Réflexions sur sept ans de fiançailles
On me demande souvent à quoi ressemble la « réussite » dans mon travail. Elle commence par des économies, mais il ne s’agit que rarement d’une simple question d’argent. Pour certains clients, c’est purement financier : des pourcentages ou des chiffres concrets. Pour d’autres, il s’agit de rationaliser l’approvisionnement, d’acquérir une meilleure compréhension de leur activité, de gagner en confiance dans leurs décisions, ou encore d’une combinaison de tous ces facteurs.
Dans ce numéro de Costedge, j'ai souhaité commencer à partager ce à quoi ressemble le succès – ou l'échec – pour certains des clients et des projets sur lesquels je travaille, ainsi que quelques-uns des enseignements tirés en cours de route.
Étude de cas : internat privé ; Perth
Je travaille avec ce client – un internat privé situé à Perth – depuis plus de sept ans ; il a été l’un de mes tout premiers clients lorsque j’ai créé mon entreprise avec ERA Group. Au départ, notre collaboration portait sur un domaine clé : les services de restauration pour leur internat. Dès le début, le client avait trois objectifs très clairs :
- Responsabilité vis-à-vis du conseil d'administration – Il devait être en mesure de répondre sans hésitation à la question que le conseil d'administration lui posait régulièrement : « Obtenons-nous les meilleures conditions possibles ? »
- Une meilleure supervision – Il souhaitait avoir une meilleure visibilité sur les performances et les activités du prestataire de restauration externe.
- Économies – Même si elles n'étaient pas clairement définies au départ, les économies restaient un objectif essentiel.
Disposant d'une équipe financière réduite et de ressources et capacités internes limitées dans ce domaine, il s'est tourné vers ERA Group pour l'aider à atteindre ces objectifs.
Conformément à la méthodologie ERA
Nous avons lancé le projet en suivant la méthodologie en quatre étapes d'ERA :
- Analyse –Nous avons compilé les données de facturation sur 12 mois et les avons présentées dans un rapport de diagnostic.
- Appel d'offres –En collaboration avec le client, nous avons rédigé un appel d'offres détaillé et invité trois fournisseurs à y répondre.
- Sélection et mise en œuvre –Le traiteur actuel a été sélectionné parmi trois fournisseurs invités à répondre à un appel d'offres ; il proposait une économie de 14 %, soit un montant à six chiffres (en dollars), ainsi que d'autres avantages.
- Suivi –Comme une mise en œuvre complète n'était pas nécessaire, nous sommes rapidement passés à la phase de suivi.
Ce qui était particulièrement intéressant dans ce cas, c'est que le prestataire en place, confronté à la perspective de perdre le contrat, a réussi à réaliser des économies substantielles ainsi qu'à offrir d'autres avantages qui n'avaient pas été proposés auparavant, tout en renforçant son engagement — démontrant ainsi l'efficacité des appels d'offres, même lorsque le changement n'est pas le résultat final.
La phase de suivi : une plateforme pour une valeur durable
Le processus de suivi s'est avéré essentiel. Grâce à la coopération du traiteur, nous avons mis en place des indicateurs pertinents et un système de contrôle :
- Nombre réel de repas
- Régulier ; état détaillé des stocks disponibles (SOH)
- Rapports réguliers sur le gaspillage alimentaire
- Réunions mensuelles avec les fournisseurs
- Rapports trimestriels sur les performances, accompagnés de points de discussion et d'analyses
Cela a permis à la fois à l'établissement scolaire et au traiteur d'affiner leurs processus et d'identifier des économies supplémentaires. Nous avons également mis en place de nouveaux avantages qui ne figuraient pas dans le cahier des charges initial, notamment des bourses annuelles et un soutien aux travaux d'aménagement — une valeur ajoutée à laquelle le client ne s'attendait pas et dont il ne bénéficiait pas auparavant.
Alors… Est-ce que ça a été un succès ?
Oui…
Voici comment le projet s'est déroulé par rapport aux objectifs initiaux :
- Des tarifs compétitifs ? ✔ Oui. Grâce à l'appel d'offres concurrentiel, nous avons pu comparer les différentes propositions. Après avoir révisé son offre, le prestataire actuel s'est avéré être le plus compétitif ; le client peut désormais répondre en toute confiance aux questions du conseil d'administration.
- Une meilleure supervision ? ✔ Oui. Les rapports, la transparence et le dialogue avec les fournisseurs se sont tous considérablement améliorés et ont porté leurs fruits.
- Des économies ? ✔ Oui. Une économie de 14 % a été réalisée ; d'autres économies supplémentaires ont été constatées au fil du temps.
Selon les propres mots du client : « Nous avons obtenu des résultats que nous n'aurions jamais pu atteindre sans l'aide d'ERA. »
Alors que nous entrons dans la troisième période de renouvellement du contrat et la huitième année de suivi, cette collaboration illustre parfaitement comment une coopération durable et des évaluations régulières peuvent générer une réelle valeur ajoutée à long terme.
Les enseignements tirés de ce projet…
- C'est surprenant de voir ce que des fournisseurs de longue date peuvent proposer lorsqu'on les contacte et que la relation est officialisée. Je le constate sans cesse. On croit connaître un fournisseur avec lequel on travaille depuis longtemps…
- Le pouvoir du suivi : dans ce cas précis, le suivi a permis d'identifier certains domaines clés à traiter, comme le gaspillage alimentaire.
- Comment la collaboration avec un fournisseur peut apporter des avantages supplémentaires et aider à résoudre les problèmes lorsqu'ils surviennent.
- Présentation et utilité de l'analyse comparative pour mieux comprendre l'entreprise.
Dans le prochain numéro, je me pencherai sur une autre école dont les objectifs sont totalement différents, mais qui appartient à la même catégorie.
Grant Morrow
Consultant principal
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
