S obzirom na to da cijene hrane nastavljaju rasti diljem zemlje, organizacije sve više koriste strategije nabave kao snažnu polugu za kontrolu proračuna - bez ugrožavanja kvalitete obroka koji se dostavljaju studentima.
ERA Grupa dugi niz godina intenzivno surađuje sa školama i ustanovama za starije osobe gdje su pametnije prakse nabave dovele do značajnih ušteda uz poboljšanje operativne učinkovitosti; često šesteroznamenkastih iznosa ušteda.
Bacanje hrane i planiranje jelovnika često privlače pozornost; ali nabava čini razliku. Ne radi se o smanjenju troškova, već o pametnijoj kupnji, boljem pregovaranju i donošenju odluka temeljenih na podacima.
Dva modela; Zajednički pritisci
Organizacije obično posluju prema jednom od dva modela usluživanja hrane: vanjski catering; gdje je angažiran vanjski pružatelj usluga za pružanje obroka; ili interni catering; gdje organizacija zapošljava vlastito kuhinjsko osoblje.
Outsourcing se često smatra jednostavnijom i manje gnjavažnom opcijom; ali upozoravam da i dalje zahtijeva stalan i redoviti nadzor.
Čak i uz prisutnost dobavljača hrane i pića, bitno je pomno pratiti njihov rad. U jednom internatu s kojim surađujemo već 7 godina redovito pregledavamo detaljna izvješća - broj obroka; zalihe na zalihi; otpad - i te podatke unosimo u nadzorne ploče i izvješća koja prate trendove rada i rano upozoravaju na sve probleme.
S druge strane, ugostiteljstvo u kući nudi veću kontrolu, ali može postati daleko složenije, posebno kada se radi o velikom broju dobavljača.
U jednom slučaju, školu podržavamo s više od 26 različitih dobavljača cateringa. Iako smo uspjeli konsolidirati na 20 dobavljača, to je i dalje velik broj. U usporedbi s tim, surađujemo s domom za starije osobe i uspjeli smo to svestiti na samo osam ili devet ključnih dobavljača.
Šest taktika nabave koje donose rezultate
Kako se proračuni stežu, a cijene rastu, ERA Grupa potiče organizacije da usvoje nekoliko praktičnih strategija kako bi izvukle maksimum iz svoje potrošnje na hranu:
- Konsolidacija dobavljača: Suradnja s više dobavljača iz različitih kategorija često dovodi do propuštenih količinskih popusta i povećanih naknada za dostavu. Organizacijama se savjetuje da provjere postojeće dobavljače i razmotre konsolidaciju kako bi postigle bolje cijene i smanjile administrativne troškove. Organizacije često ne iskorištavaju svoju kupovnu moć u potpunosti.
- Sigurni dugoročni ugovori o cijenama: Sklapanje ugovora na 6-12 mjeseci s fiksnim razdobljima određivanja cijena može osigurati stabilnost cijena i poboljšati predviđanja. Ugovori bi trebali jasno definirati očekivanja kao što su ključna područja poput cijene; zaštite cijena; isporuke; očekivanja kvalitete; i politike zamjene.
Praćenje uspješnosti dobavljača:
ERA Grupa preporučuje implementaciju jednostavnih bodovnih kartica; izvješća ili tromjesečnih pregleda za procjenu uspješnosti dobavljača na temelju cijena; točnosti isporuke; i kvalitete usluge. Dugoročne odnose treba redovito preispitivati kako bi se osigurala kontinuirana vrijednost.
Imao sam puno uspjeha koristeći mjerenje performansi. Iako je teško uspoređivati rezultate s drugima osim ako se ne koristi treća strana poput mene, pronašli smo značajne interne kriterije gdje možemo pružiti uvidljiviju mjeru performansi.
Poboljšajte prakse upravljanja zalihama i naručivanja:
Jedna od glavnih poteškoća s kojima smo se suočili je praćenje razine SOH-a. Vanjski ugostitelji trebali bi redovito dostavljati izvješće i stav o SOH-u. Za interne operacije to je malo teže i organizacije često nemaju resurse. Razina SOH-a čini razliku, posebno ako pratite troškove noćenja po danu ili troškove po obroku.
Obučite osoblje o troškovima:
Strategije nabave su učinkovite koliko i ljudi koji ih provode. Organizacije bi trebale ulagati u obuku osoblja odgovornog za naručivanje i primanje; poticati budnost u vezi s anomalijama u cijenama i usklađenost dobavljača.
Grupna kupnja
Grupne sheme kupnje vrlo su nedovoljno iskorištena prilika u obrazovnom i neprofitnom sektoru. Iako većina nas zna da postoje, često se zanemaruju u svakodnevnom planiranju nabave, a mogu biti učinkovit alat.
Osnovna ideja je jednostavna: udruživanjem potražnje s drugim organizacijama, tj. školama, organizacije mogu pristupiti vrstama cijena i uvjeta koji su obično rezervirani za mnogo veće subjekte. Ovi kolektivni aranžmani mogu značajno smanjiti jedinične troškove; pojednostaviti proces natječaja; i smanjiti administrativni teret pronalaženja i upravljanja dobavljačima. Osim uštede troškova; oni također poboljšavaju dosljednost u kvaliteti proizvoda i pružanju usluga; nudeći manjim institucijama snažan način izjednačavanja uvjeta.
Jedina mana grupnih shema kupnje je ta što organizacije prepuštaju dio svoje kontrole grupi; i; to može biti kao tjeranje mačaka da rade pravu stvar; to funkcionira samo ako kolektiv može ispuniti svoje obećanje.
Utjecaj na stvarni svijet
Ove praktične promjene mogu se brzo zbrojiti.
„U jednoj školi primjena ovih načela nabave rezultirala je desecima tisuća godišnjih ušteda - a to je najviše poboljšanje usluge i kvalitete u isto vrijeme; čak i od dugoročnih dobavljača.“
Rastuća potreba za pametnijim sustavima
Kako se ekonomski pritisci nastavljaju, pametna nabava se pojavljuje ne samo kao mjera uštede troškova, već i kao ključna komponenta održive usluge prehrane.
Ako želite više informacija o tome kako pametnija nabava može utjecati na vaše prehrambene usluge, obratite se izravno ERA Group ili Grantu Morrowu na gmorrow@eragroup.com ili 0415 203 575.
Grant Morrow
Glavni konzultant
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
