La réponse est très probablement oui ; et voici pourquoi :
La question est souvent négligée ou reléguée au rang des tâches trop difficiles lorsqu’il s’agit des dépenses marginales. Examiner chaque dépense en détail semble trop compliqué ou trop chronophage. Vous ne disposez peut-être pas des ressources ou du temps nécessaires, ou vous estimez que ce n'est pas une décision stratégique. Ce sont là quelques-unes des raisons ou des excuses que j'entends de la part des directeurs financiers et des responsables des finances ; bien que la plupart reconnaissent qu'il s'agit d'un domaine offrant un potentiel d'économies. Ils me disent qu'ils devraient faire quelque chose à ce sujet, mais qu'ils sont trop occupés. C'est une source de frustration pour moi, car ils travaillent si dur pour générer des bénéfices alors qu'une simple vérification rapide pourrait ajouter des milliers d'euros aux bénéfices de l'entreprise sans qu'il soit nécessaire de faire des heures supplémentaires.
Voici la première partie d'une série en deux volets dans laquelle j'explique ce qu'est la « tail spend » et comment l'analyser et la réduire sans faire perdre des heures à votre équipe.
Qu'est-ce que les dépenses résiduelles ?
La notion de « dépenses résiduelles » est définie différemment selon les organisations ; toutefois, la définition la plus courante repose sur la règle des 80/20 (principe de Pareto), comme le montre le schéma 1.
Ce terme désigne les 20 % des dépenses les moins importantes, généralement fournies par 80 % des fournisseurs. Les dépenses résiduelles sont généralement considérées comme des achats de faible valeur, car elles ne représentent qu'une infime partie (20 %) du coût total des dépenses. Dans la plupart des entreprises, on pourrait les qualifier de « dépenses non réglementées » ou de dépenses « non stratégiques ».
Les dépenses marginales, également appelées « dépenses non conformes » ou « dépenses incontrôlées ». Et elles posent vraiment problème !
Schéma 1. Dépenses résiduelles. Source : ERA Group
Des milliers de consommables et de références peuvent entrer dans la catégorie des dépenses marginales, notamment les EPI, les emballages, les fournitures d'expédition et d'entrepôt, les produits d'entretien et d'hygiène, les gaz industriels et les fournitures de bureau. La liste est infinie. Elle peut s'avérer assez longue et intimidante. Les dépenses qu'elles représentent sont minimes prises isolément, mais croyez-moi : elles finissent par s'accumuler !
En général, les entreprises ont une connaissance très limitée des montants en jeu dans les dépenses marginales et encore moins des moyens de les gérer efficacement. Cela conduit souvent les entreprises à passer à côté de milliers, voire, dans certains cas, de centaines de milliers de dollars chaque année. Il s'agit d'argent qu'elles versent involontairement et inutilement à leurs fournisseurs, alors qu'il pourrait être utilisé à meilleur escient.
Le défi lié aux dépenses marginales est double : d'une part, il faut identifier les catégories où les coûts explosent ; d'autre part, il faut trouver comment réaliser des économies.
Combien d'argent vous échappe ?
Même si les dépenses marginales représentent une part minime du total des coûts, elles constituent néanmoins un domaine où des économies substantielles peuvent être réalisées. Ces économies peuvent soit améliorer directement le résultat net, soit servir à financer un nouveau projet ou à embaucher du personnel.
Après avoir travaillé pendant de nombreuses années dans le domaine de la réduction des coûts, j'ai constaté que la gestion des dépenses résiduelles pouvait permettre de réaliser des économies de l'ordre de 10 % à 15 % dès la première année. Cependant, mon expérience m'a montré que certaines catégories spécifiques pouvaient générer jusqu'à 40 % d'économies lorsqu'elles sont bien gérées.
Ces économies potentielles sont souvent négligées en tant que source interne de financement en raison de faibles perspectives de rendement, d'un manque de visibilité, d'un manque de ressources internes et de l'absence de données de référence adéquates.
Si vos dépenses résiduelles s'élèvent à 1 million de dollars, une économie de 10 % représente 100 000 dollars. Imaginez pouvoir récupérer cette somme en quelques mois sans avoir à résilier de contrats avec vos fournisseurs ni à licencier du personnel. C'est plutôt gratifiant.
L'efficacité des services administratifs est l'autre résultat d'une analyse des dépenses mineures et des mesures prises pour remédier aux éventuels problèmes. À l'issue de ce processus, vous bénéficiez d'un traitement comptable plus fluide et d'une plus grande clarté, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources.
Faire le point sur vos dépenses mineures : par où commencer ?
L'idée de s'attaquer aux dépenses marginales peut sembler intimidante ; souvent, les entreprises ne disposent pas des ressources nécessaires pour passer au crible des dizaines de milliers de transactions qui, en général, ne sont pas présentées dans un format permettant une analyse aisée.
Il faut bien commencer quelque part, et n'oubliez pas qu'il existe des prestataires externes qui peuvent vous aider dans cette démarche, voire s'en charger à votre place.
La première étape consiste à repérer et à identifier les dépenses marginales de votre entreprise. Celles-ci varient probablement d'une entreprise à l'autre ; c'est donc un processus qui en vaut la peine. Comme mentionné précédemment, la loi de Pareto est le moyen le plus simple de les définir.
Une fois que tout le monde a bien compris ce qu'est la « tail spend », il s'agit de se procurer les données pour les analyser. Lorsque j'aide mes clients, ils me remettent souvent une pile de documents PDF ou de factures, que je convertis ensuite au format numérique.
Une fois que les données sont prêtes à être analysées, après avoir été harmonisées et nettoyées, l'analyse permettra de déterminer où vont les dépenses et qui sont les fournisseurs. Il existe également des logiciels qui facilitent et accélèrent ce processus, ce qui vous permet d'identifier rapidement des possibilités d'économies.
En fin de compte, nous voulons comprendre qui et quoi composent vos dépenses mineures. C'est alors que nous pourrons y remédier.
Une fois que nous savons où se produisent les dépassements de budget et qui en est responsable (il peut s'agir d'une erreur de tarification ou d'une dépense effectuée sans autorisation), nous aidons à déterminer les mesures à prendre.
Certains outils logiciels, tels que SpendVue™ d'ERA, fournissent aux dirigeants de haut niveau des informations détaillées sur les dépenses de leur organisation, y compris les dépenses marginales. Grâce à cet outil, des analystes certifiés examinent en profondeur les données financières et appliquent les références sectorielles exclusives d'ERA afin d'identifier les anomalies de dépenses. Il en résulte un ensemble d'informations claires, immédiates et exploitables, présentées dans un format facile à comprendre. Votre conseiller travaillera ensuite avec vous pour définir la stratégie d'amélioration de la trésorerie la mieux adaptée aux besoins de votre organisation. Vous pouvez visionner une courte vidéo deSpendVueTM en cliquant sur le lien suivant : https://vimeo.com/680583659.
Dans la deuxième partie de cette série, nous verrons ce que vous pouvez faire avec vos dépenses mineures une fois que vous en aurez une meilleure compréhension.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de vos dépenses mineures, n'hésitez pas à contacter Grant Morrow.
Grant Morrow est consultant principal chez ERA Group et conseiller certifié SpendVue. Fort de plus de 30 ans d'expérience sur le terrain, il aide les PME à identifier leurs dépenses excessives et à élaborer des stratégies pour une meilleure gestion des coûts.
