Des problèmes de trésorerie ? La solution réside peut-être dans la réduction des coûts !

Disposer d'une prévision fiable des recettes et des dépenses est essentiel pour obtenir de bons résultats commerciaux.
C'est un budget bien géré. Mais que se passe-t-il lorsque les recettes et les dépenses surviennent et qu'il y a un manque de liquidités ? Lorsque certains clients retardent leurs paiements ? La trésorerie est l'outil indispensable pour analyser ces situations. Et réduire les coûts est un moyen d'améliorer une trésorerie déficitaire et, souvent, de sauver l'entreprise !

Le budget est l'outil principal qui permet de déterminer d'où proviendront les ressources et dans quelles dépenses et coûts elles seront investies. Il existe toutefois un outil de gestion auquel, malheureusement, de nombreux entrepreneurs et leurs dirigeants n'accordent pas la priorité au quotidien, mais qui fera toute la différence pour atteindre la rentabilité : la trésorerie.

C'est un outil essentiel pour gérer les fonds qui circulent au sein de l'entreprise et qui permet de cerner sa situation financière à tout moment : cela nous permet de déterminer si nous pouvons nous développer, si nous devons maintenir le statu quo, ou peut-être mettre de l'ordre dans nos affaires.

Où en est votre entreprise actuellement ? Ou bien rencontre-t-elle des difficultés de trésorerie? La solution réside peut-être dans la réduction des coûts !

Mais avant toute chose : savez-vous ce qu'est le flux de trésorerie ?

Si vous avez des doutes, la bonne nouvelle, c'est que c'est plus courant qu'on ne le pense. En fait, beaucoup de gens considèrent que le budget est la clé du succès, à condition de s'y tenir.

C'est en partie vrai. Une gestion budgétaire efficace est le premier pas vers la rentabilité, mais dans le réalité, les recettes et les dépenses sont réparties entre différents domaines et sont soumises à une grande variété d’imprévus quotidiens.

La trésorerie est l'outil qui permet de gérer cette réalité : alors que le budget est un ensemble de définitions, la trésorerie est le résultat concret de l'affectation des ressources aux investissements, aux dépenses et aux coûts, ainsi que de l'encaissement des recettes.

Et cela peut expliquer pourquoi, lorsque cela finit par arriver, il ne reste plus d'argent à la fin du mois, alors même que les ventes ont atteint leurs objectifs.

Et comment devrions-nous gérer la trésorerie ?

Le facteur clé d'une bonne gestion de la trésorerie réside dans la fréquence des contrôles; l'idéal pour toutes les entreprises est de les effectuer quotidiennement.

Cela peut sembler excessif, surtout pour les entreprises qui organisent peu d'événements, mais c'est tout de même le meilleur moyen d'anticiper d'éventuels problèmes ou de prendre des décisions rapides en cas d'imprévus, en particulier au début et si vous le mettez en place dans un contexte où l'attention est très forte.

Comment mettre en place et mettre à jour un tableau de flux de trésorerie ?

1. Il n'y a pas qu'une seule façon de gérer cela ; on peut utiliser un tableur bien structuré ou un système. L'important, c'est que ce soit facile de saisir les données et rapide d'afficher les résultats ;
2. Tenir un registre des recettes et des dépenses, en indiquant les montants prévus et les montants réels ;
3. Enregistrez les soldes d'ouverture de tous les comptes courants ;
4. Notez les montants prévus au budget pour les dépenses et les recettes mensuelles ;
5. Notez chaque dépense effectuée – sans exception – en précisant le type, le montant et la date de paiement ;
6. Enregistrez chaque recette en indiquant les mêmes informations et prévisions pour chaque vente réalisée.

Grâce à ces mises à jour initiales et quotidiennes, nous disposons d'un tableau de trésorerie qui nous permettra de savoir si le bénéfice prévu en fin de mois se confirmera et si nous risquons d'afficher un solde négatif à un moment donné – et d'anticiper les mesures à prendre pour éviter les pertes financières et un déséquilibre croissant.

Problèmes de trésorerie : comment les analyser ?

Bien sûr, la trésorerie peut devenir négative en raison d'une situation particulière – un client qui tarde à payer, par exemple –, ce qui est tout à fait normal dans la gestion financière quotidienne d'une entreprise. Cependant, si cela se produit de manière répétée, il convient de se poser certaines questions importantes avant de prendre des mesures :

Tous les paiements des clients ont-ils été reçus ?

Le défaut de paiement est un risque inhérent, en particulier dans des économies instables comme la nôtre. Un écart entre les prévisions et les résultats réels peut réduire à néant les bénéfices d'un mois. Il est important d'examiner chaque cas individuellement et de déterminer le risque qu'il se reproduise.

Y a-t-il eu des dépenses imprévues ?

Dans ce cas, il est nécessaire d'en comprendre la cause et de déterminer si cela pourrait se reproduire – par exemple, un procès perdu en matière de droit du travail pour lequel aucune provision n'avait été constituée nécessitera une révision des objectifs, en fonction de l'impact du montant, mais il s'agit d'un événement ponctuel.

Les soldes négatifs apparaissent-ils à des dates précises et sur une base mensuelle ?

Cela peut signifier que certaines dépenses ou certains coûts ont des délais de paiement incompatibles avec les encaissements ou qu'ils ont été mal budgétisés.

D'autres questions peuvent se poser, c'est pourquoi un suivi quotidien est important pour en identifier les causes et trouver des solutions le plus rapidement possible.

Réduire les coûts en améliorant la trésorerie

L'analyse des coûts est un moyen très efficace de rééquilibrer le rapport « recettes/dépenses » et de rétablir une trésorerie saine.

1. Externaliser des services

L'externalisation est une excellente solution pour réduire les coûts dans les domaines qui ne sont pas directement liés à l'activité principale de l'entreprise.

Nous pouvons remplacer une structure spécialisée, pour laquelle nous ne disposons pas de l'expérience nécessaire afin d'obtenir les meilleurs résultats au meilleur coût, par une entreprise qui vise une efficacité maximale, car il s'agit là de son activité principale. Des domaines tels que la sécurité, le nettoyage et divers types de maintenance peuvent être externalisés, en recherchant le meilleur rapport qualité-prix parmi les entreprises du marché.

Le fret représente un coût important si votre entreprise utilise ses propres moyens de transport. Les entreprises spécialisées disposent du savoir-faire nécessaire et se concentrent sur un marché en constante évolution ; elles sont donc mieux à même de fournir un service de qualité à moindre coût.

2. Miser sur le crowdsourcing

Le crowdsourcing est un système dans lequel votre entreprise s'inscrit sur des sites web où elle peut solliciter des services, et où différentes entreprises soumettent leurs propositions. Ce système est largement utilisé pour diverses dépenses et coûts non liés à la production, et peut permettre de réaliser des économies considérables – services informatiques, maintenance, conseil, etc.

3. Vérifier les niveaux de stock

Il se peut que vos stocks soient trop importants en raison de ventes inférieures aux prévisions, de dysfonctionnements dans les processus d'achat, d'un inventaire inexact, etc. S'il s'agit d'articles qui se vendent mal, envisagez de les renvoyer au fournisseur, de les racheter à un prix spécial ou de proposer des promotions.

4. Renégocier les prix

Passer en revue la liste des produits et des fournisseurs et tenter de renégocier les conditions constitue toujours une option intéressante, surtout s’il existe des concurrents présentant des niveaux de qualification comparables. Dans certains cas, il est possible de renégocier pour une durée déterminée afin de rétablir la santé de votre trésorerie, grâce à vos bonnes relations avec le fournisseur, et revenir à la situation antérieure.

5. Investir dans la gestion des coûts

La gestion des coûts est aujourd'hui un concept essentiel dans les entreprises : il s'agit d'intégrer la maîtrise des dépenses et des coûts dans la politique de l'entreprise, en s'appuyant sur un plan d'action, des stratégies, des indicateurs de performance et la participation de tous les services. Cela permet d'agir de manière structurée et de réaliser des gains dans tous les domaines.

6. Examiner les coûts de production

Il s'agit d'un domaine sensible, où le moindre changement peut avoir des répercussions sur la qualité des produits. Cependant, comme c'est là que votre entreprise investit le plus, il vaut la peine d'évaluer de nouveaux fournisseurs de matières premières ou de composants afin d'obtenir de meilleurs prix ou de meilleures conditions de paiement.

7. Examiner les processus de l'entreprise

Nous menons souvent nos processus de manière inefficace, ce qui se traduit par des heures supplémentaires ou l'achat de fournitures plus coûteuses auprès de nos fournisseurs. Il est intéressant de se concentrer sur les processus les plus importants – en particulier la fabrication – afin de déterminer s'ils sont trop coûteux et de rechercher de nouvelles méthodes de travail.

Autres mesures susceptibles d'améliorer la trésorerie

Outre la réduction des coûts, d'autres mesures à long terme peuvent permettre de rééquilibrer la trésorerie et de renouer avec des résultats positifs.

1. Renégocier les conditions de paiement

Face à une baisse des ventes ou à des défauts de paiement, nous devons revoir les conditions de paiement des fournisseurs afin de rétablir la santé de la trésorerie. Évaluez les conditions susceptibles d'être modifiées – augmentation des dépenses et des coûts.

2. Soyez à l'écoute de vos employés

Les employés sont au cœur des opérations quotidiennes et sont donc bien placés pour repérer les dysfonctionnements dans les processus, qui finissent par entraîner des coûts supplémentaires imprévus. Les écouter et les impliquer est un excellent moyen de motiver les équipes à adhérer aux décisions prises.

3. Réévaluez votre budget

Souvent, les chiffres ont été estimés dans un contexte différent de celui d'aujourd'hui. En réexaminant vos paramètres, vous pourrez élaborer des scénarios plus réalistes afin de trouver les solutions les plus viables.

4. Analysez en permanence le profil de vos clients et de vos prospects

En fonction du profil de vos clients, vous pouvez adapter vos stratégies de vente et de paiement : versements plus élevés, remises, promotions, ou encore un plus grand choix d'options de paiement. Le cas échéant, cela peut inciter à l'achat et réduire le risque de défaut de paiement.

Comme on peut le constater, une bonne gestion de la trésorerie est essentielle à la santé financière de l'entreprise, afin de préserver ses ressources et d'éviter des pertes imprévues.

ERA Group, un cabinet de conseil international spécialisé dans la gestion des coûts, dispose d'une méthodologie d'optimisation reconnue et d'un équipe de professionnels qualifiés possédant une solide expérience dans ce domaine.

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