Uspjesi i ostalo…

Razmišljanja o sedmogodišnjim zarukama

Često me pitaju kako izgleda „uspjeh“ u mom poslu. Počinje s ušteđevinom; ali rijetko se radi samo o novcu. Za neke klijente to je isključivo financijska stvar - postoci ili konkretne brojke. Za druge se radi o konsolidaciji ponude; stjecanju dubljih poslovnih uvida; povjerenju u njihove odluke; ili kombinaciji svih ovih čimbenika.

U ovom izdanju Costedgea htio sam podijeliti kako izgleda uspjeh, ili ne, za neke od klijenata i projekata na kojima radim, te neka od saznanja na tom putu.

Studija slučaja: Privatni internat; Perth

S ovim klijentom - privatnim internatom u Perthu - radim već više od sedam godina; bio je to jedan od mojih prvih klijenata kada sam uspostavio posao s ERA Grupom. Izvorni angažman usredotočio se na jednu ključnu kategoriju: usluge cateringa za njihov internat. Od samog početka klijent je imao tri vrlo jasna cilja:

Odgovornost Upravnog odbora

– Morao je biti u stanju samouvjereno odgovoriti na ponavljajuće pitanje odbora: „Dobivamo li najbolju ponudu?“

Veći nadzor

– Želio je bolju vidljivost nad učinkom i poslovanjem vanjskog pružatelja usluga cateringa.

1. Ušteda – Iako na početku nije bila definirana, ušteda je i dalje bila ključni cilj.

S obzirom na slab financijski tim i ograničene interne resurse i kapacitete u ovoj kategoriji, obratio se ERA Grupi kako bi mu pomogao u postizanju tih rezultata.

Slijedeći ERA metodologiju

Projekt smo započeli koristeći ERA-inu metodologiju u 4 koraka:

• Analiza – Prikupili smo podatke o računima za 12 mjeseci i predstavili ih u Izvješću o otkrićima.
• Zahtjev za ponudu – S klijentom smo razvili detaljan zahtjev za ponudu (RFP) i pozvali tri dobavljača na sudjelovanje.

Odabir i implementacija

– Postojeći ugostitelj odabran je između 3 dobavljača pozvanih da odgovore na zahtjev za ponudu; nudeći uštedu od 14% - niskih šesteroznamenkasti iznos u dolarima plus druge pogodnosti.

• Praćenje – Bez potrebe za potpunom implementacijom, brzo smo prešli u fazu praćenja.

Najzanimljivije je ovdje bilo to što je postojeći operater, suočen s potencijalnim gubitkom ugovora, ostvario značajne uštede uz druge pogodnosti koje prije nisu bile očekivane; te obnovio angažman – pokazujući moć testiranja tržišta; čak i kada promjena nije konačni ishod.

Faza praćenja: Platforma za kontinuiranu vrijednost

Proces praćenja pokazao se ključnim. Uz suradnju s ugostiteljem uveli smo značajne metrike i nadzor:

• Stvarni broj obroka
• Redovno; detaljno stanje na zalihi (SOH)
• Redovita izvješća o rasipanju hrane
• Mjesečni sastanci dobavljača
• Tromjesečna izvješća o učinku s točkama za raspravu i uvidima

To je omogućilo i školi i ugostitelju da preciznije podese poslovanje i identificiraju dodatne uštede. Također smo uveli nove pogodnosti koje nisu bile dio izvornog opisa; uključujući godišnje stipendije i podršku za kapitalne radove - vrijednost koju klijent prije nije očekivao ili imao.

Dakle - je li to bio uspjeh?

Da…

Evo kako se projekt pokazao u odnosu na izvorne ciljeve:

1. Konkurentne cijene? ✔ Da. Kroz konkurentni natječaj mogli smo usporediti ponude. S revidiranom ponudom, postojeći operater pokazao se najkonkurentnijim; i klijent sada može s pouzdanjem odgovoriti na bilo kakvu provjeru odbora.
2. Poboljšani nadzor? ✔ Da. Izvještavanje; transparentnost; i dijalog s dobavljačima značajno su se poboljšali i bili su korisni.
3. Uštede? ✔ Da. Ostvarene su uštede od 14%; s dodatnim postupnim uštedama koje su se otkrivale tijekom vremena.

Riječima klijenta: „Postigli smo koristi koje ne bismo mogli postići bez pomoći ERA-a.“

Sada ulazeći u treće razdoblje obnove ugovora i osmu godinu praćenja; ovaj angažman predstavlja sjajan primjer kako održiva suradnja i redovito preispitivanje mogu donijeti stvarnu dugoročnu vrijednost.

Pouke iz ovog projekta…

• Iznenađujuće je što dugoročni dobavljači mogu ponuditi kada im se pristupi i odnos se formalizira. To viđam iznova i iznova. Mislite da poznajete dobavljača s kojim surađujete već dugo vremena...
• Moć praćenja: U ovom slučaju praćenje je uspjelo identificirati neka ključna područja kojima se treba pozabaviti; poput bacanja hrane.
• Kako suradnja s dobavljačem može dovesti do dodatnih koristi i pomoći u prevladavanju problema kada se pojave.
• Uvod i moć benchmarkinga za bolje razumijevanje poslovanja.

U sljedećem izdanju usredotočit ću se na drugu školu s potpuno drugačijim skupom ciljeva; ista kategorija.

Grant Morrow
Glavni konzultant
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com