Dans les environnements complexes où le système SAP ERP est mis à la disposition d'une base d'utilisateurs vaste et hétérogène, la gestion des licences n'est pas une mince affaire et peut, à terme, entraîner des problèmes de décalage entre l'utilisation effective des différents modules SAP et ce qui a été convenu contractuellement (et payé).
Ce désalignement peut entraîner deux types de problèmes différents, selon les cas :
- La base d'utilisateurs de l'application s'est élargie au fil du temps ; or, si cette évolution n'a pas été signalée à SAP et dûment négociée, l'entreprise paie moins que ce qu'elle devrait et risque de faire l'objet d'audits spécifiques menés par SAP ou l'un de ses partenaires, ce qui pourrait entraîner des conséquences désagréables sous la forme de pénalités imposées par SAP.
- Si, en revanche, l'utilisation effective du système a diminué au fil du temps pour diverses raisons, ou si certains des modules souscrits n'ont jamais été utilisés, c'est l'inverse qui se produit : l'entreprise paie alors plus que ce qu'elle devrait.
Le modèle de calcul des licences SAP ne repose pas simplement sur des licences nominales par utilisateur, mais est défini par un indicateur d'utilisation global appelé FUE (Full Usage Equivalent). Les utilisateurs sont classés en plusieurs catégories en fonction de leur niveau d'interaction avec le système ; certaines catégories sont « plus puissantes » que d'autres : par exemple, un utilisateur autorisé à modifier le code source appartient à une classe plus puissante qu'un autre utilisateur qui n'est autorisé qu'à consulter les différentes fonctions proposées ; par conséquent, le premier utilisateur consomme évidemment plus de FUE que le second.
Le FUE s'apparente, sur le plan conceptuel, à une « monnaie » qui exprime l'étendue des droits accordés à chaque utilisateur ; il s'agit notamment d'une combinaison de plusieurs droits d'accès pouvant varier d'un module à l'autre.
Cela explique la remarque formulée au début de l'article, à savoir que si elle n'est pas gérée correctement, la gestion des licences SAP peut, à terme, entraîner un décalage important entre l'utilisation réelle et les conditions contractuelles.
Dans ce genre de situation, ERA Group peut aider le client à analyser régulièrement l'état d'utilisation du système SAP au sein de l'entreprise, afin d'obtenir une vision claire et actualisée de la situation.
D'autre part, ERA peut également offrir à ses clients l'accompagnement dont ils ont besoin pour mieux mener leurs négociations avec SAP ; cette dernière, comme tous les grands éditeurs de logiciels, ne renonce pas facilement à ses revenus récurrents, même en cas d'erreurs, et propose des mises à niveau technologiques qui peuvent ou non présenter un intérêt pour l'entreprise.
Un exemple très actuel est la migration très médiatisée de SAP vers la version S/4 avec le moteur de base de données HANA (SAP a récemment annoncé qu'il mettrait fin au support de toutes les versions R/3 ECCS d'ici fin 2027).
C'est pourquoi, outre la nécessité de disposer de données claires et objectives, il est indispensable d'élaborer une stratégie de négociation adaptée, en ayant une vision précise des besoins et des orientations de votre entreprise concernant l'évolution de l'outil.
