Dans la première partie de «Les dépenses résiduelles coûtent-elles cher à votre entreprise ? », nous avons décrit les étapes fondamentales nécessaires pour mettre vos données sur les dépenses résiduelles dans un format qui vous permette de comprendre la composition de ces dépenses et de rechercher des moyens d'en tirer des économies. Dans cette deuxième partie, je vais vous expliquer comment procéder. Mais, bien sûr, personne ne souhaite faire tout ce travail pour rien.
À présent, nous devrions avoir une idée claire de « qui et quoi » ; ce qui signifie que nous pouvons désormais commencer à agir.
Que faire à ce sujet ?
Je recommanderais d'aborder les données par petites étapes ou par blocs. Certes, cela prendra probablement plus de temps au total, mais ce sera plus facile à gérer et les chances de réussite seront plus grandes.
Commencez par identifier, au sein des dépenses marginales, les catégories qui représentent généralement un volume plus important, des articles de plus grande valeur et qui peuvent être regroupées. Vous pouvez également regrouper les achats par fournisseurs similaires. Ces « catégories » plus larges méritent que l'on y consacre du temps et des efforts. Cependant, même s'il est tentant de tout traiter d'un seul coup, les ressources supplémentaires et le temps de travail requis de la part du personnel risquent de rendre la tâche trop lourde à gérer.
- Une fois que les « catégories » ont été définies avec les éléments correspondants, plusieurs options s'offrent à vous pour les gérer :
- Certaines catégories, par exemple les fournitures de bureau, les télécommunications, l'impression, etc., peuvent représenter un volume suffisamment important pour justifier un appel d'offres concurrentiel et être placées sous gestion contractuelle (je reviendrai sur les appels d'offres concurrentiels dans un autre article à l'intention des personnes intéressées). Ce type d'approche peut permettre de réaliser d'importantes économies et, très probablement, de rationaliser le nombre de fournisseurs.
- Dans d'autres cas, il se peut que vous disposiez déjà d'un fournisseur auprès duquel vous pouvez acheter ces articles relevant des dépenses résiduelles. Vous pouvez alors mettre fin à vos relations avec les « autres » fournisseurs et replacer ces dépenses sous le contrôle de la gestion des contrats.
Ces deux approches permettent de réduire le nombre de fournisseurs et d'améliorer l'efficacité des services administratifs, indépendamment des économies réalisées.
Comme nous n'avions mis en place aucune procédure pour la commande de fournitures de bureau, j'ai récemment eu un client qui en a instauré une et qui a obtenu des résultats exceptionnels. Dans ce cas précis, les employés achetaient eux-mêmes leurs fournitures de bureau et de papeterie, puis se faisaient rembourser via leurs notes de frais. Comme vous pouvez l'imaginer, les dépenses et les prix variaient énormément, et les achats étaient littéralement hors de contrôle.
En collaboration avec l'entreprise, nous avons récupéré les factures au format PDF, les avons converties au format numérique et, une fois que nous avons cerné les dépenses, nous avons mis en place un processus qui, sans passer par un appel d'offres (nous disposions de données historiques sur les dépenses mineures pour étayer notre décision), a permis de désigner un fournisseur spécifique, de nommer un responsable des achats centralisé, puis d'informer tous les employés que les demandes de remboursement pour les fournitures de bureau ne seraient pas acceptées à moins que l'achat n'ait été préalablement approuvé. Cette mesure a largement contribué à maîtriser les dépenses et a permis de réaliser près de 30 % d'économies dès la première année.
C'est vrai, au début, certains employés étaient mécontents, mais la situation s'est rapidement calmée ; aujourd'hui, tout le monde a accepté le processus, et l'entreprise continue de réaliser des économies. Cela a également permis au service comptable de ne traiter qu'une seule facture par mois, au lieu de multiples notes de frais.
Aujourd'hui, dans ce cas précis, nous continuons à suivre les achats chaque trimestre et à prendre des mesures correctives si nécessaire.
Les risques liés à l'inaction
Les entreprises s'exposent à des risques si elles ne gèrent pas leurs dépenses marginales. Ces dépenses sont généralement informelles ; si elles ne font l'objet d'aucun contrôle et sont laissées à l'abandon, elles permettent aux employés de prendre des décisions à leur guise, ce qui peut entraîner des conséquences telles que :
- Peu ou pas de souci quant à l'obtention du meilleur prix (risque lié au prix)
- Les achats qui n'auraient pas fait l'objet d'une vérification adéquate pourraient constituer un risque opérationnel pour l'entreprise et, par conséquent, pour les employés, la société et ses clients.
Si vous n'avez pas récemment passé en revue vos dépenses mineures, il y a de fortes chances que vous payiez trop cher et que vous exposiez votre entreprise à des risques. Si vous ne savez pas par où commencer pour maîtriser vos dépenses mineures, ERA peut vous aider à vous remettre sur la bonne voie et à réaliser des économies substantielles, tout en vous aidant à mettre en place les processus nécessaires à la gestion de ces dépenses.
Il existe également des outils logiciels, tels queSpendVue™ d'ERA, qui fournissent aux dirigeants des informations détaillées sur les dépenses de leur organisation, y compris les dépenses marginales. Des analystes certifiés examinent en profondeur les données financières de votre entreprise et appliquent à vos dépenses les références sectorielles exclusives d'ERA. Le résultat ? Des informations claires, immédiates et exploitables, présentées dans un format accessible et attrayant. Les conseillers certifiés d'ERA travaillent avec vous pour identifier la voie vers l'amélioration de la trésorerie la mieux adaptée aux besoins de votre organisation. Vous pouvez visionner une courte vidéo deSpendVueTM en cliquant sur le lien suivant : https://vimeo.com/680583659
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de vos dépenses mineures, veuillez contacter Grant Morrow.
Grant Morrow est consultant principal chez ERA Group et conseiller certifié SpendVue.
Il apporte plus de 30 ans d'expérience pratique auprès des PME, qu'il aide à identifier leurs dépenses excessives et à élaborer des stratégies pour une meilleure gestion des coûts.
