée à l'entreprise. L'inefficacité des processus d'achat pour les dépenses mineures constitue un gaspillage de ressources financières et administratives. La mise en place de systèmes d'approvisionnement automatisés réduit les coûts d'exploitation, renforce la compétitivité et libère des ressources pour des investissements utiles, tels que les soins aux patients.
  
• Manque de visibilité sur les dépenses: la maîtrise des dépenses de niche est une tâche fastidieuse et souvent inefficace en raison d'un manque d'informations. Pour y remédier, il est conseillé de recourir à des technologies qui améliorent la visibilité et la traçabilité des dépenses et permettent ainsi une prise de décision plus éclairée et stratégique concernant les processus d'achat.
  Sans gestion active, les établissements de santé risquent de passer à côté d'opportunités d'économies qui, dans certaines catégories de dépenses, peuvent atteindre 10 % à 40 %. Une option à envisager pour contrer les effets des dépenses marginales consiste à faire appel à un partenaire spécialisé capable de fournir à l'organisation une analyse détaillée et personnalisée des habitudes de dépenses et d'identifier les domaines d'économies inexploités, qui peuvent ensuite être réinvestis dans l'amélioration des installations ou d'autres aspects critiques. « Ne pas gérer les dépenses marginales peut s'avérer trop coûteux d'un point de vue commercial », explique Fernando Vázquez, partenaire consultant et co-développeur de zone chez ERA Group Espagne. « Il est possible de réaliser des économies sur les achats non stratégiques, tout en rationalisant et en sécurisant l’approvisionnement aux meilleures conditions. En étant plus efficace, vous êtes plus compétitif. »