La gestion des coûts, à l'instar d'autres domaines de la gestion d'entreprise tels que la budgétisation et les finances, nécessite un outil de gestion qui définisse clairement les objectifs, les domaines d'activité, les responsables, les tâches, les échéances et les méthodes de suivi. À ce stade, l'élaboration d'un plan d'action s'avère indispensable. Il aide l'entreprise à organiser les facteurs complexes qui entrent en jeu dans la gestion des coûts. Dans cet article, nous aborderons cet outil, qui contribuera grandement à la réussite de la gestion des coûts.
Qu'est-ce qu'un plan d'action ?
Si l'on réfléchit à notre vie personnelle et au projet d'acquérir notre propre logement, plusieurs aspects doivent être pris en compte : le temps nécessaire pour économiser en vue de l'achat, la recherche d'un bien immobilier, l'estimation des coûts, la définition du cadre de vie idéal pour cet achat, les options de financement et l'estimation des dépenses.
Cette liste sera détaillée en points plus précis, ce qui permettra de se faire une bonne idée de la complexité et de l'importance d'un plan d'action.
Sans cela, l'achat d'un bien immobilier devient assurément plus complexe et risqué, car il n'y a aucun moyen d'anticiper chaque événement et d'y réagir au bon moment. Nous serons toujours dans une position réactive, et les décisions ne seront pas toujours pertinentes. Ce phénomène s'observe, de manière encore plus marquée, dans la gestion des coûts.
En substance, un plan d'action est un dispositif de pilotage (systémique ou non) de l'ensemble des décisions et des activités liées à la réalisation d'un objectif spécifique ou permanent (gestion continue).
Un plan d'action est indispensable au bon fonctionnement de toute structure organisationnelle. Il permet de relier l'ensemble des ressources de l'entreprise – personnel, fonds, systèmes – à des objectifs, des avantages, des actions et des échéances, et de créer un écosystème visant à optimiser les performances techniques et financières de la structure.
Plan d'action – Caractéristiques
Un plan d'action doit comporter :
- Des objectifs clairs, à la fois généraux et spécifiques. Par exemple, un plan d'action commercial peut viser une croissance de 10 % par an et comporter des objectifs spécifiques avec des taux de croissance variables selon le type de produit.
- Des avantages objectifs et mesurables: ceux-ci doivent correspondre aux attentes de l'entreprise et il doit être possible de les évaluer.
- Suivi par activités/actions – il est très important que chacune d'entre elles comporte des objectifs, des actions, un budget, des risques et des échéances précis, et qu'ensemble, elles constituent un calendrier clair pour tous.
- Responsables désignés – ne pas les définir par secteur ou par service ; il est important que la responsabilité incombe à des personnes concrètes afin que la communication entre les différents services, dans le cadre du calendrier, soit fluide.
- Des délais réalistes: c'est un enjeu majeur dans tout plan d'action, mais les délais ne doivent pas être si contraignants qu'ils ne servent qu'à apaiser l'organisation.
L'élaboration d'un plan d'action s'appuie sur les questions suivantes :
- QUOI réaliser – objectifs (un ou plusieurs selon leur importance) ;
- POURQUOI faut-il y parvenir ? – l'objectif et les avantages concrets des mesures ;
- QUI – les responsables du plan et des activités connexes ;
- LIEUX où le plan sera mis en œuvre – entreprises, secteurs, processus, comptes ;
- QUAND le plan sera mis en œuvre – sa durée de mise en œuvre (ponctuelle ou permanente) ;
- COMMENT le plan sera mis en œuvre – comment les objectifs seront atteints ;
- QUEL SERA le coût du projet – en termes de temps de travail des employés, de ressources et de frais de conseil.
Dans le cadre d'un plan d'action permanent, il est possible que des plans spécifiques à durée limitée soient mis en place. Par exemple, un plan d'action commercial, qui définit des lignes directrices générales en matière de marketing, de couverture, de remises et d'organisation, peut à tout moment inclure une initiative visant à promouvoir les ventes d'un produit particulier, assortie de ses propres conditions, impliquant une partie de l'équipe commerciale et limitée dans le temps.
Les 5 étapes essentielles du plan d'action en matière de gestion des coûts
Initiation
Indispensable au bon fonctionnement du plan dans son ensemble, cette étape définit les objectifs généraux et spécifiques, les avantages escomptés, les domaines concernés et le délai fixé pour la réalisation de chaque objectif (sous réserve d'une révision ultérieure).
En matière de gestion des coûts, les objectifs ne doivent pas se limiter à la réduction en soi, car il s'agit d'un mécanisme de contrôle permanent.
Par exemple :
Objectif principal : suivre et maîtriser l'ensemble des frais administratifs pour l'année 2018 afin de ne pas dépasser les prévisions budgétaires. Domaines concernés : tous. Date limite : 31/12/2018.
Objectif spécifique n° 1 : réduction de 20 % des coûts de location de véhicules en 2018 par rapport au montant dépensé en 2017. Domaines concernés : Commercial et Maintenance. Date limite : 31/12/2018. Bénéfice attendu : économie de 1 000,00 R$ (20 % du montant dépensé en 2017).
L'objectif principal sera évalué à l'aune des résultats globaux de tous les objectifs spécifiques à l'issue de leur période de validité. Toutefois, le responsable des coûts doit évaluer périodiquement ces résultats de manière approfondie afin de déterminer si l'objectif principal sera atteint.
À partir de maintenant, nous prendrons l'objectif 1 comme exemple pour les étapes suivantes.
Planification
Au cours de cette étape, toutes les définitions relatives aux objectifs spécifiques sont établies : activités, échéances, responsables, budget et plans d'urgence ; contrôle qualité au fur et à mesure du déroulement de l'activité ; gestion des risques et solutions (facteurs internes et externes susceptibles d'influencer la réalisation de l'activité).
Important : mener à bien l'activité ne signifie pas atteindre l'objectif, mais plutôt remplir toutes les conditions nécessaires à cet effet, afin d'atteindre finalement l'objectif.
Objectif spécifique n° 1 : réduction de 20 % des coûts de location de véhicules en 2018 par rapport au montant dépensé en 2017. Domaines concernés : Commercial et Maintenance. Date limite : 31/12/2018. Bénéfice attendu : économie de 1 000,00 R$ (20 % du montant dépensé en 2017).
Activité 1 : recherche de 3 fournisseurs. Responsable : Jorge Cardoso (Administration). Date limite : 5 mars 2018. Budget : sans objet.
Activité 2 : analyser les déplacements effectués. Responsable : Celso Furtado (service commercial). Date limite : 5 mars 2018. Budget : sans objet.
Exécution
Au cours de cette étape, les actions prévues sont mises en œuvre. Il est important de gérer avec précision les fonds alloués à la réalisation des activités, car tout écart entraînera des coûts supplémentaires.
Suivi
À ce stade, chaque activité fait l'objet d'un suivi minutieux de la part du responsable des coûts et de son équipe afin de s'assurer qu'aucun événement ne vienne entraver son exécution ou entraîner des perturbations imprévues. Le registre des risques, évoqué lors de la phase de planification, est essentiel pour que les risques soient mis en évidence à ce stade (anticipation) et mieux compris lors de cette étape. Le responsable de l'activité doit immédiatement signaler tout événement susceptible de compromettre sa réalisation et même apporter les ajustements nécessaires pour permettre sa poursuite et son aboutissement.
Fermeture
C'est le moment de synthétiser les résultats, de les analyser individuellement, de déterminer si les objectifs spécifiques et principaux ont été atteints, d'identifier les raisons (risques) qui ont empêché leur réalisation et qui n'ont pas pu être éliminées, et de dresser la liste des enseignements tirés pour le prochain plan d'action.
Il ne fait aucun doute qu'un plan d'action est essentiel pour atteindre tous les objectifs de l'entreprise.
C'est un atout qui prouve que, de manière organisée et maîtrisée, il est possible d'atteindre ses objectifs.
C'est une tâche simple en théorie, mais complexe à mettre en œuvre, et le fait de s'associer à un cabinet de conseil spécialisé dans la réduction des coûts, tel que le groupe ERA, peut faire toute la différence dans la réussite de cette entreprise.
ERA dispose de professionnels expérimentés et qualifiés pour accompagner pleinement votre entreprise dans la mise en œuvre d'un système de gestion des coûts.
