A medida que nos acercamos al segundo trimestre, nuestra atención se centra en recopilar informes y datos para la presentación de resultados del primer trimestre en diversos sectores.
A continuación se ofrece un resumen de los principales resultados y actividades del último mes.
Comidas escolares y control del presupuesto
Para nuestros clientes del sector educativo, la atención y los preparativos comienzan a centrarse en los informes del primer trimestre sobre alimentación y catering, que ofrecen información valiosa sobre los resultados financieros de sus compras de alimentos.
Dado que estas escuelas funcionan con un presupuesto anual, este informe inicial ofrece una primera visión fundamental de su evolución con respecto al presupuesto, incluidas las últimas estimaciones (LE) para todo el año. Este informe nos ayuda a identificar tendencias y pone de relieve las áreas que requieren atención.
Es un factor fundamental para ayudar a controlar los costes.
Informes trimestrales de centros de atención a personas mayores (Q30)
Actualmente estamos ultimando el informe del tercer trimestre para un cliente del sector de la asistencia a personas mayores, con vistas a su presentación. Este informe detalla los ahorros trimestrales; analiza las tendencias de compra; identifica anomalías, como las variaciones de precios con respecto a las condiciones del contrato; y ofrece recomendaciones y sugerencias para la adopción de medidas correctivas.
Nuestras presentaciones presenciales de estos informes dan lugar a interesantes debates en profundidad, lo que contribuye a la toma de decisiones estratégicas y sirve de base para la elaboración de informes internos. A pesar de llevar ya 30 trimestres elaborando estos informes, seguimos descubriendo oportunidades para reducir costes.
Una vez que se ha presentado el informe al equipo de finanzas, también nos tomamos el tiempo necesario para hablar con el jefe de cocina y ponerlo al corriente de la situación.
Preparación de la documentación para la licitación de un centro de atención a personas mayores
En respuesta a los cambios en los acuerdos con los proveedores, el mismo centro de atención a personas mayores ha solicitado un análisis exhaustivo del mercado de todas las categorías de alimentos con el fin de identificar posibles ahorros adicionales en el suministro de alimentos. Dada la evolución de las condiciones del mercado y el tiempo transcurrido desde el último estudio de mercado, este es un momento oportuno para llevar a cabo dicho análisis. Por ello, estamos iniciando la preparación de los pliegos de condiciones para enviarlos a los proveedores seleccionados.
Nuevos proyectos en la categoría de consumibles industriales
Un cliente con el que acabamos de firmar un contrato nos ha encargado que identifiquemos oportunidades de ahorro en dos sectores industriales, como parte de una iniciativa más amplia de gestión de costes. El punto de partida consiste en revisar los datos del libro mayor de los últimos 12 meses para identificar a todos los proveedores relevantes, un ejercicio que ofrece una visión general bastante interesante como punto de partida.
Con más de 300 proveedores implicados, el proceso de recopilación de datos será muy amplio y requerirá, en un primer momento, la extracción de datos fundamentales de una gran cantidad de facturas en formato PDF para importarlos a Excel y, posteriormente, a Power BI. A pesar de la enorme carga de trabajo que supone, este punto de partida es esencial para garantizar un análisis exhaustivo de los costes.
La importancia del seguimiento en la gestión de costes
Volviendo a la fase de seguimiento, que ha constituido la mayor parte del trabajo durante el último mes, esta fase del proyecto es tan crucial —si no más— como las fases de análisis y licitación. Es aquí donde nos aseguramos de que todo el arduo trabajo realizado anteriormente dé sus frutos y sea sostenible. En ERA Group, la fase de seguimiento se prolonga hasta tres años. También es aquí donde los conocimientos adicionales y cualquier análisis comparativo empiezan realmente a cobrar importancia.
Volviendo a la fase de seguimiento, que ha constituido la mayor parte del trabajo durante el último mes; la fase de seguimiento de un proyecto es tan crucial —si no más— como las fases de análisis y licitación.
El seguimiento continuo garantiza que los clientes reciban los precios y servicios acordados, al tiempo que se resuelven los posibles problemas que puedan surgir entre el cliente y los proveedores. Algunos ejemplos de problemas que han surgido en el pasado son:
- El proveedor subió un archivo de precios incorrecto que solo se detectó durante una revisión trimestral; de no ser así, podría haber pasado desapercibido.
- Se eliminaron por error de la lista de artículos contratados y se facturaron a tarifas no contractuales considerablemente más elevadas, lo que provocó un sobrepago sustancial a lo largo del tiempo.
A pesar de las buenas intenciones de todas las partes, a veces se cometen errores.
Estructura de honorarios basada en el rendimiento de ERA Group
Es también durante estas fases de presentación de informes trimestrales cuando se determina los honorarios reales de ERA Group. Aunque al inicio del proyecto la estructura de honorarios se acuerda como un porcentaje de los ahorros, los pagos reales comienzan a calcularse en función de los ahorros efectivos calculados durante el periodo de presentación de informes trimestrales.
A diferencia de los modelos de consultoría tradicionales, nuestro enfoque consiste en fraccionar los pagos a lo largo de la duración del proyecto. Esto garantiza un impacto mínimo en la tesorería del cliente, al tiempo que se autofinancia gracias al ahorro conseguido. Por supuesto, si no hay ahorro, no hay honorarios, y el proyecto nunca llega a esa fase.
Espero poder compartir más novedades a medida que avancemos en las fases de recopilación de datos, análisis, implementación y seguimiento en los próximos meses.
