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Por qué los líderes empresariales deben analizar más detenidamente el gasto en tecnología
La tecnología debería suponer una ventaja, no un gasto. Sin embargo, en los últimos 12 a 18 meses he analizado demasiadas empresas en las que los discretos aumentos de precios, las renovaciones automáticas y la gestión desordenada de las licencias suponen una carga invisible para el EBIT. Los consejos de administración rara vez se dan cuenta de ello hasta que alguien examina minuciosamente los gastos desde una perspectiva comercial.
En todas las categorías, los costes tecnológicos aumentan entre un 10 % y un 15 % al año, mientras que los contratos se renuevan y las condiciones se endurecen. Los entornos de Microsoft rara vez están optimizados; el hardware de los usuarios finales y los servicios SaaS especializados presentan especificaciones excesivas; los servicios gestionados se alejan del valor añadido; y los equipos internos, presionados por la falta de tiempo, aceptan los gastos corrientes como algo inevitable.
Para solucionar todo esto no hace falta tomar atajos. Con un análisis comparativo riguroso, una reestructuración adecuada y una gestión más estricta de los contratos, se pueden lograr ahorros de seis cifras sin sacrificar el rendimiento.
En un bufete de abogados, renegociamos la renovación de un contrato SaaS de gestión de casos y prácticas: un plazo de seis años con una cláusula de rescisión anual a partir de los dos años, un plan de entrega comprometido con plazos fijos y una cláusula de penalización —si no se cumplen los hitos, no hay que pagar—. Resultado: un ahorro de más de 500 000 £ en seis años.
En el caso de otra empresa, sustituimos un contrato MSA de Microsoft de tres años de duración por un plan CSP mensual más flexible y ajustamos el número de usuarios y la infraestructura a las necesidades reales, lo que supuso un ahorro de más de 100 000 £ al año durante tres años. En el caso de una empresa del sector energético, un parque de servicios de más de 2,2 millones de libras, repartido entre más de 80 servicios, se tradujo en un ahorro de más de 2 millones de libras en tres años —aproximadamente un 30 %— gracias a 75 líneas de trabajo específicas que permitieron racionalizar los contratos, las especificaciones y los proveedores.
Lo «bueno» se traduce en la flexibilidad de los contratos, una revisión trimestral del estado de las licencias, una gestión de la nube que se compromete cuando es previsible y se mantiene flexible cuando no lo es, y unos servicios gestionados que se evalúan en función de los resultados empresariales, no de la actividad. Y lo más importante: asignar a una sola persona la responsabilidad clara de la gestión de los aspectos comerciales en los ámbitos de TI, Finanzas y Adquisiciones.
ERA es una empresa independiente: no tenemos cuotas de proveedores. Nuestro objetivo coincide con el suyo: una estructura de costes más favorable sin mermar la capacidad. Si no encontramos valor, usted no paga. La mayoría de las veces lo encontramos, y más de lo esperado.
No esperes a la renovación. En muchas categorías se están barajando cambios a mitad de contrato. Si esto te interesa, hablemos y analicemos en detalle tu inversión en tecnología.
