W miarę zbliżania się drugiego kwartału skupiamy się na gromadzeniu raportów i danych na potrzeby sprawozdania za pierwszy kwartał w różnych sektorach.
Poniżej przedstawiono przegląd najważniejszych wyników i działań z ostatniego miesiąca.
Wyżywienie w szkole i monitorowanie budżetu
Dla naszych klientów ze sektora szkolnego: uwaga i przygotowania zaczynają się skupiać na raportach dotyczących żywienia i cateringu za pierwszy kwartał, które dostarczają cennych informacji na temat wyników finansowych związanych z zakupami żywności.
Ponieważ szkoły te działają w oparciu o budżet roczny, niniejsze wstępne sprawozdanie stanowi kluczowy wstępny wgląd w to, jak realizują one budżet, w tym zawiera najnowsze szacunki na cały rok (LE). Sprawozdanie to pomaga nam zidentyfikować trendy oraz wskazuje obszary wymagające uwagi.
Jest to kluczowy element pozwalający na lepsze zarządzanie kosztami.
Kwartalne sprawozdania placówek opieki nad osobami starszymi (Q30)
Obecnie finalizujemy raport za 30. kwartał dla klienta z branży opieki nad osobami starszymi, który zostanie wkrótce przedstawiony. Raport ten zawiera szczegółowe informacje na temat oszczędności w ujęciu kwartalnym, analizę trendów zakupowych, wskazanie nieprawidłowości, takich jak odchylenia cenowe w stosunku do warunków umowy, a także zalecenia i propozycje działań naprawczych.
Nasze osobiste prezentacje tych raportów sprzyjają interesującym, dogłębnym dyskusjom, co ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji i stanowi wkład w sprawozdawczość wewnętrzną. Mimo że sporządzamy te raporty już od 30 kwartałów, wciąż odkrywamy nowe możliwości oszczędności.
Po przekazaniu raportu zespołowi finansowemu poświęcamy również chwilę na rozmowę z szefem kuchni i informujemy go o aktualnym stanie spraw.
Przygotowanie dokumentacji przetargowej dla placówki opieki nad osobami starszymi
W związku ze zmianami w umowach z dostawcami ten sam ośrodek opieki nad osobami starszymi zwrócił się z prośbą o przeprowadzenie kompleksowego przeglądu rynku we wszystkich kategoriach żywnościowych w celu zidentyfikowania dalszych możliwości obniżenia kosztów zaopatrzenia w żywność. Biorąc pod uwagę zmieniającą się sytuację rynkową oraz czas, jaki upłynął od ostatniego badania rynku, jest to odpowiedni moment na przeprowadzenie tego przeglądu. W związku z tym rozpoczynamy przygotowywanie dokumentacji przetargowej, którą prześlemy do wybranych dostawców.
Nowe projekty w kategorii materiałów eksploatacyjnych dla przemysłu
Nowy klient zlecił nam znalezienie oszczędności w dwóch kategoriach przemysłowych w ramach szerszej inicjatywy dotyczącej zarządzania kosztami. Punktem wyjścia jest analiza danych z księgi głównej za ostatnie 12 miesięcy w celu zidentyfikowania wszystkich istotnych dostawców – zadanie to dostarcza całkiem interesujących ogólnych spostrzeżeń, które stanowią dobry punkt wyjścia.
Biorąc pod uwagę ponad 300 dostawców, proces gromadzenia danych będzie bardzo obszerny i będzie wymagał najpierw przeniesienia kluczowych informacji z ogromnej liczby faktur w formacie PDF do programu Excel, a następnie do Power BI. Pomimo ogromnego nakładu pracy ten etap jest niezbędny do przeprowadzenia kompleksowej analizy kosztów.
Znaczenie monitorowania w zarządzaniu kosztami
Wracając do etapu monitorowania, który stanowił większość naszej pracy w ciągu ostatniego miesiąca: ten etap projektu jest równie istotny – jeśli nie ważniejszy – jak etapy analizy i przetargu. To właśnie na tym etapie dbamy o to, by cała dotychczasowa ciężka praca przyniosła oczekiwane rezultaty i była trwała. W ERA Group etap monitorowania trwa nawet do trzech lat. To również na tym etapie dodatkowe spostrzeżenia i wszelkie analizy porównawcze naprawdę zaczynają odgrywać istotną rolę.
Wracając do etapu monitorowania, który stanowił większość pracy w minionym miesiącu: etap monitorowania projektu jest równie istotny – jeśli nie ważniejszy – niż etapy analizy i przetargu.
Bieżący monitoring gwarantuje, że klienci otrzymują usługi zgodnie z ustalonymi warunkami cenowymi, a także pozwala rozwiązywać wszelkie problemy, które mogą pojawić się między klientem a dostawcami. Oto kilka przykładów problemów, które miały miejsce w przeszłości:
- Dostawca przesłał nieprawidłowy plik z cenami, co wykryto dopiero podczas kwartalnego przeglądu; w przeciwnym razie mogłoby to pozostać niezauważone.
- Pozycje objęte umową zostały przypadkowo usunięte z koszyka pozycji umownych i rozliczone według znacznie wyższych stawek pozaumownych, co z czasem doprowadziło do znacznych nadpłat.
Błędy się zdarzają, mimo najlepszych intencji wszystkich stron.
Struktura opłat ERA Group oparta na wynikach
To właśnie w trakcie tych kwartalnych okresów sprawozdawczych ustalana jest rzeczywista wysokość wynagrodzenia Grupy ERA. Chociaż na początku projektu struktura wynagrodzenia jest uzgadniana jako procent od osiągniętych oszczędności, rzeczywiste płatności zaczynają być obliczane na podstawie faktycznych oszczędności ustalonych w trakcie danego kwartału sprawozdawczego.
W odróżnieniu od tradycyjnych modeli doradczych nasze podejście zakłada rozłożenie płatności na cały okres trwania projektu. Dzięki temu wpływ na przepływy pieniężne klienta jest minimalny, a projekt finansuje się sam z osiągniętych oszczędności. Oczywiście, jeśli nie ma oszczędności, nie ma opłat, a projekt nigdy nie dochodzi do tego etapu.
Z niecierpliwością czekam na możliwość podzielenia się kolejnymi informacjami w miarę postępów w gromadzeniu danych, ich analizie, wdrażaniu oraz na kolejnych etapach monitorowania w nadchodzących miesiącach.
