A medida que avanzamos en el siglo XXI, la automatización se está volviendo cada vez más habitual y es fundamental para el éxito de su empresa. A medida que las empresas se enfrentan a un volumen cada vez mayor de datos y a nuevas regulaciones, la gestión de registros se ha convertido en un área prioritaria para los presidentes y directores generales que desean mantener su competitividad y cumplir con la normativa. Según Inside Small Business, la inteligencia artificial (IA) puede hacer que los procedimientos de gestión de datos sean más eficientes, analizar los datos más rápidamente y aumentar la protección de su empresa frente a las brechas de seguridad.
La ventaja de la IA en la gestión de registros
Dado que se trata de uno de los aspectos más laboriosos de una organización, no es de extrañar que las herramientas de IA se hayan centrado en la gestión de registros. Se trata de un proceso que, tradicionalmente, ha requerido una organización, una clasificación y una recuperación minuciosas. En resumen, es una tarea que requiere mucho tiempo.
Al implementar en su empresa software de IA, como el aprendizaje profundo, es posible automatizar muchas tareas, lo que reduce los errores humanos y ahorra tiempo a los empleados. Mediante la configuración de parámetros, la IA generativa puede depurar los datos, eliminar inconsistencias y crear una base de datos más sólida. Además, ayuda a analizar la información mediante la creación de representaciones visuales de datos fáciles de interpretar, como gráficos circulares y diagramas.
Por ejemplo: el manejo de información vital es fundamental en muchos sectores, entre ellos el de la salud, y también se está utilizando para desarrollar mejores innovaciones. Por ejemplo, el aprendizaje profundo se utiliza para reducir los plazos de diagnóstico. Johnson & Johnson, la empresa dedicada a la salud y la familia, está desarrollando un software en colaboración con empresas de IA, la Clínica Mayo y el sistema de salud de la Universidad de California en San Francisco que puede ayudar a detectar el riesgo de hipertensión pulmonar de un paciente mediante dos pruebas cardiovasculares: el ecocardiograma transtorácico (ETT) y el electrocardiograma (ECG). Estas pruebas generan imágenes y registran la actividad eléctrica del corazón; y, con la ayuda de la IA, se especula que esta tecnología ayudará a detectar la hipertensión antes.
Mejora de la recuperación y la accesibilidad de los datos
La recuperación y la accesibilidad de los datos se consideran algunos de los procesos más beneficiosos de la IA en la gestión de registros. Los sistemas de recuperación de información pueden buscar en una base de datos e identificar registros en cuestión de segundos. Sectores como el jurídico, el financiero, el gubernamental, el sanitario y el de la energía y los servicios públicos se encuentran entre los más exigentes en materia de gestión de registros. Estos departamentos requieren información exacta y precisa, con un margen de error mínimo. El tiempo de búsqueda es fundamental; y la búsqueda semántica, un procedimiento de IA que se centra en la intención más que en las palabras clave, puede proporcionar una mayor precisión y mejorar los procedimientos.
Por ejemplo: Uber es la aplicación de transporte compartido que ha revolucionado los desplazamientos de un punto a otro. Su algoritmo de inteligencia artificial predice la demanda y gestiona a clientes y empleados emparejando a pasajeros y conductores, al tiempo que reduce la duración de los trayectos.
Automatización para mejorar el cumplimiento normativo y la gobernanza
Una cuestión fundamental en la gestión de documentos es el cumplimiento de los requisitos normativos. Sin un cumplimiento riguroso, su empresa corre un mayor riesgo de incurrir en responsabilidades fiscales. La automatización ha supuesto un cambio radical al supervisar los documentos para garantizar el cumplimiento de la normativa y señalar o corregir las inconsistencias. Al mantener al día sus conocimientos sobre cumplimiento normativo, su equipo puede ajustar las herramientas en tiempo real para reducir el riesgo de sanciones económicas.
Por ejemplo: el Gobierno de los Estados Unidos utiliza imágenes aéreas de alta resolución para evaluar las propiedades de las localidades. Gracias al uso de la inteligencia artificial, este sector puede recopilar datos, modificarlos y hacer un seguimiento de ellos para mejorar las tareas de mantenimiento y reparación en la zona.
Información y análisis basados en inteligencia artificial
Los datos y el análisis ofrecen a los empresarios las mejores oportunidades para crecer. Al aprovechar el aprendizaje profundo, las empresas obtienen información muy valiosa a través de la recopilación de datos. Por ejemplo, detectar cambios en los patrones organizativos protege a las empresas de posibles fraudes o de una mala gestión financiera.
El uso de información basada en la inteligencia artificial facilita el cumplimiento de los procedimientos, mejora tus servicios o productos y aumenta la eficiencia operativa. Esta información constituye un activo estratégico que impulsa el crecimiento de tu empresa cuando se aprovecha adecuadamente.
Por ejemplo:John Deere ha sido pionera en el uso de la inteligencia artificial en el sector agrícola y utiliza la visión artificial y el aprendizaje automático para distinguir las malas hierbas de los cultivos y reducir en más de dos tercios el uso de herbicidas no residuales. En este caso, la inteligencia artificial contribuye al proceso agrícola ahorrando tiempo y recursos, y reduciendo el impacto medioambiental.
Mejorar la seguridad de los datos
Por desgracia, las brechas de seguridad van en aumento, y muchos sectores, como los mencionados anteriormente, requieren la máxima seguridad de los datos. Los sistemas de cortafuegos de última generación, equipados con inteligencia artificial, protegen los registros supervisando el acceso, detectando anomalías y alertando a su equipo de seguridad en tiempo real ante cualquier problema. A la hora de buscar una herramienta de terceros, recuerde que la seguridad de su empresa depende del sistema más débil, y que las filtraciones de datos son más probables si no se lleva a cabo una investigación exhaustiva.
Por ejemplo: para proteger a los clientes, los bancos están a la vanguardia del desarrollo de la seguridad de los datos en el ámbito de la IA. Con el fin de mejorar continuamente, Goldman Sachs está trabajando actualmente en una herramienta que genera el 40 % de su código. Gracias a la combinación de la IA generativa con profesionales cualificados que supervisan este sistema, los ingenieros crean un sistema más sólido y seguro, al tiempo que dedican más atención a otros proyectos.
Mirando hacia el futuro: el futuro de la IA en la gestión de documentos
La IA es una entidad en constante evolución en el ámbito empresarial y seguirá adaptándose con el paso del tiempo. El análisis predictivo que anticipa las necesidades de gestión de registros o los sistemas que gestionan ciclos de vida completos de los registros son algunos de los procedimientos de IA que seguirán siendo más sofisticados que la versión anterior. Estos procesos se desarrollan mediante el procesamiento del lenguaje natural, el aprendizaje automático y el aprendizaje profundo. Cada vez más organizaciones están implementando los procesos actuales de IA y ajustando su negocio para adaptarse mejor a las necesidades de sus clientes. El uso de la IA se está convirtiendo rápidamente en una práctica habitual, y le seguirán más ventajas.
