Remettre en question le statu quo : pourquoi les locataires doivent examiner de plus près les charges locatives

Les propriétaires (ou leurs gestionnaires) tardent souvent à communiquer les prévisions budgétaires, parfois même jusqu’à ce que l’exercice comptable soit déjà bien avancé. Si c’est votre cas, vous n’êtes pas le seul : cela arrive dans environ 50 % des cas.

De même, les bailleurs tardent souvent à délivrer les décomptes finaux, notamment lorsque les locataires ont droit à des remboursements parce que les coûts réels se sont avérés inférieurs au budget. Les explications et les commentaires sur les coûts peuvent également être insuffisants, voire inexistants, et la justification des répartitions effectuées est souvent lacunaire. Surtout, les locataires ne disposent parfois que d’un délai limité après la délivrance du décompte pour contester les dépenses déclarées — pour autant qu’ils puissent le faire sans encourir de frais supplémentaires.

Si vous êtes un directeur financier ou un responsable immobilier très occupé au sein d'une entreprise locataire, cette tâche finit souvent par être reléguée au fond de la pile des choses à faire, puis oubliée ou simplement acceptée telle quelle. Les bonnes pratiques préconisent que les budgets soient fournis au plus tard un mois avant le début de l'exercice comptable des charges, que les certificats définitifs soient émis dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice, et que les locataires disposent de quatre mois supplémentaires pour examiner les coûts. Toutefois, soyez attentif aux délais spécifiques mentionnés dans votre bail, car ceux-ci peuvent prévaloir et éviter des contestations ultérieures.

Les conséquences d'une mauvaise gestion de la part du propriétaire sur une entreprise peuvent être considérables :

• Vous ne pouvez pas prévoir à l'avance l'augmentation des coûts.
• Il se peut que votre propriétaire s'engage déjà à supporter de nouvelles dépenses avant même que vous n'ayez reçu le budget, sans parler de la possibilité de le contester.
• Vous perdez de l'argent. Les locataires paient souvent trop cher sans s'en rendre compte, finançant ainsi, sans le savoir, des frais qui devraient être à la charge du propriétaire, ce qui les prive de fonds qui pourraient servir à développer leur propre activité.

Comme si une gestion administrative médiocre ne suffisait pas, l’un des domaines où les surfacturations ont été les plus flagrantes en 2024 concerne les frais de gestion des immeubles. Ceux-ci connaissent une forte hausse, notamment à Londres, et comprennent souvent des tâches relevant de la responsabilité des gestionnaires immobiliers qui devraient déjà être couvertes par leurs honoraires de gestion. Pourquoi ? Parce que ces honoraires devraient être fixes. Ainsi, non seulement la gestion est médiocre, mais les propriétaires facturent en plus des frais supplémentaires pour cela !

Il faut également faire attention aux coûts liés aux installations mécaniques et électriques (M&E). Certains propriétaires optent pour des contrats d'entretien tout compris, mais continuent néanmoins à engager et à répercuter des coûts supplémentaires qui ne devraient pas être facturés. Les frais de réparation doivent être comptabilisés séparément des frais de remplacement. Avec l'entrée en vigueur prochaine de la réglementation MEES sur la performance énergétique des bâtiments, certains propriétaires choisissent de moderniser plutôt que de réparer ou de remplacer les installations et les matériaux de construction. Les coûts d'investissement, s'ils sont indiqués, sont généralement substantiels et peuvent constituer un choc. Mais êtes-vous réellement responsable en vertu des clauses de votre bail ? Existe-t-il une alternative plus rentable et conforme à la réglementation ?

Avec l'aide d'un professionnel, il est possible d'examiner la validité de ces frais — tant au regard de votre bail que du Code de déontologie de la RICS —, ce qui pourrait vous permettre de négocier des réductions substantielles. Si vous n'êtes pas certain que les frais qui vous sont facturés soient justifiés, il est judicieux de demander conseil.

Notre équipe spécialisée, composée de géomètres et d'ingénieurs en gestion des installations, peut examiner votre bail et comparer rapidement le montant de vos charges. Les charges excessives et les anomalies peuvent alors être contestées auprès de votre bailleur, ce qui permet souvent d'obtenir des remboursements substantiels et une réduction des charges futures.

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