Les avantages d'un bilan des fournitures de bureau.
Les fournitures de bureau constituent l'une des dépenses quotidiennes les plus importantes d'une entreprise. Pourtant, pour la plupart des entreprises, c'est l'un des postes les moins bien compris et qui fait souvent l'objet du moins d'attention : il passe souvent inaperçu. Si vous n'avez pas conclu de contrat avec un fournisseur pour vos fournitures de bureau, il y a de fortes chances que vous passiez à côté d'économies et que vous payiez beaucoup trop cher.
Principaux domaines d'action :
Pourquoi vos besoins en fournitures de bureau devraient-ils faire l'objet d'un contrat ?
Toutes les grandes entreprises australiennes de fournitures de bureau proposent des remises en échange d'un contrat, généralement d'une durée de deux ou trois ans.
En externalisant vos besoins, vous pourriez réaliser des économies substantielles qui pourraient être réinvesties dans d'autres domaines de votre activité. Dans un cas précis, j'ai constaté que le prix d'un article très demandé avait triplé du jour au lendemain après que son contrat eut été accidentellement résilié.
Quelles sont les étapes à suivre pour passer un contrat d'approvisionnement en fournitures de bureau ?
En général, une entreprise se présente sur le marché dans le cadre d'un appel d'offres concurrentiel ; il peut également s'agir d'une approche directe auprès d'un prestataire en place. En règle générale, la durée d'un contrat est de deux ou trois ans, selon vos préférences.
Un contrat définit un « ensemble de produits », appelé « liste contractuelle ». Cette liste est établie par l'entreprise elle-même, avec l'aide éventuelle du fournisseur, et comprend généralement les produits les plus vendus.
Une fois le contrat signé, le fournisseur passe généralement par une phase de mise en œuvre qui devrait inclure la formation de l'ensemble du personnel.
À quoi faut-il faire attention lors de la passation d'un contrat pour des fournitures de bureau ?
On serait tenté de croire qu’une fois le contrat signé et la mise en œuvre terminée, l’affaire est close. Mais pas si vite… des problèmes peuvent survenir et surviennent effectivement :
• Vérifiez les clauses du contrat ; soyez attentif aux clauses de droit de préemption, aux clauses « use it or take » (utiliser ou acheter), aux objectifs de dépenses, etc.
• Je n'ai encore jamais vu de mise en œuvre qui ait été réalisée correctement. Malgré toutes les promesses, on constate régulièrement des problèmes tels que des paniers mal remplis, des prix erronés, des utilisateurs privés d'accès, etc.
• Bien que les articles sous contrat soient répertoriés sur le portail des fournisseurs, les utilisateurs pourront, dans la plupart des cas, continuer à acheter des articles ne faisant pas l'objet d'un contrat. À moins d'être contrôlé, cela entraînera des dépenses excessives sur les articles hors contrat.
Comment ERA facilite le processus de passation de marchés et bien plus encore.
• ERA dispose de l'expertise et de la connaissance du marché nécessaires pour analyser, gérer et suivre vos achats de fournitures de bureau, c'est-à-dire pour prendre en charge l'ensemble du processus, de bout en bout.
• ERA se chargera de la gestion du processus contractuel afin d'optimiser les conditions du contrat pour notre client.
• ERA gérera le processus de mise en œuvre en collaboration avec le fournisseur afin d'en garantir la conformité.
• L'ERA examinera les achats, rendra compte de ses conclusions, signalera les anomalies et demandera les mesures correctives qui s'imposent.
• ERA assurera le suivi des achats et formulera des recommandations concernant les modifications à apporter au panier contractuel, conformément aux exigences de notre client.
Le groupe ERA est présent quotidiennement sur ce marché auprès de nombreux clients issus de divers secteurs ; nous mettons à votre service cette expérience et cette connaissance du marché. Notre objectif est de réduire les coûts et de minimiser le montant des factures tout en proposant la meilleure solution pour votre entreprise.
