U prvom dijelu serije raspravljali smo o tome kako možemo postati nezdravo ovisni o svom dobavljaču i, prije svega, koje probleme to može uzrokovati našoj tvrtki.
Danas ćemo pogledati što možemo učiniti kako bismo izbjegli takvu ovisnost.
1. Zadržati vlasništvo nad znanjem o procesima i sustavima te planovima za njihov razvoj
Ako odlučite da se ne želite brinuti o IT-u i dajete općenite upute svom IT dobavljaču, na najboljem ste putu prema ovisnosti. Ono što vas može iznenaditi jest da ovaj pristup često uzrokuje probleme samom dobavljaču, jer se nakon nekog vremena klijentovi zahtjevi počinju preklapati i zapetljati, a ispunjavanje novih zahtjeva postaje glavni problem za dobavljača.
Za tvrtku koja želi ostati konkurentna važno je IT promatrati kao alat za podršku, poboljšanje i mjerenje svojih procesa. Nije teško shvatiti kako to učiniti jer danas imamo dovoljno metodologija i standarda koji nam omogućuju pregled procesa i učinkovito planiranje:
- Arhitektura poduzeća – način opisivanja ciljeva organizacije; načini na koje se ti ciljevi postižu putem poslovnih procesa; i kako se ti procesi mogu podržati tehnologijom. Za više informacija pogledajte članak "Nemojte se zaglaviti" u lošoj arhitekturi poduzeća. Dva najpoznatija pristupa arhitekturi poduzeća mogu se pronaći na web stranicama The Open Group i Zachmann .
- Opis procesa – najpoznatije i najčešće korištene standarde kreirala je Open Management Group (www.omg.org). Opisivanje procesa prema BPMN (Business Process Model and Notation) specifikaciji omogućuje upravi tvrtke jednostavno čitanje i bilježenje procesa koji se odvijaju u njihovoj tvrtki.
- Korisnička dokumentacija – ovo ne mora biti dokument koji je napisao dobavljač i stavio u ladicu da skuplja prašinu. Dobar pristup je snimanje videozapisa koji korisnicima pokazuju kako koristiti aplikaciju u svakodnevnom radu; time se pojednostavljuje podrška za proizvod i obuka za nove korisnike. Videi često traju samo nekoliko minuta i opisuju sve što trebate znati za učinkovito korištenje sustava. Na primjer, pogledajte vodič za korištenje Yammera u istraživačkom projektu ili vodič kako naručiti robu iz online trgovine .
Sve standarde i metodologije prati sveobuhvatna dokumentacija i studijski materijali koji detaljno opisuju svako područje. Po mom iskustvu, isplati se angažirati stručnjaka koji će odabrati dijelove metodologije koji su prikladni za određenu tvrtku.
Ako svoje znanje obradite u standardiziranom obliku, ne samo da ćete imati alat za raspravu o temama koje vode do poboljšanja tvrtke, već ćete steći i sigurnost da ćete pronaći zajednički jezik s velikom većinom svojih trenutnih i potencijalnih dobavljača.
Ako želite nešto promijeniti u svojim procesima i protoku informacija, počnite s promjenama u organizaciji rada, bilo na razini modela ili kroz pilot eksperiment – testirajte hoće li promjena donijeti očekivane koristi. Zatim izračunajte koristi promjene i troškove njezine provedbe. Ako je sve kako treba, počnite modificirati sustave, a ako ne, možete bez problema zaustaviti akciju. Kada to u potpunosti povjerite vanjskom dobavljaču, malo tko ima hrabrosti zaustaviti projekt u koji smo već uložili resurse.
2. Podaci moraju biti vaši pod svim okolnostima
Podaci su pohranjeni kod našeg dobavljača; sada smo se posvađali s njima i rekli su nam da su podaci njihovi... Nažalost, ova situacija nije toliko neobična koliko biste mogli pomisliti. Ne događa se često s dobavljačima usluga u oblaku i hostinga; kako ljudi često pretpostavljaju; ali najčešće s prilagođeno razvijenim sustavima; gdje se podaci pohranjuju unutar crne kutije koju u potpunosti kontrolira dobavljač.
Ovo je tradicionalni način držanja kupca pod kontrolom dobavljača. Problem se općenito može riješiti na dva načina – izravnom kontrolom podataka ili osiguravanjem pouzdanog načina njihovog dobivanja u upotrebljivom formatu.
Na primjer; usluga za upravljanje e-mail kontaktima koje dobivamo registracijom na web stranici našeg dobavljača. Prvi pristup je osigurati da se podaci repliciraju u našim vlastitim sustavima; a drugi je redovito preuzimanje informacija pohranjenih u sustavima dobavljača i njihovo pohranjivanje kod nas za "za svaki slučaj".
Čak i u našem vlastitom sustavu; gdje je pohrana podataka dobro dokumentirana; metodologija izvoza podataka u standardnu tablicu; bazu podataka ili XML može uvelike olakšati integraciju novog sustava. Važno je uspostaviti postupke za izdvajanje podataka; provjeru da je izvoz funkcionalan; i da je format dobro dokumentiran; jer kritični trenutak kada trebamo dohvatiti podatke upravo je najgori trenutak za otkrivanje da izvoz ne radi ili da su savršeno izvezeni podaci kodirani u formatu s kojim ne možemo raditi.
Gore navedene zahtjeve treba provjeriti prilikom prihvaćanja bilo kakve nove funkcionalnosti ili promjena sustava od dobavljača.
3. Zadržite prava intelektualnog vlasništva nad aplikacijama
Vlasništvo nad aplikacijama sastoji se od vlasništva nad izvornim kodom ili dizajnom aplikacije. Ako nemamo kontrolu nad izvornim kodom, riskiramo da ćemo, kada želimo promijeniti dobavljača, otkriti da postojeći dobavljač posjeduje kritični dio koda i neće ga biti voljan pružiti besplatno. To možemo izbjeći jasnim definiranjem vlasništva u ugovoru; navodeći da je kod razvijen kao rezultat traženih promjena isključivo naše vlasništvo; ili da su te promjene stvorene pod licencom koja nam omogućuje besplatno korištenje i distribuciju.
Čak i ako smo ugovorno osigurali vlasništvo, to ne znači da će nam dobavljač s kojim ćemo raskinuti ugovor odobriti pristup kodu. Iz tog razloga, vrlo je preporučljivo da se sustav kontrole izvornog koda, wiki i ostali dokumenti pohrane kod treće strane i da partner bude obvezan pohraniti podatke na određenom mjestu i u određeno vrijeme kako bismo imali pristup trenutnim verzijama.
4. Integracija sustava umjesto proširenja funkcionalnosti
API-ji web servisa (Application Programming Interfaces) sada su uobičajena značajka u mnogim komercijalnim i aplikacijama otvorenog koda. To znači da su sve značajke ili funkcije dostupne korisnicima aplikacija dostupne i za korištenje između različitih sustava i aplikacija.
Korištenjem protokola i standarda za definiranje ovog sučelja; ove usluge predstavljaju jedinstveno sredstvo komunikacije i platformu; aplikacija napisana na jednom jeziku ili na jednom operativnom sustavu dostupna je sustavima napisanim na potpuno drugačiji način. Podaci se prenose u zajedničkom formatu; kao što su XML ili JSON; a kodne baze oba sustava ostaju potpuno neovisne.
Danas svaki korisnik može zamisliti kako izgleda integracija sustava. Uostalom, svi koristimo web aplikacije koje su međusobno integrirane - na primjer, Google kalendar s Google kontaktima i Gmailom. Ako odlučimo početi koristiti drugi kalendar umjesto postojećeg, samo ga trebamo povezati s postojećim podacima. Ova metoda promjene sustava nije moguća ako imamo vlastiti sustav koji smo izvorno kupili samo za računovodstvo, a dobavljač nam je postupno razvijao CRM modul, servisni modul itd.
Ista logika vrijedi i za integraciju sa sustavima koje pružatelji usluga u oblaku pružaju kao uslugu (SaaS – Software as a Service). Korištenje web servisa odvaja pojedinačne aplikacije jednu od druge; čineći cijeli sustav fleksibilnijim i transparentnijim. Naprotiv; fiksne veze između različitih modula olakšavaju dobavljaču povećanje naše ovisnosti o njima; povećavaju složenost koda; a fleksibilnost sustava jednaka je najmanje fleksibilnom dijelu.
5. Pokušajte smanjiti modifikacije standardnog sustava
Pokušajte implementirati potreban sustav s minimalnim izmjenama standardne implementacije. Obično niste prvi kupac dobavljača. Pokušajte maksimalno iskoristiti iskustvo dobavljača s drugim klijentima tijekom implementacije. Vjerojatno ćete se iznenaditi koliko se neki procesi mogu učinkovitije implementirati ili da će određeni podaci koje smo prethodno previdjeli postati naša konkurentska prednost.
Ako su potrebne veće promjene u funkcionalnosti aplikacije, to može značajno zakomplicirati prijelaz na nove verzije u budućnosti, a svaki prijelaz bit će izazovan u smislu razvoja i implementacije.
6. Koristite više dobavljača
Pokušajte sami upravljati cijelim dizajnom, razvojem, implementacijom i radom sustava i nemojte to prepuštati dobavljaču. Dobra je ideja odvojiti poslovne analitičare od programera; na primjer. Dobra je ideja da sustav testiraju testeri koji su izvan razvojnog tima. Oni će posao obavljati učinkovitije; a vjerojatnost da ćete dobiti besprijekoran proizvod je puno veća. Ako je za rad odgovorna neka druga strana (npr. pružatelj usluga u oblaku); pobrinite se da će potaknuti programere da isporuče proizvod koji minimizira probleme s radom sustava.
7. U ugovoru navedite postupak raskida; uključujući kazne za dobavljača
Kako je u ugovoru specificiran prekid suradnje? Otkazni rok od tri mjeseca; nakon čega prestajete plaćati, a dobavljač prestaje pružati podršku? To je krajnje nedovoljno.
Potrebno je navesti koju dokumentaciju i u kojoj kvaliteti dobavljač mora dostaviti vama ili izravno novom dobavljaču tijekom otkaznog roka. Ako ste osigurali prava intelektualnog vlasništva na dizajn, izvorni kod i ostale dijelove dokumentacije navedene u točki 3, tim bolje. Prilikom sklapanja ugovora s dobavljačem dobro je provjeriti s tvrtkama koje su zauzele 2. i 3. mjesto što će im trebati ako žele preuzeti razvoj i održavanje od pobjednika.
8. Obavijestite dobavljače o budućim razvojnim planovima
Radite na dugoročnom partnerstvu sa svojim dobavljačima. Ako redovito s njima raspravljate o svojim razvojnim planovima i strateškim pitanjima, a ne samo o trenutnim promjenama u funkcionalnosti, dobavljač može predložiti sustav koji će stvoriti stabilnu, učinkovitu i isplativu arhitekturu, ne samo za vaše trenutne zahtjeve, već i za buduće zahtjeve. Za razjašnjenje svojih zahtjeva možete koristiti, na primjer, MuSCoW metodu koja zahtjeve dijeli u sljedeće kategorije:
- Mora imati – mora imati
- Trebao/la sam – trebao/la sam
- Moglo je biti – bilo bi lijepo imati
- Neću imati ovaj put – ne mora imati u ovom trenutku
9. Prikupite ideje i mišljenja od drugih stranaka
Nemojte se zaglaviti na jednom mjestu; pratite trendove; tražite najbolje pristupe i prakse; i pratite sve. Unajmite tvrtku da dobijete treće mišljenje – oni će procijeniti vaše odluke i s tehničke i s strateške perspektive. Ne mora biti skupo. A takve konzultacije se isplate jer će vam pomoći da izbjegnete pogreške. Iz vlastitog iskustva znam za slučaj u kojem je dobavljač prisilio kupca da uloži nekoliko milijuna kruna u rješavanje problema koji je sam uzrokovao; a konzultant je utvrdio da ulaganje uopće neće riješiti problem jer je problem ležao negdje drugdje.
Konzultant vam može pomoći u definiranju strategije; stvaranju potražnje; procjeni opcija; i sagledavanju stvari iz neočekivanog kuta. Također vam može pomoći u reviziji vaših dobavljača i osiguranju najboljeg mogućeg ishoda za vas. Konzultant bi uvijek trebao imati na umu da želite biti neovisni o određenom dobavljaču i da prepoznajete vrijednost svog znanja kao konkurentsku prednost.
Pravi izbor dobavljača odnosi se na upravljanje rizicima
Vjerujem da nakon čitanja ovog članka imate jasniju ideju o tome kako pretvoriti svoje dobavljače u partnere u vašem uspjehu, a ne postati njihovi vazali. Sprečavanje neugodnih situacija odnosi se na dosljedno upravljanje rizicima i odabir rješenja koja uravnotežuju trenutne zahtjeve s budućom fleksibilnošću. Pridržavajući se gore navedenih načela, osigurat ćete pravi izbor dobavljača i novih sustava.
