Kako se približavamo drugom tromjesečju, naš fokus prebacuje se na sastavljanje izvješća i podataka za izvještavanje za prvo tromjesečje u različitim sektorima.
U nastavku slijedi pregled ključnih rezultata i aktivnosti iz proteklog mjeseca.
Školska prehrana i praćenje proračuna
Za naše školske klijente; pažnja i pripreme počinju se okretati prema izvješćima o hrani i ugostiteljstvu za prvi kvartal koja pružaju vrijedan uvid u financijske rezultate njihovih kupnji hrane.
Budući da ove škole rade s proračunom za kalendarsku godinu, ovo početno izvješće služi kao ključni prvi uvid u to kako se pridržavaju proračuna, uključujući i najnovije procjene za cijelu godinu. Ovo izvješće pomaže nam prepoznati trendove i ističe područja koja zahtijevaju pozornost.
To je ključni doprinos za upravljanje troškovima.
Tromjesečno izvještavanje za domove za starije osobe (Q30)
Trenutno dovršavamo izvješće za 30. tromjesečje za klijenta iz ustanove za njegu starijih osoba za prezentaciju. Ovo izvješće detaljno opisuje tromjesečne uštede; analizira trendove kupnje; identificira anomalije poput varijacija cijena u odnosu na uvjete ugovora; te daje preporuke i prijedloge za korektivne mjere.
Naše osobne prezentacije ovih izvješća potiču zanimljive dubinske rasprave; pomažu u donošenju strateških odluka i doprinose internom izvještavanju. Unatoč tome što ova izvješća provodimo već 30 tromjesečja, i dalje otkrivamo mogućnosti za uštedu troškova.
Nakon što je izvješće predstavljeno financijskom timu, također odvajamo vrijeme za razgovor s glavnim kuharom i informiramo ga o trenutnom stanju stvari.
Priprema natječajne dokumentacije za dom za starije osobe
Kao odgovor na promjene u dogovorima s dobavljačima, isti dom za starije i nemoćne zatražio je sveobuhvatan pregled tržišta svih kategorija hrane kako bi se utvrdile daljnje potencijalne uštede na troškovima opskrbe hranom. S obzirom na promjenjive tržišne uvjete i vrijeme proteklo od posljednjeg pristupa tržištu, sada je pravo vrijeme za ovaj pregled. Stoga započinjemo s pripremom natječajne dokumentacije koju ćemo poslati odabranim dobavljačima.
Novi projekti kategorije industrijskih potrošnih materijala
Novoangažirani klijent nam je dao zadatak da pronađemo uštede za dvije industrijske kategorije kao dio šire inicijative upravljanja troškovima. Početna točka je pregled njihovih 12-mjesečnih podataka glavne knjige kako bi se identificirali svi relevantni dobavljači - vježba koja nudi neke prilično zanimljive uvide na visokoj razini kao početnu točku.
S više od 300 uključenih dobavljača, proces prikupljanja podataka bit će opsežan; zahtijevat će izdvajanje ključnih detalja iz ogromnog broja PDF računa, prvo u Excel, a zatim u Power BI. Unatoč zastrašujućem opterećenju, ova početna točka je ključna za osiguranje sveobuhvatne analize troškova.
Važnost praćenja u upravljanju troškovima
Vraćajući se na fazu praćenja koja je činila većinu posla u proteklom mjesecu; ova faza projekta je jednako važna - ako ne i važnija - od faze analize i natječaja. Ovdje osiguravamo da sav prethodno obavljeni naporan rad urodi plodom i bude održiv. U ERA Grupi faza praćenja traje do 3 godine. To je također mjesto gdje dodatni uvidi i bilo kakva usporedba zaista počinju dolaziti do izražaja.
Vraćajući se na fazu praćenja koja je činila glavninu posla u proteklom mjesecu; faza praćenja projekta je jednako važna - ako ne i važnija - od faze analize i natječaja.
Kontinuiranim praćenjem osigurava se da klijenti dobivaju dogovorene cijene i usluge, a istovremeno se rješavaju svi problemi koji se mogu pojaviti između klijenta i dobavljača. Neki primjeri problema koji su se pojavili u prošlosti su:
- Dobavljač je prenio netočnu datoteku s cijenama koja je uočena tek tijekom tromjesečnog pregleda; što je inače moglo proći nezapaženo.
- Ugovorene stavke nenamjerno su ispuštene iz košarice ugovornih stavki i naplaćene po znatno višim neugovornim cijenama; što je s vremenom dovelo do značajnih preplata.
Greške se događaju unatoč najboljim namjerama svih strana.
Struktura naknada temeljena na učinku ERA Grupe
Također se tijekom ove faze tromjesečnog izvještavanja određuje stvarna naknada ERA Grupe. Dok se na početku projekta struktura naknade dogovara kao postotak uštede, stvarna plaćanja počinju se izračunavati na temelju stvarnih ušteda izračunatih tijekom tromjesečnog razdoblja izvještavanja.
Za razliku od tradicionalnih savjetodavnih modela, naš pristup uključuje plaćanja raspoređena tijekom trajanja projekta. To osigurava minimalan utjecaj na novčani tok klijenta, a istovremeno se projekt samostalno financira ostvarenim uštedama. Naravno, ako nema ušteda, nema ni naknada i projekt nikada ne dođe do ove faze.
Radujem se dijeljenju daljnjih ažuriranja kako budemo napredovali u prikupljanju podataka, analizi, provedbi i fazama praćenja u nadolazećim mjesecima.
