Iz prethodnih članaka znamo ne samo kako ući u nezdravu ovisnost o IT dobavljačima i koje nam to probleme uzrokuje, već i kako izbjeći takvu ovisnost . Ali što učiniti ako ste već u ovoj situaciji i trebate se izvući? Možete saznati u posljednjem dijelu ove serije od tri dijela.
1. Pregledajte svoj ugovor s dobavljačem
Ugovor je temeljni dokument koji postavlja granice unutar kojih ćemo djelovati. Provjerite valjanost ugovora i uvjete pod kojima možete raskinuti suradnju. Posebno je važno provjeriti kako su definirani postupci primopredaje sustava, usluga i dokumentacije. Pažljivo razmotrite bi li bilo povoljnije prvo se dogovoriti o izmjeni ugovora; kako bi uvjeti bili pošteni za obje strane. Dobavljač će biti spreman na ustupke kako bi vas zadržao kao kupca.
Imajte na umu da je za primopredaju između starog i novog dobavljača potrebno određeno vremensko razdoblje. Predložite postupak za organizaciju primopredaje; koje korake treba poduzeti i u kojem vremenskom okviru.
2. Pojasnite zašto želite promijeniti dobavljača
Glavno je da vaše poslovanje nastavi funkcionirati nakon promjene dobavljača. Jasno opišite zašto želite promijeniti dobavljača i koje rizike ta promjena nosi. Dodavanje koristi i troškova na popis stavki učinit će vašu odluku jasnijom.
Ako dobavljač ne ispunjava vaše zahtjeve, saznajte zašto. Je li to zato što ne možete dati jasne upute? Mijenjate li svoje zahtjeve nesustavno? Ako utvrdite da je vaša organizacija uvelike kriva za probleme, tada promjena dobavljača neće riješiti problem. Samo ćete prenijeti problem s jednog dobavljača na drugog.
3. Izradite detaljan popis IT imovine
Popis mora uključivati hardver; mrežnu topologiju; softver; i sve aplikacije koje podržavaju vaše poslovanje. Morate biti sigurni da točno znate što prenosite. Postoje li dijelovi koji nisu pod vašom kontrolom i ne možete izvesti svoje podatke; na primjer?
Nema ništa gore nego zaboraviti komponentu tijekom primopredaje, a zatim nemati prava pristupa njoj; na primjer.
4. Provjerite svoje znanje svih pristupnih podataka
Kao dio svog programa upravljanja rizicima, svaka tvrtka trebala bi pohraniti sve podatke o pristupu svojim sustavima i više u sigurnoj, zatvorenoj omotnici, na primjer. Dobra je ideja barem jednom godišnje provjeriti jesu li ti podaci funkcionalni i potpuni. Više se puta dogodilo da nakon odlaska administratora ili zaposlenika dobavljača nitko nije mogao pristupiti određenom sustavu.
5. Imenujte osobu odgovornu za tranziciju
Kako bi se osigurala nesmetana tranzicija, preporučujem imenovanje određene osobe koja će biti odgovorna za tranziciju. Ili ta osoba ili njezini podređeni u timu moraju biti sposobni planirati tranziciju i osigurati da se plan tranzicije slijedi. Ova jedina točka je rješavanje problema i sprječavanje nesporazuma, a nitko ne bi trebao imati pravo zaobići ih.
6. Napravite sigurnosnu kopiju podataka
Fizički provjerite imate li sigurnosne kopije svih svojih podataka i, što je najvažnije, možete li ih izdvojiti i koristiti u slučaju problema. Sigurnosna kopija kod koje ne znate strukturu podataka i ne možete je koristiti je, naravno, beskorisna.
7. Pazite na zabranu zapošljavanja dobavljačevih stručnjaka
Većina dobavljača ima strogu zabranu zapošljavanja svojih zaposlenika kod klijenta u svojim ugovorima. Dok je u prošlosti bilo uobičajeno da kupci prevare zaposlenike koji su bili uključeni u razvoj ili administraciju njihovih sustava, danas su te prakse obično vrlo dobro pokrivene ugovorima. Štoviše, uštede troškova često se obijaju o glavu smanjenjem zamjenjivosti i dovode do povećanih operativnih rizika.
8. Pazite na moguće prekide u proizvodnji tijekom prijelaznog razdoblja
U veljači 2018. lanac restorana brze hrane KFC morao je zatvoriti 900 restorana u Ujedinjenom Kraljevstvu jer nisu imali piletine. Više od tjedan dana nije bilo moguće dostaviti piletinu. Prekid je uzrokovan promjenom logističkog partnera u DHL u studenom 2017. Koliko su uštedjeli na logistici i koliko ih je koštao taj prekid?
Čak i uz najbolje planiranje mogu se pojaviti problemi; i potrebno je uzeti u obzir tu mogućnost i pripremiti planove za nepredviđene situacije za vraćanje u prethodno stanje.
Promjena IT dobavljača nije jednostavna stvar; i morate dobro razmisliti kada to učiniti. Nadam se da vam je ovaj članak dao osnovnu ideju o tome kako planirati i provesti takvu promjenu.
