U složenim okruženjima gdje je SAP ERP dostupan velikoj i raznolikoj korisničkoj bazi, upravljanje licencama nije trivijalna stvar i s vremenom može dovesti do problema neusklađenosti između stvarne upotrebe različitih SAP modula i onoga što je ugovorno dogovoreno (i plaćeno).
Ovo neusklađivanje može dovesti do dvije različite vrste problema; ovisno o slučaju:
- Korisnička baza aplikacije se s vremenom povećavala; i ako to nije komunicirano SAP-u i pravilno pregovarano, tvrtka plaća manje nego što bi trebala i može biti predmet posebnih revizija od strane SAP-a ili jednog od njegovih partnera; s neugodnim posljedicama u obliku kazni od strane SAP-a.
- S druge strane, ako se stvarna upotreba sustava s vremenom smanjila iz različitih razloga ili ako neki od modula na koje ste pretplaćeni zapravo nikada nisu korišteni, događa se suprotna situacija, tj. tvrtka plaća više nego što bi trebala.
SAP model izračuna licenci ne temelji se samo na nominalnim licencama po korisniku, već je definiran agregatnom metrikom korištenja pod nazivom FUE (ekvivalent pune upotrebe). Korisnici se klasificiraju u nekoliko kategorija ovisno o njihovoj razini interakcije sa sustavom, a neke kategorije su „snažnije“ od drugih: na primjer, korisnik ovlašten za izmjenu izvornog koda pripada moćnijoj klasi od drugog korisnika koji je ovlašten samo za čitanje različitih ponuđenih funkcija; stoga, prvi korisnik očito troši više FUE-a od drugog.
FUE je konceptualno sličan 'valuti' koja izražava opseg djelovanja dodijeljen svakom korisniku; uključujući i kombinaciju višestrukih prava pristupa koja se mogu razlikovati od modula do modula.
To objašnjava izjavu na početku članka; naime, ako se pravilno ne riješi, upravljanje SAP licencama može s vremenom dovesti do značajnog neusklađivanja između stvarne upotrebe i ugovornih uvjeta.
U ovakvoj situaciji, ERA Grupa može pomoći klijentu da redovito analizira status korištenja SAP sustava unutar tvrtke kako bi dobila jasnu i ažurnu sliku situacije.
Drugo; ERA također može ponuditi klijentima podršku koja im je potrebna za bolju organizaciju pregovora sa SAP-om; koji; kao i svi veliki pružatelji softvera; ne odustaje lako od svojih stalnih prihoda; čak ni u slučaju pogrešaka; nudeći tehnološke nadogradnje koje mogu, ali i ne moraju biti zanimljive tvrtki.
Vrlo aktualan primjer je mnogo reklamirana nadogradnja SAP-a na verziju S/4 s HANA bazom podataka (SAP je nedavno najavio da će do kraja 2027. godine prekinuti podršku za sve R/3 ECCS verzije).
Iz tog razloga, osim jasnih i objektivnih podataka, potrebno je pripremiti odgovarajuću strategiju pregovaranja, s jasnim razumijevanjem potreba i strategija vaše tvrtke u smislu razvoja alata.
