Odgovor je najvjerojatnije da; a evo i zašto:
Problem se često previđa ili stavlja u pretešku košaricu kada su u pitanju repni troškovi. Detaljan pregled svakog troška čini se preteškim ili dugotrajnim. Možda nemate resurse ili vrijeme ili smatrate da to nije strateški potez. To su neki od razloga ili izgovora koje čujem od financijskih direktora i direktora financija; iako većina priznaje da je to područje s potencijalom za uštede. Kažu mi da bi trebali nešto poduzeti po tom pitanju; ali su zauzeti. To je za mene izvor frustracije jer toliko naporno rade kako bi zaradili novac, dok bi brza provjera zdravog razuma mogla dodati tisuće poslovnoj dobiti bez potrebe za prekovremenim radom.
Ovo je prvi dio dvodijelne serije u kojoj objašnjavam što je repna potrošnja i kako se može analizirati i minimizirati bez gubljenja sati vašeg tima.
Što je repna potrošnja?
Repni troškovi definirani su drugačije u svakoj organizaciji; ali najčešća definicija je korištenje pravila 80/20 (Paretovo pravilo); kao što je prikazano na dijagramu 1.
Pojam se odnosi na donjih 20% potrošnje koju općenito osigurava 80% dobavljača. Preostala potrošnja obično se smatra nabavom niske vrijednosti jer čini samo mali dio (20%) ukupne potrošnje. U većini tvrtki to se može nazvati „nereguliranom potrošnjom“ ili „nestrateškom“ potrošnjom.
Troškovi s repom, također poznati kao 'nekonvencionalni' ili 'prevarantski' troškovi. I doista uzrokuju probleme!
Dijagram 1. Troškovi na kraju razdoblja. Izvor: ERA Grupa
Tisuće operativnog potrošnog materijala i SKU-ova mogu spadati u kategoriju s najnižim troškovima; uključujući OZO; ambalažu; potrepštine za dostavu i skladištenje; potrepštine za čišćenje i sanitaciju; industrijske plinove i uredski pribor. Popis je beskonačan. Može biti prilično velik i zastrašujući popis. Troškovi koje stvaraju sami po sebi su minimalni, ali dopustite mi da vam kažem: zbrajaju se!
Općenito, unutar organizacije postoji malo razumijevanja o tome koliko je novca uključeno u administrativne troškove, a još manje znanja o njihovom učinkovitom upravljanju. To često dovodi do toga da tvrtke godišnje zaborave tisuće, a u nekim slučajevima i stotine tisuća dolara. To je novac koji nesvjesno i nepotrebno plaćaju dobavljačima, a mogao bi se bolje iskoristiti.
Izazov s preostalim troškovima je dvostruk; prvo; morate utvrditi koje kategorije pretjeruju u smislu troškova. Zatim; morate shvatiti kako nadoknaditi uštede.
Koliko novca propuštaš?
Iako se preostali izdaci smatraju malima u odnosu na ukupne troškove, to je također nešto gdje se mogu ostvariti značajne uštede. Taj novac može ići izravno u konačni rezultat ili se koristiti za financiranje novog projekta ili broja zaposlenih.
Nakon mnogo godina rada na smanjenju troškova, primijetio sam da uštede od upravljanja preostalim troškovima mogu biti u rasponu od 10% - 15% u prvoj godini. Međutim, moje iskustvo je pokazalo da određene pojedinačne kategorije mogu ostvariti uštede do 40% kada se dobro upravljaju.
Ove potencijalne uštede često se zanemaruju kao interni izvor sredstava zbog niskog očekivanja povrata, nedostatka vidljivosti, nedostatka internih resursa i nedostatka odgovarajućih referentnih podataka.
Ako imate minimalnu potrošnju od milijun dolara; ušteda od 10% je 100.000 dolara. Zamislite da taj novac možete povratiti za nekoliko mjeseci bez otkazivanja ugovora s dobavljačima ili otpuštanja ljudi. To je prilično dobar osjećaj.
Učinkovitost pozadinskog ureda je drugi rezultat procjene troškova i poduzetih mjera za rješavanje bilo kakvih problema. Kao rezultat procesa, dobivate glatkiji proces računovodstva i manje zbrke, što može uštedjeti vrijeme i resurse.
Pregledavanje vaših repnih troškova: gdje početi?
Pomisao na preuzimanje preostalih troškova može biti zastrašujuća; a tvrtke često nemaju resurse za rješavanje desetaka tisuća transakcija koje obično nisu u ispravnom formatu za jednostavnu analizu.
Morate negdje početi i imati na umu da postoje treće strane koje vam mogu pomoći u tome ili čak to učiniti umjesto vas.
Prvi korak je pronaći i identificirati krajnje troškove vaše tvrtke. To će se vjerojatno razlikovati od tvrtke do tvrtke; stoga je to vrijedan proces. Kao što je ranije spomenuto, Pareto pravilo je najjednostavniji način da se to definira.
Nakon što je svima jasno što se tiče preostalih troškova, potrebno je prikupiti podatke za analizu. Kada pomažem klijentima, često mi daju hrpu PDF dokumenata ili računa koje zatim pretvaram u digitalni format.
Nakon što su podaci u ispravnom stanju za analizu te su standardizirani i očišćeni, analiza će otkriti gdje se troši i tko su dobavljači. Postoji i softver koji olakšava i ubrzava ovaj proces kako biste mogli odrediti načine za uštedu u kratkom vremenskom razdoblju.
Na kraju krajeva, želimo razumjeti "tko i što" čini vašu potrošnju. Tada možemo nešto poduzeti po tom pitanju.
Nakon što saznamo gdje dolazi do prekomjerne potrošnje i tko stoji iza toga (može se raditi o pogrešci u određivanju cijena ili o tome da netko troši bez ovlaštenja za to), pomažemo shvatiti što učiniti u vezi s tim.
Neki softverski alati poput ERA-inog SpendVue™-a pružit će rukovoditeljima na najvišoj razini detaljne informacije o potrošnji njihove organizacije, uključujući i kratkoročnu potrošnju. Uz pomoć ovog alata, certificirani analitičari duboko istražuju financijske podatke i primjenjuju ERA-ine vlasničke industrijske referentne vrijednosti kako bi identificirali anomalije u potrošnji. Rezultat je skup jasnih, neposrednih i praktičnih uvida dostupnih u lako razumljivom formatu. Vaš savjetnik će zatim s vama surađivati kako bi identificirao put do poboljšanja novčanog toka koji najbolje odgovara potrebama vaše organizacije. Kratki video o SpendVue ™-u možete pogledati na sljedećoj poveznici https://vimeo.com/680583659 .
U 2. dijelu ove serije, pozabavit ćemo se time što možete učiniti sa svojim preostalim troškovima nakon što bolje shvatite od čega se oni sastoje.
Ako želite saznati više o upravljanju svojim preostalim troškovima, obratite se Grantu Morrowu .
Grant Morrow je glavni konzultant u ERA Grupi i certificirani savjetnik SpendVue-a. Ima preko 30 godina praktičnog iskustva u radu s malim i srednjim poduzećima kako bi utvrdio gdje prekomjerno troše i razvio strategije za bolje upravljanje troškovima.
