Analysez vos habitudes de dépenses : une approche plus intelligente de la gestion des coûts

Dans notre dernière newsletter, nous avons évoqué l'importance de « connaître ses chiffres », fondement d'une gestion efficace des coûts. Mais pour de nombreuses organisations, mettre cette idée en pratique représente un véritable défi. L'un des principaux obstacles ? Il s'agit tout simplement de mettre vos données dans un format exploitable, c'est-à-dire un format que vous pouvez analyser et transformer en informations utiles et concrètes.

D'après mon expérience, les données les plus précieuses proviennent souvent des factures. Elles contiennent des descriptions détaillées des achats, des références d'articles et des informations au niveau des transactions qui sont une mine d'or pour l'analyse des coûts. Le hic ? La plupart de ces données sont enfermées dans des fichiers PDF.

Pour bon nombre de mes clients, cela signifie que je dois régulièrement collecter et extraire des données à partir de piles de factures au format PDF, généralement tous les trimestres.

Dans le cadre d'un nouveau projet où nous cherchons à obtenir une première vue d'ensemble des dépenses, cela implique souvent de convertir des milliers de factures au format PDF en un format numérique consolidé.

Ce n'est pas l'idéal, mais c'est là que l'on trouve généralement les informations les plus exploitables. Les données relatives aux bons de commande peuvent également être utiles, mais elles sont souvent fragmentaires ou incomplètes et nécessitent généralement un travail de nettoyage assez important avant de pouvoir être exploitées.

Par où commencer ? Commencez par vos fournisseurs

Si vous ne savez pas par où commencer, commencez par vos principaux fournisseurs. Beaucoup d'entre eux peuvent vous fournir un fichier regroupant toutes vos transactions au format Excel ou CSV, ce qui est un véritable atout. Avec les petits fournisseurs, cette option n'est peut-être pas disponible, mais cela vaut toujours la peine de leur demander. Vous seriez surpris de voir ce qu'ils peuvent vous proposer si vous leur en faites la demande.

Cela dit, dans environ 90 % des projets sur lesquels je travaille, nous avons finalement dû revenir aux données des factures au format PDF. Cela demande plus de travail au départ, mais cela en vaut largement la peine à long terme.

Un outil révolutionnaire : Docparser

Il y a quelques années, j'ai été confronté au même problème : des piles de factures au format PDF et aucun moyen simple d'en extraire les données. J'ai essayé de sous-traiter cette tâche à l'étranger, mais je finissais généralement par passer plus de temps à corriger les résultats qu'à en gagner.

C'est alors qu'un collègue m'a suggéré d'essayer Docparser, un outil qui extrait des données structurées des fichiers PDF (et d'autres formats). Il n'est certes pas parfait, mais il est très performant, surtout avec les PDF électroniques et les factures dont la mise en page est cohérente. Et surtout, leur équipe d'assistance est très réactive et serviable ; dans mon cas, je reçois généralement une réponse dès le lendemain.

Une fois les règles configurées pour un client donné, il suffit de télécharger les documents et l'extraction est terminée en 5 minutes. Une fois le système configuré, on peut traiter 300 à 400 factures en quelques minutes seulement. Pour moi, c'est un gain de productivité considérable — et une véritable révolution pour tous ceux qui doivent traiter de gros volumes de documents dont ils doivent extraire des données spécifiques.

Besoin d'un coup de main ? Parlons-en

Si vos données sont enfermées dans des fichiers PDF ou si vous ne savez pas par où commencer, vous n'êtes pas seul — et ce n'est pas une impasse. Il existe des outils et des stratégies qui peuvent vous aider. Que vous souhaitiez vous en occuper vous-même ou bénéficier d'un peu d'aide, je suis toujours ravi de discuter avec vous ou de retrousser mes manches pour vous aider à vous lancer.

Grant Morrow
Consultant principal
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