W miarę jak wkraczamy coraz głębiej w XXI wiek, automatyzacja staje się coraz powszechniejsza i ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Państwa firmy. W obliczu rosnącej ilości zasobów danych i coraz bardziej rygorystycznych przepisów zarządzanie dokumentacją stało się priorytetem dla prezesów i dyrektorów generalnych, którzy chcą zachować konkurencyjność i zapewnić zgodność z przepisami. Jak podaje magazyn „Inside Small Business”, sztuczna inteligencja (AI) może usprawnić procedury przetwarzania danych, przyspieszyć ich analizę oraz zwiększyć ochronę Państwa firmy przed naruszeniami bezpieczeństwa.
Przewaga sztucznej inteligencji w zarządzaniu dokumentacją
Ponieważ jest to jeden z najbardziej pracochłonnych aspektów działalności organizacji, nie dziwi fakt, że narzędzia oparte na sztucznej inteligencji skupiły się właśnie na zarządzaniu dokumentacją. Od dawna jest to proces wymagający skrupulatności, odpowiedniej organizacji, kategoryzacji i wyszukiwania. Krótko mówiąc, jest to zadanie czasochłonne.
Dzięki wdrożeniu w firmie oprogramowania opartego na sztucznej inteligencji, np. wykorzystującego głębokie uczenie się, wiele zadań można zautomatyzować, co ogranicza ryzyko błędów ludzkich i pozwala pracownikom zaoszczędzić czas. Po wprowadzeniu odpowiednich parametrów generatywna sztuczna inteligencja może oczyścić dane, usunąć niespójności i stworzyć solidniejszą bazę danych. Pomaga również w analizie wniosków poprzez tworzenie przejrzystych wizualizacji danych, takich jak wykresy kołowe i grafiki.
Na przykład: Obsługa kluczowych informacji ma zasadnicze znaczenie w wielu sektorach, między innymi w służbie zdrowia, gdzie wykorzystuje się je również do opracowywania lepszych innowacji. Na przykład: uczenie głębokie stosuje się w celu skrócenia czasu diagnozy. Johnson & Johnson, firma zajmująca się zdrowiem i rodziną, opracowuje oprogramowanie we współpracy z przedsiębiorstwami zajmującymi się sztuczną inteligencją, Mayo Clinic oraz systemem opieki zdrowotnej Uniwersytetu Kalifornijskiego w San Francisco, które może pomóc w wykryciu ryzyka nadciśnienia płucnego u pacjenta za pomocą dwóch badań sercowo-naczyniowych: echokardiogramu przezklatkowego (TTE) i elektrokardiogramu (EKG). Badania te generują obrazy i wykresy aktywności elektrycznej serca; przypuszcza się, że dzięki sztucznej inteligencji technologia ta pomoże w szybszym wykrywaniu nadciśnienia.
Ulepszone funkcje wyszukiwania i dostępności danych
Wyszukiwanie danych i dostęp do nich są uznawane za jedne z najbardziej przydatnych procesów sztucznej inteligencji w zarządzaniu dokumentacją. Systemy wyszukiwania informacji mogą przeszukiwać bazę danych i identyfikować dokumenty w ciągu kilku sekund. Sektory takie jak prawny, finansowy, rządowy, opieki zdrowotnej oraz energetyczny i użyteczności publicznej należą do obszarów o najsurowszych wymaganiach w zakresie zarządzania dokumentacją. Działy te wymagają dokładnych i precyzyjnych informacji, przy niewielkim marginesie błędu. Czas wyszukiwania ma kluczowe znaczenie, a wyszukiwanie semantyczne – procedura oparta na sztucznej inteligencji, która koncentruje się na intencji, a nie na słowach kluczowych – może zapewnić większą dokładność i usprawnić procedury.
Na przykład:Uber to aplikacja do zamawiania przejazdów, która zrewolucjonizowała sposób przemieszczania się z punktu A do punktu B. Algorytm sztucznej inteligencji tej firmy przewiduje popyt oraz zarządza klientami i pracownikami, dopasowując pasażerów do kierowców, a jednocześnie skracając czas przejazdu.
Automatyzacja w celu poprawy zgodności z przepisami i zarządzania
Kluczową kwestią w zarządzaniu dokumentacją jest przestrzeganie wymogów prawnych. Bez skrupulatnego przestrzegania tych wymogów Twoja firma naraża się na większe ryzyko poniesienia odpowiedzialności finansowej. Automatyzacja zmieniła zasady gry, umożliwiając monitorowanie dokumentacji pod kątem zgodności z przepisami oraz sygnalizowanie lub korygowanie nieścisłości. Dzięki aktualizowaniu wiedzy na temat zgodności z przepisami Twój zespół może na bieżąco dostosowywać narzędzia, aby zmniejszyć ryzyko poniesienia kar finansowych.
Na przykład: Rząd Stanów Zjednoczonych wykorzystuje zdjęcia lotnicze do oceny stanu nieruchomości miejskich. Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji sektor ten może gromadzić dane, przetwarzać je i monitorować, aby usprawnić prace konserwacyjne i remontowe na danym obszarze.
Wnioski i analizy oparte na sztucznej inteligencji
Dane i analityka dają przedsiębiorcom najbardziej obiecujące możliwości rozwoju. Wykorzystując technologie głębokiego uczenia się, firmy uzyskują niezwykle cenne informacje dzięki gromadzeniu danych. Na przykład wykrywanie zmian w strukturach organizacyjnych chroni firmy przed potencjalnymi nadużyciami finansowymi lub nieprawidłowościami w zarządzaniu finansami.
Wykorzystanie wniosków opartych na sztucznej inteligencji ułatwia przestrzeganie procedur, pozwala ulepszyć usługi lub produkty oraz zwiększyć wydajność operacyjną. Wnioski te stanowią strategiczny atut, który – odpowiednio wykorzystany – przyczynia się do rozwoju firmy.
Na przykład:firma John Deere jest pionierem w dziedzinie sztucznej inteligencji w rolnictwie i wykorzystuje wizję komputerową oraz uczenie maszynowe do odróżniania chwastów od upraw, co pozwala ograniczyć stosowanie herbicydów o działaniu niepozostawiającym resztek o ponad dwie trzecie. W tym przypadku sztuczna inteligencja wspomaga proces uprawy, pozwalając zaoszczędzić czas i zasoby oraz zmniejszyć wpływ na środowisko.
Zwiększanie bezpieczeństwa danych
Niestety liczba naruszeń bezpieczeństwa rośnie, a wiele branż, takich jak te wymienione powyżej, wymaga najwyższego poziomu zabezpieczeń danych. Nowoczesne systemy zapór sieciowych wykorzystujące sztuczną inteligencję chronią dane poprzez monitorowanie dostępu, wykrywanie nieprawidłowości oraz powiadamianie zespołu ds. bezpieczeństwa o potencjalnych zagrożeniach w czasie rzeczywistym. Szukając narzędzia zewnętrznego, należy pamiętać, że siła firmy zależy od jej najsłabszego ogniwa, a bez dokładnej analizy ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych jest znacznie większe.
Na przykład: W trosce o bezpieczeństwo klientów banki przodują w rozwoju rozwiązań z zakresu bezpieczeństwa danych opartych na sztucznej inteligencji. Aby nieustannie podnosić jakość swoich usług, firma Goldman Sachs pracuje obecnie nad narzędziem, które samodzielnie generuje 40% jej kodu. Dzięki połączeniu generatywnej sztucznej inteligencji z nadzorem wykwalifikowanych specjalistów inżynierowie tworzą solidniejszy i bezpieczniejszy system, poświęcając jednocześnie więcej uwagi innym projektom.
Perspektywy na przyszłość: przyszłość sztucznej inteligencji w zarządzaniu dokumentacją
Sztuczna inteligencja to nieustannie ewoluująca dziedzina w biznesie, która będzie się dostosowywać wraz z upływem czasu. Analiza predykcyjna, która przewiduje potrzeby w zakresie zarządzania dokumentacją, lub systemy zarządzające całym cyklem życia dokumentów to tylko niektóre z procedur opartych na sztucznej inteligencji, które będą coraz bardziej zaawansowane w porównaniu z poprzednimi wersjami. Procesy te są opracowywane w oparciu o przetwarzanie języka naturalnego, uczenie maszynowe oraz głębokie uczenie się. Coraz więcej organizacji wdraża aktualne procesy oparte na sztucznej inteligencji i dostosowuje swoją działalność, aby lepiej odpowiadała potrzebom klientów. Wykorzystanie sztucznej inteligencji szybko staje się standardową praktyką, a w przyszłości przyniesie jeszcze więcej korzyści.
