Akcijski plan upravljanja troškovima

Upravljanje troškovima, kao i druga područja upravljanja tvrtkom poput proračuna i financija, zahtijeva alat za upravljanje koji jasno definira ciljeve, područja djelovanja, odgovorne strane, zadatke, rokove i metode praćenja.

U ovom trenutku, izrada Akcijskog plana je ključna. On pomaže tvrtki da organizira složene čimbenike uključene u upravljanje troškovima. U ovom članku ćemo raspravljati o ovom alatu koji će uvelike doprinijeti uspjehu upravljanja troškovima .

Što je Akcijski plan?

Ako razmislimo o našem osobnom životu i projektu kupnje vlastite nekretnine, postoji nekoliko stavki kojima treba upravljati: vrijeme potrebno za štednju za kupnju, istraživanje nekretnine, procjenu troškova, definiranje najboljeg životnog scenarija za kupnju, mogućnosti financiranja i predviđanje troškova.

Popis će se razviti u konkretnije stavke, dajući dobru ideju o složenosti i važnosti Akcijskog plana .

Bez toga, kupnja nekretnine zasigurno postaje složenija i rizičnija, jer ne postoji način da se predvidi i reagira na svaki događaj u pravo vrijeme. Uvijek ćemo biti reaktivni, a odluke neće uvijek biti precizne. To se događa, na pojačan način, u upravljanju troškovima .

U osnovi, Akcijski plan je kontrola (sustavna ili ne) svih odluka i aktivnosti povezanih s postizanjem određenog ili trajnog cilja (stalno upravljanje).

Akcijski plan ključan je za bolje funkcioniranje bilo koje organizacijske strukture. Omogućuje povezivanje svih resursa tvrtke – ljudi, sredstava, sustava – s ciljevima, koristima, akcijama i rokovima te stvaranje ekosustava koji teži najboljim tehničkim i financijskim performansama strukture.

Akcijski plan – Karakteristike

Akcijski plan trebao bi imati:

• Jasni ciljevi – i opći i specifični. Na primjer, Akcijski plan prodaje može biti rast od 10% godišnje i imati specifične ciljeve s različitim stopama rasta ovisno o vrsti proizvoda.
  
• Objektivne i mjerljive koristi – one bi trebale biti usklađene s očekivanjima tvrtke i trebali bi postojati načini za njihovo mjerenje.
  
• Kontrole po aktivnostima/radnjama – vrlo je važno da svaka ima specifične ciljeve, radnje, proračun, rizike i rokove te da zajedno čine raspored koji je svima jasan.
  
• Nominalno odgovorne strane – ne definirati po sektoru ili odjelu; važno je da su pojedinci odgovorni kako bi komunikacija između područja, unutar rasporeda, bila fluidna.
  
• Izvedivi rokovi – ovo je važan izazov u svakom Akcijskom planu , ali rokovi ne smiju biti toliko teški da služe samo smirivanju organizacije.
  

Izrada Akcijskog plana temelji se na sljedećim pitanjima:

• ŠTO se treba postići – ciljevi (jedan ili više ovisno o važnosti);
• ZAŠTO se to treba postići – cilj i jasne koristi od akcija;
• TKO – oni koji su odgovorni za Plan i povezane aktivnosti;
• GDJE će se Plan provoditi – tvrtke, sektori, procesi, računi;
• KADA će se Plan provesti – razdoblje provedbe (jednokratno ili trajno);
• KAKO će Plan funkcionirati – kako će se ciljevi postići;
• KOLIKO će Plan koštati – vrijeme zaposlenika, resursi, savjetovanje.

Uzimajući u obzir trajni Akcijski plan , moguće je da će postojati specifični planovi ograničenog trajanja . Na primjer, Akcijski plan prodaje, s općim smjernicama za marketing, pokrivenost, popuste i strukturu, može u bilo kojem trenutku sadržavati plan za promicanje prodaje određenog proizvoda, s vlastitim uvjetima, koji uključuje dio prodajnog tima i traje ograničeno vrijeme.

5 bitnih koraka Akcijskog plana u upravljanju troškovima

Inicijacija

Ključan za funkcioniranje plana u cjelini, ovaj korak definira opće i specifične ciljeve, očekivane koristi, uključena područja i rok za postizanje svakog cilja (uz naknadnu reviziju).

U upravljanju troškovima, ciljevi ne bi trebali biti usmjereni na samo smanjenje, jer govorimo o stalnom kontrolnom tijelu.

Na primjer:

Glavni cilj: praćenje i kontrola svih administrativnih troškova za 2018. godinu kako se ne bi prekoračila proračunska prognoza. Područja: sva. Rok: 31.12.2018.

Specifični cilj 1: Smanjenje troškova najma vozila za 20% u 2018. u usporedbi s iznosom potrošenim u 2017. Područja: Komercijalno i održavanje. Rok: 31.12.2018. Očekivana korist: ušteda od 1.000,00 R$ (20% iznosa potrošenog u 2017.).

Glavni cilj će se mjeriti konsolidiranim rezultatom svih specifičnih ciljeva na kraju njihovog trajanja. Međutim, Upravitelj troškova mora periodično mjeriti te rezultate na prošireni način kako bi razumio hoće li se glavni cilj ispuniti.

Od ove točke nadalje, koristit ćemo specifični cilj 1 kao primjer za preostale korake.

Planiranje

U ovom koraku se definiraju sve specifične ciljeve – aktivnosti, rokovi, odgovorne strane, proračun i planovi za nepredviđene situacije – kontrola kvalitete tijekom razvoja aktivnosti, upravljanje rizicima i rješenja (unutarnji i vanjski čimbenici koji mogu utjecati na dovršetak aktivnosti).

Važno: završetak aktivnosti ne znači postizanje cilja, već ispunjenje svih uvjeta za to, kako bi se cilj na kraju postigao.

Specifični cilj 1: Smanjenje troškova najma vozila za 20% u 2018. u usporedbi s iznosom potrošenim u 2017. Područja: Komercijalno i održavanje. Rok: 31.12.2018. Očekivana korist: ušteda od 1.000,00 R$ (20% iznosa potrošenog u 2017.).

Aktivnost 1: istraživanje 3 dobavljača. Odgovoran: Jorge Cardoso (Administracija). Rok: 5. ožujka 2018. Proračun: nije primjenjivo.

Aktivnost 2: analiza obavljenih putovanja. Odgovoran: Celso Furtado (komercijalno). Rok: 5. ožujka 2018. Proračun: nije primjenjivo.

Izvršenje

U ovom koraku planirane akcije se provode u praksi. Važno je točno kontrolirati sredstva dodijeljena za provedbu aktivnosti, jer će svako odstupanje rezultirati dodatnim troškovima .

Praćenje

Ovdje svaku aktivnost detaljno prati voditelj troškova i njegov tim kako bi se osiguralo da se ne dogode događaji koji ometaju izvršenje ili uzrokuju nepredviđene poremećaje . Registar rizika , spomenut u Planiranju, ključan je kako bi se rizici otkrili u tom koraku (predvidjeli) i bolje razumjeli u ovom koraku. Osoba odgovorna za aktivnost mora odmah prijaviti svaki događaj koji bi mogao ugroziti njezino ispunjenje, pa čak i prilagoditi nešto što omogućuje njezin nastavak i postizanje.

Zatvaranje

Ovo je vrijeme za konsolidaciju rezultata, njihovu pojedinačnu evaluaciju, razumijevanje jesu li postignuti specifični i glavni ciljevi, utvrđivanje razloga (rizika) koji su spriječili postizanje i nisu se mogli ukloniti te popis naučenih lekcija za sljedeći Akcijski plan.

Bez sumnje, Akcijski plan je izuzetno važan za postizanje svih poslovnih ciljeva.

To je saveznik koji pokazuje da se ciljevi mogu postići na organiziran i kontroliran način.

U biti je to jednostavan zadatak, ali složen u izvedbi, a partnerstvo specijalizirane konzultantske tvrtke za smanjenje troškova , poput ERA Group , može uvelike utjecati na uspjeh ovog pothvata.

ERA ima iskusne i kvalificirane stručnjake koji će vašoj tvrtki pružiti punu podršku u implementaciji upravljanja troškovima.