W branży hotelarskiej hotele przeznaczają znaczną część swoich wydatków na poprawę jakości obsługi gości poprzez zatrudnienie personelu, zapewnienie dostępu do Wi-Fi oraz usługi pralnicze. Podczas gdy te koszty bezpośrednie są poddawane szczegółowej analizie, wydatki pośrednie, takie jak opłaty za obsługę kart płatniczych, często pozostają niezauważone. Chociaż obsługa kart kredytowych jest jednym z najwygodniejszych sposobów dokonywania transakcji, w ciągu ostatniej dekady opłaty z tym związane stały się coraz bardziej kosztowne i skomplikowane.
Właściciele nieruchomości odnoszący największe sukcesy nieustannie zadają sobie podstawowe pytania, takie jak: „Jakie są całkowite koszty obsługi transakcji kartowych?”. Odpowiedź na to pytanie można łatwo uzyskać, biorąc miesięczne zestawienie transakcji i dzieląc ŁĄCZNE opłaty transakcyjne przez miesięczną kwotę sprzedaży; wynik ten często określa się mianem efektywnej stawki transakcyjnej. Z reguły efektywna stawka dobrze zarządzanego terminala płatniczego, gdy klient fizycznie używa swojej karty (przyłączając ją lub wkładając do terminala), powinna wynosić mniej niż 2,40%. Transakcje z danymi karty pobieranymi online lub przez telefon powinny wynosić poniżej 2,70%.
Firmy obsługujące płatności kartowe zarabiają przede wszystkim na prowizjach naliczanych w oparciu o wolumen transakcji oraz na innych opłatach administracyjnych, które mogą, ale nie muszą wnosić wartość dodaną. Niestety, często jest to główny punkt zainteresowania zarządców nieruchomości lub właścicieli podczas negocjacji umowy o obsłudze transakcji, co wynika z błędnych informacji dotyczących struktur cenowych, które zostały wycofane ponad dziesięć lat temu. Chociaż negocjowanie tych kosztów jest nadal ważne, zazwyczaj stanowią one mniej niż 20% całkowitych kosztów obsługi. Opłaty pobierane przez marki kartowe w ramach opłat interchange i opłat za obsługę kart stanowią ponad 80% całkowitych kosztów obsługi.
Wiele osób uważa, że opłaty interchange są stałe, jednak istnieje wiele sposobów, dzięki którym transakcje mogą kwalifikować się do niższych opłat interchange, zwłaszcza w przypadku transakcji internetowych i wprowadzanych ręcznie. Mogą one mieć ogromny wpływ na całkowite koszty przetwarzania w porównaniu z kosztami ponoszonymi przez podmiot przetwarzający.
Na przykład: transakcje kartowe dokonywane w normalnych godzinach pracy są zazwyczaj przesyłane wieczorem w ramach procesu zbiorczego. Proces ten jest często zautomatyzowany, ale niektórzy nadal wolą wykonywać go ręcznie. Jeśli z jakiegokolwiek powodu proces ten opóźni się o ponad dwa dni, spowoduje to wzrost średniej opłaty interchange dla wszystkich tych zgromadzonych transakcji o 60–75%. Chociaż koszt każdej z ponad 400 opłat interchange jest stały, zarządca nieruchomości ma większą kontrolę nad tym, która stawka interchange zostanie zastosowana, niż większość osób sądzi. Innym przykładem jest to, że zgłoszenie kwoty podatku od sprzedaży dla transakcji kartami biznesowymi może obniżyć koszt opłaty interchange o 25–30%. Dla właściciela nieruchomości różnica polega na uniknięciu znacznej kary finansowej lub uzyskaniu znacznego zysku w zakresie kosztów przetwarzania.
I co teraz?
Optymalizacja opłat za transakcje kartowe obejmuje wiele innych aspektów, a szczegółowa analiza historycznych danych dotyczących wykorzystania kart oraz trendów w zakresie opłat dostarczyłaby cennych informacji. Chociaż wielu właścicieli hoteli lub moteli dobrze radzi sobie z zarządzaniem częścią kosztów operacyjnych obiektu związaną z opłatami za transakcje kartowe, kluczowe znaczenie ma regularne przeglądanie różnych obszarów wymienionych w tym artykule, nawet jeśli efektywna stawka zazwyczaj utrzymuje się poniżej progu 2,40% dla transakcji detalicznych lub 2,70% dla płatności wprowadzanych online lub ręcznie. Zmiany kadrowe są bardzo powszechne w branży hotelarskiej, a założenie, że nowo zatrudniony pracownik będzie prawidłowo obsługiwał karty, może okazać się kosztownym błędem.
Jeśli jednak rzeczywista stawka jest wyższa niż podano, należy upewnić się, że posiadają Państwo wszystkie odpowiednie zasady i procedury dotyczące przetwarzania transakcji kartowych, aby uniknąć karnych stawek opłat interchange i opłat pobieranych przez sieci kartowe. Jeśli mają Państwo wątpliwości co do jakiegokolwiek aspektu tej kategorii kosztów, mogą Państwo skontaktować się z konsultantem ERA w celu oceny kosztów związanych z obsługą kart w Państwa firmie. Otrzymają Państwo co najmniej obiektywną ocenę wydatków związanych z obsługą kart oraz niezależny raport potwierdzający, że postępują Państwo prawidłowo w tym zakresie. Opłaty za karty płatnicze mogą szybko się sumować, a pewność, że zoptymalizowałeś ten koszt lub dysponujesz zasobami, które pozwolą Ci to osiągnąć, może zapewnić spokój ducha zarówno Tobie, jak i zarządowi.
