Siječanj-veljača je uvijek bila zauzeta, a ova godina nije bila iznimka. Usko surađujemo s dva dugogodišnja klijenta internata , pomažući im da se snađu u operativnim troškovima i otkriju nove mogućnosti uštede . Njihovim riječima, svaki dolar koji uštede pomaže im da smanje troškove.
Iako ovaj rad ne slijedi nužno tradicionalni proces ERA Grupe , glavni fokus ostaje: povećanje učinkovitosti i poboljšanje financijskih rezultata . Povijesno gledano, ovaj se rad vrtio oko hrane i cateringa u njihovim internatima , ali u posljednjih nekoliko godina obje su tvrtke nastojale proširiti svoj fokus na druga područja, poput kantina, uniformi i uredskog pribora . Kao rezultat toga, veći dio siječnja proveden je zatvarajući 2024. i postavljajući temelje za 2025. godinu.
Ključna područja koja smo isporučili u siječnju
Praćenje troškova obroka : Jedna je škola bila zadovoljna što je u 2024. godini cijena po obroku porasla za manje od 2%, što je zadovoljavajući rezultat s obzirom na trenutne tržišne uvjete. Radilo se o pregledu njihove potrošnje u 2024. godini, traženju dodatnih mogućnosti za njezinu optimizaciju i usporedbi troškova obroka.
Pregled učinkovitosti kantina : Pokazali smo razliku od 40% u potrošnji po učeniku između škola, ističući prilike za poboljšanu kontrolu troškova i/ili povećanje mogućnosti.
Prilagodbe prodaje i cijena : Pregledali smo cijene i trendove prodaje u kantinama kako bismo osigurali usklađenost s njihovim proračunskim planovima za 2025. godinu, a istovremeno smo identificirali mogućnosti za uštede (i da, bilo ih je).
Postupak natječaja za kategoriju hrane : Ostvarene su uštede od 9% na prethodno neugovorenoj kategoriji, što je dodatak na uštede od 21% nedavno osigurane na drugoj kategoriji hrane.
Analiza upotrebe papira za kopiranje : Jedan od značajnijih pojedinačnih troškova škole. Usporedbom s brojem učenika otkrili smo da je potrošnja papira po učeniku ostala stabilna na ~1,25 rizmi po učeniku godišnje, što znači da je povećana potrošnja koju smo vidjeli 2024. godine posljedica rasta upisanih učenika, a ne povećanja cijena kako se pretpostavljalo (cijene su pale). S obzirom na prelazak na digitalno učenje i korištenje računala, očekivali smo pad upotrebe papira, ali čini se da podaci sugeriraju drugačije.
Trendovi u uniformama: Iako je jedna od škola općenito bila zadovoljna učinkom svoje trgovine uniformama, željela je dublju analizu obrazaca kupnje. Jedan nalaz pokazao je da učenici sada u prosjeku kupuju 1,5 košulja godišnje, u odnosu na 1 godišnje prije samo četiri godine, a ukupan broj kupljenih artikala po učeniku povećao se za 50% od prije COVID-a. Također smo pokazali da je vodeći dobavljač prošle godine povećao cijene za ~5%.
Ovu vježbu provodimo tromjesečno kako bi škole znale kako prate proračun. Sva odstupanja se objašnjavaju i po potrebi se poduzimaju korektivne mjere. Jednostavni i mali uvidi poput ovih pomažu tim školama da usavrše upravljanje zalihama, optimiziraju troškove i poboljšaju svoje proračune.
Rastuća potražnja za benchmarkingom
Benchmarking postaje sve važniji alat za internu analizu i usporedbu s drugim školama za škole i tvrtke . Tijekom proteklih sedam godina rada s tim školama, benchmarking se razvio od „nemamo podatke“ do ključnog alata za donošenje odluka .
Primjer kako jedna škola koristi analizu je slučaj korištenja papira. Nakon što smo utvrdili da je korištenje papira bilo protivno očekivanjima, škola je mogla brzo prepoznati gdje leži problem i poduzeti neke korektivne korake.
Ove škole pitaju:
„Kako se snalazimo? Gdje se možemo poboljšati? I gdje već dobro radimo?“
Korištenje broja studenata omogućilo nam je analizu trendova potrošnje u ključnim kategorijama kako bismo dobili dublji uvid . Neki od naših podataka sada datiraju iz 2017. godine, prije COVID-a , i nude vrijednu dugoročnu perspektivu.
Želja za usporedbom s kolegama i dubljom analizom podataka raste kako škole prepoznaju financijske uloge . A kako me obje škole stalno podsjećaju, u pitanju je popriličan ulog.
Ako ste zainteresirani za benchmarking ili upravljanje troškovima u svojoj školi ili organizaciji, rado bih razgovarao/la i vidio/la što je moguće.
Rado ću prezentirati pred upravnim odborima ili višim menadžmentom ako im to pomogne da shvate priliku. Ovo je previše važno da bi se ignoriralo ili previdjelo.
