L'approvisionnement intelligent devrait constituer une stratégie clé pour réduire les coûts alimentaires

Alors que le coût des denrées alimentaires ne cesse d'augmenter dans tout le pays, les établissements se tournent de plus en plus vers des stratégies d'approvisionnement, qu'ils considèrent comme un levier efficace pour maîtriser leur budget, sans pour autant compromettre la qualité des repas servis aux élèves.

Depuis de nombreuses années, ERA Group collabore étroitement avec des établissements scolaires et des maisons de retraite, où des pratiques d'approvisionnement plus rationnelles ont permis de réaliser des économies substantielles tout en améliorant l'efficacité opérationnelle ; ces économies s'élèvent souvent à plusieurs centaines de milliers d'euros.

On parle souvent du gaspillage alimentaire et de la planification des menus, mais c'est l'approvisionnement qui fait vraiment la différence. Il ne s'agit pas de rogner sur les coûts, mais d'acheter plus intelligemment, de mieux négocier et de prendre des décisions fondées sur des données.

Deux modèles ; des défis communs

Les organisations fonctionnent généralement selon l'un des deux modèles suivants en matière de restauration : la restauration externalisée, dans laquelle un prestataire externe est chargé de fournir les repas ; ou la restauration interne, dans laquelle l'organisation emploie son propre personnel de cuisine.

L'externalisation est souvent considérée comme la solution la plus simple et la moins contraignante ; mais je tiens à souligner qu'elle nécessite tout de même une surveillance régulière et continue.

Même lorsqu'un traiteur est déjà en place, il est essentiel de suivre de près ses performances. Dans un internat avec lequel nous travaillons depuis sept ans, nous examinons régulièrement des rapports détaillés – nombre de repas, stocks disponibles, gaspillage – et intégrons ces données dans des tableaux de bord et des rapports qui permettent de suivre les tendances en matière de performances et de signaler rapidement tout problème.

La restauration en interne, en revanche, offre un meilleur contrôle, mais peut s'avérer bien plus complexe, surtout lorsqu'il faut gérer un grand nombre de fournisseurs.

Dans un cas précis, nous accompagnons un établissement scolaire qui fait appel à plus de 26 prestataires de restauration différents. Bien que nous ayons réussi à réduire ce nombre à 20, cela reste un chiffre élevé. À titre de comparaison, nous travaillons avec un établissement de soins pour personnes âgées et avons réussi à rationaliser ce nombre pour ne retenir que huit ou neuf prestataires clés.

Six stratégies d'approvisionnement qui donnent des résultats

Alors que les budgets se resserrent et que les prix augmentent, ERA Group encourage les entreprises à adopter plusieurs stratégies concrètes pour optimiser leurs dépenses alimentaires :

1. Regrouper les fournisseurs :
   Le fait de travailler avec plusieurs fournisseurs dans différentes catégories entraîne souvent une perte de remises sur volume et une augmentation des frais de livraison. Il est conseillé aux entreprises de passer en revue leurs fournisseurs actuels et d'envisager un regroupement afin d'obtenir de meilleurs tarifs et de réduire les frais administratifs. Souvent, les entreprises n'exploitent pas pleinement leur pouvoir d'achat.
2. Conclure des accords tarifaires à long terme :
   La conclusion de contrats de 6 à 12 mois assortis de périodes de prix fixes peut garantir la stabilité des prix et faciliter les prévisions. Ces accords doivent définir clairement les attentes, notamment en ce qui concerne les aspects essentiels tels que le prix, la protection des prix, la livraison, les exigences de qualité et les politiques de substitution.
3. Suivi des performances des fournisseurs :
   ERA Group recommande de mettre en place des tableaux de bord simples, des rapports ou des bilans trimestriels afin d'évaluer les performances des fournisseurs en fonction des tarifs, de la fiabilité des livraisons et de la qualité du service. Les relations à long terme doivent être réévaluées régulièrement afin de garantir une valeur ajoutée durable.

J'ai obtenu d'excellents résultats grâce à l'analyse comparative. S'il est difficile de comparer nos performances à celles de nos pairs sans faire appel à un tiers tel que moi-même, nous avons toutefois mis en place des repères internes pertinents qui nous permettent d'évaluer nos performances de manière plus approfondie.

1. Améliorer les pratiques en matière de gestion des stocks et de passation de commandes :
   L'une des principales difficultés auxquelles nous avons été confrontés concerne le suivi des niveaux de stocks. Les prestataires de restauration externalisés devraient fournir régulièrement un rapport sur les niveaux de stocks et l'état des stocks. Pour les opérations en interne, c'est un peu plus compliqué et, souvent, les organisations ne disposent pas des ressources nécessaires. Les niveaux de stocks ont une réelle incidence, en particulier si vous surveillez les coûts par jour-lit ou par repas.
2. Sensibiliser le personnel aux questions de coûts :
   L'efficacité des stratégies d'approvisionnement dépend entièrement des personnes qui les mettent en œuvre. Les organisations doivent investir dans la formation du personnel chargé des commandes et de la réception, en l'encourageant à rester vigilant face aux anomalies de prix et à veiller au respect des règles par les fournisseurs.

Achats groupés

Les programmes d'achats groupés constituent une opportunité largement sous-exploitée dans les secteurs de l'éducation et des organisations à but non lucratif. Bien que la plupart d'entre nous sachions qu'ils existent, ils sont souvent négligés dans la planification quotidienne des achats, alors qu'ils peuvent s'avérer un outil efficace.

Le principe est simple : en regroupant leur demande avec celle d’autres organismes, notamment des établissements scolaires, les organisations peuvent bénéficier de tarifs et de conditions habituellement réservés à des entités beaucoup plus importantes. Ces accords collectifs permettent de réduire considérablement les coûts unitaires, de rationaliser le processus d’appel d’offres et d’alléger la charge administrative liée à la recherche et à la gestion des fournisseurs. Au-delà des économies réalisées, ils garantissent une meilleure homogénéité de la qualité des produits et de la prestation de services, offrant ainsi aux petites institutions un moyen efficace de mettre tout le monde sur un pied d’égalité.

Le seul inconvénient des initiatives d'achat groupé est que les organisations cèdent une partie de leur contrôle au groupe ; et ; amener tout le monde à agir comme il se doit peut s'apparenter à un véritable casse-tête ; cela ne fonctionne que si le collectif tient ses promesses.

Impact concret

Ces changements concrets peuvent rapidement s'accumuler.

« Dans un établissement scolaire, l'application de ces principes d'approvisionnement a permis de réaliser des économies de plusieurs dizaines de milliers d'euros par an, tout en améliorant le service et la qualité, et ce même avec des fournisseurs de longue date. »

Un besoin croissant de systèmes plus intelligents

Alors que les pressions économiques persistent, l'approvisionnement intelligent s'impose non seulement comme une mesure de réduction des coûts, mais aussi comme un élément essentiel d'une restauration durable.

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la manière dont une gestion plus intelligente des achats peut faire la différence dans vos services de restauration, n'hésitez pas à contacter ERA Group ou Grant Morrow directement à l'adresse gmorrow@eragroup.com ou au 0415 203 575.

Grant Morrow
Consultant principal
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com