U našem prošlom biltenu raspravljali smo o važnosti „poznavanja vlastitih brojki“ – temelju učinkovitog upravljanja troškovima. No za mnoge organizacije pretvaranje te ideje u djelo predstavlja pravi izazov. Jedna od najvećih prepreka? Jednostavno pretvaranje podataka u upotrebljiv format – nešto što možete analizirati i pretvoriti u korisne, stvarne uvide.
Po mom iskustvu, najvrjedniji podaci često dolaze s računa. Sadrže detaljne opise kupnji, brojeve artikala i uvide na razini transakcija koji su neizostavni za analizu troškova. Kvaka? Većina tih podataka zaključana je u PDF datotekama.
Za mnoge moje klijente to znači da redovito prikupljam i izdvajam podatke iz hrpa PDF računa, uglavnom tromjesečno.
Za nove projekte gdje pokušavamo dobiti početni uvid u troškove, često se tisuće PDF računa pretvaraju u konsolidirani digitalni format.
Nije idealno, ali je to mjesto gdje se nalaze najpraktičniji uvidi. Podaci o narudžbenicama (PO) također mogu pomoći - ali često su neujednačeni ili nepotpuni i obično zahtijevaju dosta čišćenja prije nego što postanu korisni.
Gdje početi? Počnite sa svojim dobavljačima
Ako niste sigurni odakle početi, počnite sa svojim najvećim dobavljačima. Mnogi mogu pružiti konsolidirano preuzimanje vaših transakcija u Excel ili CSV formatu - i to je prava pobjeda. S manjim dobavljačima možda nemate tu mogućnost, ali uvijek se isplati pitati. Iznenadili biste se što mogu ponuditi kada se to od vas zatraži.
Uz to, u otprilike 90% projekata na kojima radim, na kraju smo se ipak morali vratiti na PDF podatke s računa. To je više posla unaprijed, ali dugoročno se trud isplati.
Alat koji mijenja pravila igre: Docparser
Prije nekoliko godina suočio sam se s istim izazovom: hrpe PDF računa i nijedan jednostavan način za izdvajanje podataka. Pokušao sam outsourcing zadatka, ali obično na kraju potrošim više vremena popravljajući rezultate nego što mi je to uštedjelo.
Tada mi je kolega predložio da isprobam Docparser , alat koji izdvaja strukturirane podatke iz PDF-ova (i drugih formata). Nije nipošto savršen, ali je moćan - posebno s elektroničkim PDF-ovima i dosljednim izgledima računa. Najbolje od svega je što je njihov tim za podršku stvarno susretljiv i uslužan, a u mom slučaju obično dobijem odgovor preko noći.
Nakon što su pravila postavljena za određenog klijenta, potrebno je samo učitati dokumente, a izdvajanje je završeno za 5 minuta. Nakon postavljanja, 300-400 računa se može izvući za samo nekoliko minuta. Za mene je to ogroman porast produktivnosti - i prava prekretnica za svakoga tko se bavi velikim količinama dokumenata iz kojih treba dobiti određene podatke.
Trebate pomoć? Razgovarajmo
Ako su vam podaci zaglavljeni u PDF-ovima ili niste sigurni odakle početi, niste sami - i to nije kraj puta. Postoje alati i strategije koji vam mogu pomoći. Želite li se sami uhvatiti u koštac s tim ili potražiti podršku, uvijek mi je drago popričati s vama ili zasukati rukave i pomoći vam da započnete.
Grant Morrow
Glavni konzultant
+61 415 203 575
