Les mois de janvier et février ont toujours été chargés, et cette année n'a pas fait exception. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec deuxclients de longue date, des internats, pour les aider à gérer leurs coûts d'exploitation et à identifierde nouvelles possibilités de réduction des coûts. Selon leurs propres termes, chaque dollar économisé contribue à maintenir leurs frais d'inscription à un niveau bas. Bien que ce travail ne suive pas nécessairement leprocessus traditionnel d'ERA Group, l'objectif principal reste le même :optimiser l'efficacité et améliorer les résultats financiers. Historiquement, ce travail s’est concentrésur la restauration dans leurs sections d’internat, mais ces deux dernières années, ils ont cherché à élargir leur champ d’action pour inclure d’autres domaines, telsque les cantines, les uniformes et les fournitures de bureau. En conséquence, une grande partie du mois de janvier a été consacrée à la clôture de l’exercice 2024 et à la préparation de l’exercice 2025.
Principaux domaines dans lesquels nous avons obtenu des résultats en janvier
Suivi des coûts des repas: une école s'est réjouie de constater une augmentation inférieure à 2 % du coût par repas en 2024, un résultat encourageant compte tenu des conditions actuelles du marché. Il s'agissait d'examiner ses dépenses pour 2024, de rechercher de nouvelles possibilités d'optimisation et de comparer ses coûts de restauration à ceux d'autres établissements. Analyse des performances de la cantine: nous avons mis en évidence un écart de 40 % dans les dépenses par élève entre les établissements, soulignant ainsi les possibilités d'améliorer la maîtrise des coûts et/ou de multiplier les opportunités. Ajustements des ventes et des prix: nous avons examiné les prix pratiqués à la cantine et les tendances des ventes afin de garantir leur alignement sur les prévisions budgétaires pour 2025, tout en identifiant des possibilités d'économies (et oui, il y en avait). Processus d'appel d'offres pour les catégories alimentaires: nous avons réalisé une économie de 9 % sur une catégorie qui n'avait pas encore fait l'objet d'un contrat, venant s'ajouter aux 21 % d'économies récemment obtenues sur une autre catégorie alimentaire. Analyse de la consommation de papier: l'une des dépenses unitaires les plus importantes de l'école. En effectuant une analyse comparative par rapport aux effectifs scolaires, nous avons constaté que la consommation de papier par élève était restée stable à environ 1,25 ramette par élève et par an ; cela signifie que l'augmentation des dépenses observée en 2024 était due à la croissance des effectifs, et non à des hausses de prix comme on le supposait (les prix avaient en fait baissé). Compte tenu de la transition vers l'apprentissage numérique et de l'utilisation des ordinateurs, nous nous attendions à une baisse de la consommation de papier, mais les données semblent indiquer le contraire. Tendances en matière d'uniformes : bien que l'une des écoles se soit montrée globalement satisfaite des performances de sa boutique d'uniformes, elle souhaitait une analyse plus approfondie des habitudes d'achat. L'une des conclusions a montré que les élèves achètent désormais en moyenne 1,5 chemise par an, contre 1 il y a seulement quatre ans, et que le nombre total d'articles achetés par élève a augmenté de 50 % depuis la période pré-COVID. Nous avons également montré que le principal fournisseur avait augmenté ses prix d'environ 5 % l'année dernière. Nous effectuons cet exercice tous les trimestres afin que les écoles sachent où elles en sont par rapport à leur budget. Tout écart est expliqué et des mesures correctives sont prises si nécessaire. Des informations simples et concises comme celles-ci aident ces écoles à affiner leur gestion des stocks, à optimiser leurs coûts et à améliorer leur budgétisation.
La demande croissante en matière d'analyse comparative
L'analyse comparative devient unoutil de plus en plus important pour l'analyse interne et la comparaison avec les pairs, tant pour les établissements scolaires que pour les entreprises. Au cours des sept dernières années passées à travailler avec ces établissements, l'analyse comparative est passéed'un simple « nous n'avons pas les données » àun outil essentiel à la prise de décision. L'exemple de la consommation de papier illustre bien la manière dont un établissement scolaire utilise cette analyse. Une fois que nous avons constaté que la consommation de papier ne correspondait pas aux prévisions, l'établissement a pu rapidement identifier l'origine du problème et prendre des mesures correctives.
Ces établissements posent la question suivante :
« Quels sont nos résultats ? Dans quels domaines pouvons-nous nous améliorer ? Et dans quels domaines sommes-nous déjà performants ? »
L'analyse des effectifs étudiants nous a permis d'étudier les tendances en matière de dépenses dans les principales catégories afind'obtenir des informations plus approfondies. Certaines de nos données remontent désormais à 2017, avant la pandémie de COVID-19, et offrent une précieuse perspective à long terme. L'intérêtpour l'analyse comparative entre pairs et l'analyse approfondie des données ne cesse de croître, à mesure que les établissements prennent consciencedes enjeux financiers. Et comme les deux établissements me le rappellent sans cesse, les enjeux sont considérables. Si vous êtes intéressé par l'analyse comparative ou la gestion des coûts au sein de votre établissement ou de votre organisation, je serais ravi d'en discuter avec vous pour voir ce qu'il est possible de faire. Je me ferai un plaisir de faire une présentation devant les conseils d'administration ou la direction si cela peut les aider à saisir cette opportunité. C'est un sujet trop important pour être ignoré ou passé sous silence.
Grant Morrow Consultant principal +61 415 203 575 gmorrow@eragroup.com
