U prvom dijelu knjige " Košta li vam krajnja potrošnja novaca u poslovanju? " opisali smo osnovne korake potrebne za pretvaranje podataka o krajnjoj potrošnji u format koji vam omogućuje razumijevanje sastava potrošnje i pronalaženje načina za izvlačenje vrijednosti uštede iz nje. U ovom drugom dijelu objašnjavam što učiniti. Ali, naravno, nitko ne želi raditi sav ovaj posao uzalud.
Do sada bismo trebali razumjeti "tko i što"; što znači da sada možemo početi nešto poduzeti po tom pitanju.
Što učiniti po tom pitanju?
Preporučio bih pristup obradi podataka po dijelovima ili u fragmentima. Da, vjerojatno će ukupno trajati dulje, ali bit će izvedivo i imat će veće šanse za uspjeh.
Započnite identificiranjem onih kategorija unutar repne potrošnje koje su općenito veći volumen; artikli veće vrijednosti i mogu se grupirati. Alternativno, grupirajte kupnje po sličnim dobavljačima. U ove veće "kašine" vrijedi uložiti vrijeme i trud. Međutim, iako je primamljivo krenuti na sve odjednom, dodatni resursi i vrijeme potrebno za osoblje vjerojatno će to učiniti nezgrapnim.
- Nakon što definiramo "kante" s elementima, postoji nekoliko opcija za njihovo upravljanje:
- Kategorije; na primjer; uredski pribor; telekomunikacije; ispis itd.; mogu same po sebi imati dovoljno veliku vrijednost da se plasiraju na tržište u konkurentnom postupku nadmetanja i da se te stavke stave pod upravljanje ugovorima (pisat ću o konkurentnim natječajima u drugom članku za one koji su zainteresirani). Ovakav pristup ima potencijal za ostvarivanje ozbiljnih ušteda i; vrlo vjerojatno; konsolidaciju dobavljača.
- U drugim situacijama, moguće je da već imate postojećeg dobavljača preko kojeg možete kupiti te stavke preostale potrošnje. Zatim možete isključiti "ostale" dobavljače i ponovno staviti potrošnju pod upravljanje ugovora.
Oba gore navedena pristupa mogu smanjiti broj dobavljača i osigurati učinkovitost pozadinskog ureda bez obzira na uštede.
Kada nismo pronašli nikakav proces za naručivanje uredskog materijala, nedavno sam imao klijenta koji je uveo proces s iznimnim rezultatima. U ovom slučaju, zaposlenici su sami kupili svoj uredski i tiskani materijal, a zatim su ga tražili povrat putem svojih zahtjeva za povrat troškova. Kao što možete zamisliti, potrošnja i cijene bili su posvuda, a kupnja je doslovno bila izvan kontrole.
U suradnji s tvrtkom, uzeli smo PDF račune, prebacili ih u digitalni format i nakon što smo razumjeli troškove, uspostavili smo proces kojim smo, bez izlaska na tržište (imali neke povijesne podatke o troškovima koji su potkrijepili našu odluku), nominirali određenog dobavljača, imenovali centralnu osobu za nabavu i zatim obavijestili sve zaposlenike da se zahtjevi za naknadu troškova za uredski pribor neće isplaćivati osim ako se kupnja prethodno ne odobri. To je uvelike pridonijelo obuzdavanju troškova i rezultiralo uštedom od gotovo 30% u prvoj godini.
Istina, na početku je bilo nekih nezadovoljnih zaposlenika, ali to se brzo smirilo i sada su svi prihvatili proces, a organizacija nastavlja štedjeti. To je također značilo da je računovodstveni odjel obrađivao samo jednu fakturu mjesečno, a ne više zahtjeva za naknadu troškova.
Danas, u ovom slučaju, nastavljamo pratiti kupnje tromjesečno i poduzimamo korektivne mjere gdje je to potrebno.
Rizici nečinjenja
Organizacije su potencijalno rizične ako ne upravljaju svojim preostalim troškovima. Ostali troškovi su obično neformalni; nenadgledaju se i ne mijenjaju, što ljudima omogućuje donošenje odluka po vlastitom nahođenju s mogućnošću posljedica kao što su:
- Malo ili nimalo brige oko postizanja najbolje cijene (rizik cijena)
- Operativni rizik za poslovanje zbog kupnji koje možda nisu bile odgovarajuće provjerene mogao bi predstavljati rizik za zaposlenike; tvrtku i njihove kupce.
Ako niste nedavno pregledali svoje troškove za preostale troškove, velika je vjerojatnost da plaćate previše i dovodite svoju organizaciju u opasnost. Ako ne znate gdje početi kako biste stavili svoje troškove za preostale troškove pod kontrolu, ERA vam može pomoći da se vratite na pravi put i uštedite znatan novac, a istovremeno pomaže u uspostavljanju procesa potrebnih za upravljanje troškovima za preostale troškove.
Postoje i softverski alati poput ERA-inog SpendVue ™-a koji će rukovoditeljima na najvišoj razini pružiti detaljne informacije o potrošnji njihove organizacije, uključujući i podatke o kratkoročnoj potrošnji. Ovlašteni analitičari duboko istražuju financijske podatke vaše tvrtke i primjenjuju ERA-ine vlastite industrijske kriterije na vašu potrošnju. Rezultat? Jasni, neposredni i praktični uvidi dostupni su u pristupačnom i zanimljivom formatu. Ovlašteni savjetnici ERA-e surađuju s vama kako bi identificirali put do poboljšanja novčanog toka koji najbolje odgovara potrebama vaše organizacije. Kratki video o SpendVue ™-u možete pogledati na sljedećoj poveznici https://vimeo.com/680583659
Ako želite saznati više o upravljanju svojim preostalim troškovima, obratite se tvrtki Grant Morrow .
Grant Morrow je glavni konzultant u ERA Grupi i certificirani savjetnik SpendVuea.
Ima preko 30 godina praktičnog iskustva u radu s malim i srednjim poduzećima kako bi identificirao gdje prekomjerno troše i razvio strategije za bolje upravljanje troškovima.
