4 savjeta za smanjenje poslovnih troškova
Učinkovito praćenje, optimizacija i upravljanje poslovnim troškovima ključni su, posebno za tvrtke koje iz bilo kojeg razloga ne mogu posvetiti vrijeme i resurse potrebne za pravovremeno i pedantno upravljanje troškovima.
Posebno mislim na tvrtke koje spadaju u ove kategorije ili trenutno prolaze kroz fazu u svom razvoju koja se poklapa s jednim ili više ovih scenarija:
- Startupovi
- Tvrtke koje su brzo rasle u kratkom vremenskom razdoblju
- Visoko operativne tvrtke
- Obiteljske tvrtke
- Tvrtke bez posebnog odjela za nabavu
- Tvrtke su snažno usredotočene na „ključni“ i kritični projekt
- Tvrtke sa značajnim problemima u upravljanju promjenama
- Tvrtke usmjerene na rješavanje glavnih problema s narudžbama/prihodima
Nažalost, posljednja točka zvuči vrlo poznato i danas vrlo relevantno.
Najbolji postupak koji bi te tvrtke mogle poduzeti svakako bi bio angažiranje konzultantske tvrtke s bogatim iskustvom u optimizaciji fiksnih, općih i neizravnih troškova; ali to nije uvijek moguće.
Je li možda pred tim tvrtkama samo ponor? Svakako ne.
Pogledajmo neke korisne prijedloge.
1. PRATITE I KATALOGIZIRAJTE TROŠKOVE NA SVAKOJ ORGANIZACIJSKOJ RAZINI
Neki od ljudi koji me najviše prate na LinkedInu znaju za moje divljenje prema Peteru Druckeru, kojeg mnogi smatraju osnivačem modernog poslovnog menadžmenta. Da citiram jednu od njegovih poznatih maksima: „Ako nešto ne možete izmjeriti, ne možete time upravljati“, prva točka koju bih želio predložiti proizlazi izravno iz toga.
Međutim, želio bih ići dublje od puke preporuke da pratite troškove tvrtke s izuzetnom pedantnošću. Moj ključni prijedlog je da ova aktivnost ne bi trebala ostati isključivo na razini financijskog i/ili administrativnog odjela, regionalnog voditelja ili okružnog voditelja.
Voditelji timova trebali bi posvetiti dovoljno vremena i energije ulaganju u svoje ljude, podučavajući svakog člana tima kako pratiti troškove tvrtke u okviru njihove nadležnosti. To može uključivati troškove vezane uz odjel kvalitete, odjel za putovanja i poslovna putovanja, opće usluge ili IT.
Voditelj odjela trebao bi objasniti timu zašto je to važno, kako kategorizirati troškove i kako prepoznati koji se mogu smanjiti ili eliminirati.
Iznenadit ćete se koliko će se vaši zaposlenici angažirati u ovom procesu, generirajući vlastite ideje za daljnju optimizaciju troškova.
I voditelj odjela će konačno imati područje troškova pod kontrolom i još jedan razlog za nagrađivanje najzaslužnijih zaposlenika.
Ova jednostavna radnja, stoga, donosi brojne međusobno povezane koristi organizaciji:
- Kontrola i optimizacija troškova;
- Smanjenje otpada;
- Osnaživanje osoblja;
- Čvrst temelj za implementaciju programa nagrađivanja.
2. ISKORISTITE TEHNOLOGIJU, KOJA NAM JE PRIJATELJ
Najmodernije organizirane tvrtke koriste ERP i/ili druge sustave koji, zahvaljujući specifičnim modulima ili potpuno namjenskim značajkama, omogućuju praćenje cijelog procesa nabave.
Međutim, neke tvrtke, bilo po izboru ili iz različitih razloga, ne koriste ove namjenske i sofisticirane sustave.
Na suprotnoj krajnosti nalazi se dobra stara Excel tablica - ili čak kompatibilna alternativa.
Između ove dvije krajnosti nalazi se cijeli niz alata, i besplatnih i freemium (tj. besplatnih za osnovne funkcije i plaćenih ovisno o naprednijim opcijama koje namjeravate koristiti, čak i u kasnijoj fazi).
Moj prijedlog je testirati jednu ili više ovih aplikacija i, u skladu s onim što je spomenuto u prethodnoj točki, osigurati da ih koriste sve razine organizacije. U ovom slučaju bit će važno dogovoriti se o alatu koji će se koristiti, kako bi različiti odjeli koristili isti alat. To će olakšati timski rad i naknadnu usporedbu podataka između različitih odjela, kojima će upravljati administrativni odjel.
Primjere ovih paketa lako je pronaći pretraživanjem Googlea pomoću ključnih riječi kao što su „Besplatni softver za upravljanje troškovima“, „Besplatni predlošci za upravljanje troškovima“ i tako dalje.
3. KATALOG OD VRHA DOLJE
Treći prijedlog je kategorizirati troškove ne samo po vrsti - na primjer, "Putnički troškovi", "Pošiljke materijala" i tako dalje - već prije svega stvoriti prvu makrorazinsku grupu, dijeleći ih na:
- Fiksni ili varijabilni troškovi
- Troškovi povezani s proizvodom (troškovi proizvodnje) ili opći/administrativni troškovi
Stoga će biti važno primijeniti najprikladniju strategiju za minimiziranje fiksnih troškova u korist varijabilnih (ili pretvoriti fiksne troškove u varijabilne) i slično tome, što je više moguće smanjiti opće i administrativne troškove koji nisu specifično povezani s proizvodnjom dobra ili usluge.
Ne postoji precizno pravilo koje se primjenjuje u svakoj situaciji za postizanje ove promjene, baš kao što ovaj prijedlog treba shvatiti kao općenite smjernice.
Zapravo, nije moguće unaprijed utvrditi je li apsolutno bolje za određenu tvrtku imati više varijabilnih ili fiksnih troškova (i za koliko), ali opći koncept preferiranja varijabilnih troškova u odnosu na fiksne troškove često je osnova za upravljanje tvrtkom s ciljem postizanja konzistentnije bruto operativne marže - to jest, s manje fluktuacija uzrokovanih promjenama u proizvodnji.
4. RAZMOTRITE SVAKI PROIZVOD ILI USLUGU U KONTEKSTU PROIZVODNJE ILI KUPNJE
Ovaj izbor, koji će postati strateški, dovest će do odluke za svaki proizvod ili uslugu koju tvrtka pruža (ili koju tvrtka koristi kao dio svog lanca vrijednosti) o tome je li bolje proizvoditi je interno ili je kupiti - u cijelosti ili djelomično - eksterno.
Razmatranja koja su temelj evaluacije razlikovat će se ne samo za svaku uključenu tvrtku, već i za svaki proizvod i uslugu unutar iste tvrtke.
U ovom kontekstu, ne namjeravam sugerirati što je najbolje učiniti (to ovdje nije moguće!), već vas podsjetiti da će se dio evaluacije provesti u kvantitativnom smislu. Drugim riječima, bit će potrebno razumjeti i izračunati koja će ulaganja biti potrebna za internu proizvodnju, a koji će troškovi nastati za vanjsku kupnju onoga što treba prepustiti vanjskim izvođačima.
Razlog zašto je ova strateška odluka neraskidivo povezana s optimizacijom troškova može se sažeti na sljedeći način:
- Optimizacija korporativnih troškova oslobodit će dodatna financijska sredstva koja se zatim mogu dalje usmjeriti na ulaganja potrebna za „proizvodnju“.
- Optimizacija fiksnih, općih i neizravnih korporativnih troškova dovest će do najboljeg mogućeg izbora dobavljača, što će učiniti isplativijim outsourcing proizvoda ili usluge kako bi se tvrtka mogla usredotočiti na svoje osnovne aktivnosti.
Dakle, odluka između „proizvesti“ ili „kupiti“ neće biti vezana isključivo za marku ili stvarnu ili percipiranu kvalitetu, niti će biti samo pitanje čistog troška proizvodnje; radije, mora se smatrati kvantitativno ostvarivim ciljem, također ovisno o sposobnosti tvrtke da optimizira svoje troškove i odabere dobavljače koji nude najbolji omjer kvalitete i troškova dostupan na tržištu.
