Iz prejšnjih člankov vemo ne le, kako lahko zapademo v nezdravo odvisnost od ponudnikov IT-storitev in kakšne težave nam to povzroča, ampak tudi, kako se takšni odvisnosti izogniti. Kaj pa storiti, če ste že v tej situaciji in se iz nje želite izvleči? Odgovor boste našli v zadnjem delu te tridelne serije.
1. Preverite pogodbo z dobaviteljem
Pogodba je temeljni dokument, ki določa okvire, v katerih bomo delovali. Preverite veljavnost pogodbe in pogoje, pod katerimi lahko prekinete sodelovanje. Zlasti je pomembno preveriti, kako so opredeljeni postopki za predajo sistema, storitev in dokumentacije. Pazljivo premislite, ali bi bilo ugodneje, da se najprej dogovorite o spremembi pogodbe, tako da bodo pogoji pravični za obe strani. Dobavitelj bo pripravljen na popustke, da bi vas obdržal kot stranko.
Upoštevajte, da je za predajo med starim in novim dobaviteljem potrebno nekaj časa. Predlagajte postopek, kako bo potekala predaja; katere korake je treba izvesti in v kakšnem časovnem okviru.
2. Pojasnite, zakaj želite zamenjati dobavitelja
Najpomembneje je, da vaše podjetje po zamenjavi dobavitelja nemoteno nadaljuje z delovanjem. Jasno opišite, zakaj želite zamenjati dobavitelja in kakšna tveganja ta sprememba prinaša. Če na seznam točk dodate tudi prednosti in stroške, bo vaša odločitev jasnejša.
Če dobavitelj ne izpolnjuje vaših zahtev, ugotovite, zakaj. Ali je morda razlog v tem, da ne morete dati jasnih navodil? Ali svoje zahteve spreminjate nesistematično? Če ugotovite, da je za težave v veliki meri kriva vaša organizacija, zamenjava dobavitelja težave ne bo rešila. Težavo boste le prenesli z enega dobavitelja na drugega.
3. Pripravite podroben seznam IT-opreme
Seznam mora vsebovati strojno opremo, omrežno topologijo, programsko opremo ter vse aplikacije, ki podpirajo vaše poslovanje. Prepričati se morate, da natančno veste, kaj prenašate. Ali obstajajo na primer elementi, nad katerimi nimate nadzora in zaradi katerih podatkov ne morete izvoziti?
Ni nič hujšega, kot da med predajo pozabiš na nek del in nato nimaš dostopa do njega; na primer.
4. Preverite svoje poznavanje vseh podatkov za dostop
V okviru programa za obvladovanje tveganj bi moralo vsako podjetje vse podatke o dostopu do svojih sistemov in druge podatke shraniti na varen način, na primer v zapečateni ovojnici. Priporočljivo je vsaj enkrat letno preveriti, ali so ti podatki delujoči in popolni. Večkrat se je že zgodilo, da po odhodu administratorja ali zaposlenega pri dobavitelju nihče ni mogel dostopati do določenega sistema.
5. Imenujte osebo, odgovorno za prehod
Da bi zagotovili nemoten prehod, priporočam, da se za odgovornega za prehod imenuje določena oseba. Ta oseba ali njeni podrejeni v ekipi morajo biti sposobni načrtovati prehod in zagotoviti, da se načrt prehoda upošteva. Ta oseba mora biti edina pristojna za reševanje težav in preprečevanje nesporazumov, nihče pa ne sme imeti pravice, da jo zaobide.
6. Naredite varnostno kopijo podatkov
Preverite, ali imate varnostne kopije vseh svojih podatkov in – kar je najpomembneje – ali lahko v primeru težav te podatke izvozite in uporabite. Varnostna kopija, pri kateri ne poznate strukture podatkov in je ne morete uporabiti, je seveda neuporabna.
7. Pazite, da ne prepoveste zaposlovanja strokovnjakov dobavitelja
Večina dobaviteljev ima v svojih pogodbah strogo prepoved, da bi njihove zaposlene zaposlil naročnik. Čeprav je bilo v preteklosti običajno, da so naročniki prevzemali zaposlene, ki so sodelovali pri razvoju ali upravljanju njihovih sistemov, so te prakse danes običajno zelo dobro urejene s pogodbami. Poleg tega se prihranki pri stroških pogosto izkažejo za kontraproduktivne, saj zmanjšujejo zamenljivost in vodijo do povečanih operativnih tveganj.
8. Bodite pozorni na morebitne prekinitve proizvodnje v prehodnem obdobju
Februarja 2018 je veriga restavracij s hitro hrano KFC morala zapreti 900 restavracij v Združenem kraljestvu, ker jim je zmanjkalo piščančjega mesa. Več kot teden dni ni bilo mogoče dobavljati piščančjega mesa. Izpad je povzročila zamenjava logističnega partnerja z družbo DHL novembra 2017. Koliko so prihranili pri logistiki in koliko jih je ta izpad stal?
Tudi ob najboljšem načrtovanju se lahko pojavijo težave; zato je treba to možnost upoštevati in pripraviti rezervne načrte za vrnitev v prejšnje stanje.
Zamenjava ponudnika IT-storitev ni preprosta zadeva; zato je treba dobro premisliti, kdaj je pravi čas za to. Upam, da vam je ta članek dal osnovno predstavo o tem, kako takšno spremembo načrtovati in izvesti.
