Agilno vodenje in avtomatizacija poslovnih procesov z roboti – orodje za krizne razmere!

Ali sta agilnost in RPA trenutno le modni izrazi ali pa sta v kriznih časih resnična pomoč?

RPA – avtomatizacija poslovnih procesov z roboti – je trenutno precej pogosta kratica. Avtomatizacija teh procesov je pomembna tema, zlasti v velikih podjetjih z velikim številom administrativnih postopkov. Podjetja lahko prihranijo ure dela zaposlenih, s čimer povečajo učinkovitost procesov ter prožnost v kriznih časih. Enako pomembno je biti »agilen«. Agilno vodenje projektov temelji na ideji postopne dostave izdelka v situacijah, ko končnega izdelka ni mogoče natančno opredeliti že na začetku. Z drugimi besedami, vemo, kaj želimo doseči, vendar še ne poznamo nekaterih podrobnosti naloge ali pa se okolje okoli nas dinamično spreminja. Zanimiv vidik tega pristopa je, da lahko končni izdelek s temi postopnimi koraki izpopolnimo, hkrati pa lahko zelo dobro spremljamo stroške prav zato, ker izdelek dostavljamo in izboljšujemo postopoma. Nadzor nad stroški je trenutno še posebej pomemben. S kombinacijo agilnosti in RPA postanejo modne besede zelo učinkovit pristop k avtomatizaciji v času, ki na eni strani zahteva prožnost in učinkovitost (avtomatizacijo), hkrati pa bolj kot kdaj koli prej strog nadzor nad stroški. Zato bomo dele procesa postopoma avtomatizirali glede na to, kako kritičen je proces za nas in koliko moramo porabiti za njegovo avtomatizacijo. Idealno v obdobju po krizi.

Ali je vse tako preprosto, kot se zdi na prvi pogled?

V obeh primerih morate vedeti, kako to storiti. Pri uvajanju RPA morate vedeti, katere procese je mogoče avtomatizirati. Ali se to splača, ali je to tehnično izvedljivo ter katere procese je smiselno avtomatizirati prej in katere kasneje. Pri agilnem vodenju projektov je treba ustvariti prave pogoje, v proces vključiti prave ljudi in upoštevati določena pravila, ki podpirajo agilne projekte. V obeh primerih je nato treba celotnemu podjetniškemu timu ustrezno predstaviti »zakaj«. Ena od možnosti je usposabljanje notranjih strokovnjakov, na trgu pa je na voljo veliko virov za usposabljanje. Drugi način je, da se vključijo zunanji strokovnjaki, ki bodo podjetje vodili skozi celoten proces. To so lahko zunanji svetovalci, zlasti za kratkoročne projekte, ali začasni menedžerji za dolgoročne projekte. Začasni menedžer lahko deluje kot del notranjih ekip, s čimer se odpravijo pomisleki glede sodelovanja s tretjo, neodvisno stranko.