En collaborant avec les experts en gestion des voyages d'ERA Group, les entreprises peuvent atteindre le meilleur équilibre entre coûts et services dans le cadre de leur budget de déplacement, en appliquant les principes d'analyse et de sourcing d'ERA à ce domaine complexe et dynamique. Les experts en voyages d'ERA Group adoptent une approche globale de la catégorie, en se concentrant sur tous les aspects des besoins de déplacement d'une entreprise.
Il peut être difficile de maîtriser les dépenses de déplacement d'une entreprise ; la gestion du budget est souvent confiée au personnel opérationnel et il est compliqué de comparer les coûts réels aux prévisions. Les prix des vols, des hôtels et de la location de voitures varient en fonction de la période, de la demande, de la flexibilité des billets et de facteurs externes. Les tarifs hôteliers fluctuent selon la saisonnalité et la demande, tandis que les prix des vols varient en fonction de la compagnie aérienne et du délai de réservation.
Les décalages horaires, la multiplicité des canaux de réservation et les divers facteurs influant sur les coûts compliquent l'analyse comparative.
Le processus en plusieurs étapes d'ERA comprend :
- Analyse des habitudes de dépenses passées
- Identification des facteurs de coûts
- Définition de critères de contrôle efficaces
- Suivi et ajustement continus
S'appuyant sur une expertise approfondie du marché, ERA met en relation les besoins des entreprises avec les meilleurs prestataires, tout en menant des audits complets et continus afin d'identifier les écarts de coûts.
Les prestataires de services de voyage ajustent leurs tarifs pour optimiser leur taux d'occupation, ce qui rend les analyses comparatives traditionnelles peu fiables. ERA résout ce problème en utilisant des données sur les dépenses et des modèles statistiques pour établir des références précises. Une surveillance continue et un suivi dynamique des coûts permettent d'affiner le contrôle des dépenses, garantissant ainsi une gestion efficace des coûts et permettant aux organisations de se concentrer sur leur cœur de métier.
Alors, où peut-on faire des économies ?
- Une bonne structuration du portefeuille de dépenses d'une organisation sur le marché permet d'accéder à des options moins coûteuses.
- Le fait de définir clairement les exigences (c'est-à-dire les directives de la politique de voyage) lors du recours à une agence de gestion des voyages (TMC) garantit une tarification précise.
- Le fait de remettre constamment en question les prestataires de services de voyage et le respect des règles évite toute complaisance et peut permettre de réaliser des économies substantielles, comme l'illustre le cas d'un client important qui a réussi à réduire ses coûts de 20 à 22 %.
- Une gestion rigoureuse des itinéraires et des horaires pour chaque trajet peut permettre de réaliser des économies substantielles (par exemple, lors du processus de réservation).
Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont ERA Group peut vous aider à optimiser vos budgets de déplacement, cliquez sur le lien pour découvrir quelques-uns de nos projets passés, ou contactez-moi directement dans un premier temps.
