Kada je riječ o smanjenju troškova, usvajanje alternativnog načina razmišljanja moglo bi dovesti do drugačijih rezultata.
Kad bismo se pitali: Što bih učinio da sam vlasnik tvrtke ?, sigurno bismo smislili sve vrste mogućih odgovora, ideja i projekata - ne samo za sebe, već za svakog menadžera i rukovoditelja u tvrtki. Opći pristup provedbi ovog načina razmišljanja mogao bi uključivati razmatranje dvije strategije:
1. Usvojite „mentalitet vlasnika poduzeća“
2. Uspostavite „Centralni toranj za kontrolu troškova“
1. Usvojite način razmišljanja vlasnika tvrtke
Zaposlenici u cijeloj organizaciji mogu usvojiti način razmišljanja vlasnika poduzeća kako bi kontrolirali troškove i ostvarili neposredan i učinkovit učinak.
Ovaj način razmišljanja uključuje stalno procjenjivanje ukupnog potencijala uštede iza svake kategorije troškova i neprestano postavljanje pitanja: „Zašto uvijek radimo ono što radimo?“ „Što bih ja učinio da sam vlasnik ili investitor u ovom poslu?“
Kako bi se usadilo razmišljanje vlasnika poduzeća, izvršnog direktora treba smatrati vođom promjena u tvrtki, odgovornim za pokretanje radikalnog preispitivanja operativnog modela, vodeći ga i djelima i riječima te izvršavajući niz operativnih akcija koje pokazuju njegovu predanost transformaciji cijele organizacije.
Primjeri:
– Aktivno sudjelujte u sastancima tima za pregled smanjenja troškova i pomozite ubrzati donošenje odluka.
– Usaditi načelo da se svaki ugovor mora procijeniti kroz prizmu investitora-vlasnika.
– Definirati i dogovoriti ciljeve s rukovoditeljima i dionicima te biti motiviran za njihovo ostvarenje.
– Ponovno procijeniti potrebe i ponovno predvidjeti potražnju.
– Pregledajte otvorene narudžbenice i ponovno otvorite pregovore o svim postojećim ugovorima.
– Komunicirajte napredak transformacije i često ponavljajte osobnu predanost programu organizaciji.
2. Uspostavite „Toranj za kontrolu troškova“
„Toranj za kontrolu troškova“ centralizirani je način upravljanja neizravnim ili „neosnovnim“ troškovima. Ovdje bi se način razmišljanja trebao promijeniti s „ Potrošit ću svaki dolar u svom proračunu “ na „ Nemam proračun i trošit ću samo kada je kritično “.
Rukovoditelji tvrtke mogli bi, na primjer, koristiti Toranj za kontrolu troškova za praćenje napretka svojih inicijativa na sljedeći način:
– Pojednostavite bazu podataka dobavljača i postavite pitanje: „Zašto postoje povijesni dobavljači?“ te se usredotočite na one koji se u trenutnom okruženju mogu smatrati „partnerima“.
– Zaustavite sve troškove „za svaki slučaj“ i „dobre stvari koje je lijepo imati“, kao što su nabava nove tehnologije, promotivna i participatorna putovanja, troškovi marketinga i sponzorstva te kupnja polica osiguranja s većim pokrićem itd.
– Pojednostavite troškove koje „smo oduvijek imali“, kao što su troškovi zabave za zaposlenike i rukovoditelje, mobiteli koje plaća tvrtka ili vozila u vlasništvu tvrtke.
– Analizirati kako bi se eliminirali, ponovno pregovaralo ili procijenilo jesu li svi izvođači radova koji se smatraju „neophodnima“ – poput profesionalnih usluga, pretplata, konzultanata, trenera itd. – zapravo korisni.
– Optimizaciju troškova učiniti prioritetom cijelog administrativnog tima.
Prema našem iskustvu, implementacija tornja za kontrolu troškova obično donosi uštede od 15 do 30% neizravnih troškova tijekom prvih nekoliko mjeseci implementacije.
Praktičan primjer
Surađivali smo s JCDecauxom, tvrtkom u sektoru oglašavanja, koja ima flotu od stotina službenih vozila za osobnu upotrebu koje zaposlenici koriste za putovanje i održavanje brojnih poznatih autobusnih stajališta u trgovačkim centrima i drugim javnim prostorima. Optimizacijom politika, ponovnim pregovaranjem ugovora s dobavljačima i procjenom specifičnih potreba, inicijativa za racionalizaciju vozila rezultirala je održivim godišnjim smanjenjem troškova od 16% i provedbom ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI) kako bi se pomoglo u praćenju i održavanju tih poboljšanja.
