Akcijski načrt za upravljanje stroškov

Upravljanje stroškov, podobno kot druga področja poslovnega vodenja, na primer priprava proračuna in finance, zahteva upravljavsko orodje, ki jasno opredeljuje cilje, področja delovanja, odgovorne osebe, naloge, roke in metode spremljanja.

Na tej točki je oblikovanje akcijskega načrta ključnega pomena. Podjetju pomaga pri organizaciji zapletenih dejavnikov, povezanih z upravljanjem stroškov. V tem članku bomo obravnavali to orodje, ki bo znatno prispevalo k uspešnosti upravljanja stroškov.

Kaj je akcijski načrt?

Če pomislimo na svoje zasebno življenje in načrt nakupa lastnega nepremičnine, je treba urediti več zadev: čas, potreben za varčevanje za nakup, iskanje nepremičnine, stroški ogledov, opredelitev najboljšega scenarija bivanja ob nakupu, možnosti financiranja in napoved stroškov.

Seznam bo razširjen na bolj konkretne točke, kar bo ponudilo dober vpogled v kompleksnost in pomen akcijskega načrta.

Brez tega nakup nepremičnine vsekakor postane bolj zapleten in tvegan, saj ni mogoče predvideti vsakega dogodka in se nanj pravočasno odzvati. Vedno bomo le reagirali, odločitve pa ne bodo vedno natančne. To se v še večji meri kaže pri upravljanju stroškov.

Na splošno je akcijski načrt sistem (bodisi sistemski bodisi ne) za usmerjanje vseh odločitev in dejavnosti, povezanih z uresničevanjem določenega ali trajnega cilja (stalno upravljanje).

Akcijski načrt je ključnega pomena za boljše delovanje vsake organizacijske strukture. Omogoča, da se vsi viri podjetja – ljudje, sredstva, sistemi – povežejo s cilji, koristmi, ukrepi in roki ter da se ustvari ekosistem , ki si prizadeva za najboljšo tehnično in finančno uspešnost strukture.

Akcijski načrt – značilnosti

Akcijski načrt mora vsebovati:

• Jasni cilji – tako splošni kot konkretni. Na primer, akcijski načrt za prodajo lahko predvideva 10-odstotno letno rast, pri čemer pa lahko konkretni cilji vključujejo različne stopnje rasti glede na vrsto izdelka.
  
• Objektivne in merljive koristi – te morajo biti usklajene s pričakovanji podjetja, hkrati pa morajo obstajati načini za njihovo merjenje.
  
• Nadzor po dejavnostih/ukrepih – zelo pomembno je, da ima vsaka dejavnost določene cilje, ukrepe, proračun, tveganja in roke ter da skupaj tvorijo časovni načrt, ki je jasen vsem.
  
• Nominalno odgovorne osebe – ne opredeljujte jih po sektorjih ali oddelkih; pomembno je, da so posamezniki odgovorni, da bo komunikacija med posameznimi področji v okviru časovnega načrta nemotena.
  
• Realni roki – to je pomemben izziv v vsakem akcijskem načrtu, vendar roki ne smejo biti tako zahtevni, da bi le pomirjanje organizacijo.
  

Osnova za oblikovanje akcijskega načrta so naslednja vprašanja:

• Kaj želimo doseči – cilji (eden ali več, odvisno od pomembnosti);
• ZAKAJ je to treba doseči – cilj in jasne koristi ukrepov;
• KDO – odgovorne osebe za načrt in s tem povezane dejavnosti;
• KJE se bo načrt izvajal – podjetja, sektorji, procesi, računi;
• KDAJ bo načrt izveden – obdobje izvajanja (enkratno ali trajno);
• KAKO bo načrt deloval – kako bodo doseženi cilji;
• KOLIKO bo načrt stal – delovni čas zaposlenih, sredstva, svetovanje.

Ob upoštevanju dolgoročnega akcijskega načrta je mogoče, da bodo obstajali tudi posamezni načrti z omejeno trajanostjo. Na primer, prodajni akcijski načrt, ki vsebuje splošna navodila glede trženja, pokritosti, popustov in strukture, lahko v določenem trenutku vključuje tudi načrt za spodbujanje prodaje določenega izdelka, ki ima svoje pogoje, vključuje del prodajne ekipe in velja le za omejen čas.

5 ključnih korakov akcijskega načrta za upravljanje stroškov

Uvod

Ta korak, kije ključnega pomena za delovanje celotnega načrta, opredeljuje splošne in posebne cilje, pričakovane koristi, zadevna področja ter rok za uresničitev vsakega cilja (ki se lahko kasneje spremeni).

Pri upravljanju stroškov cilji ne smejo biti osredotočeni zgolj na zmanjšanje stroškov, saj gre za trajni nadzorni mehanizem.

Na primer:

Glavni cilj: spremljanje in nadzor vseh administrativnih stroškov za leto 2018, da se ne preseže proračunska napoved. Področja: vsa. Rok: 31. 12. 2018.

Posebni cilj 1: 20-odstotno zmanjšanje stroškov najema vozil v letu 2018 v primerjavi z zneskom, porabljenim v letu 2017. Področja: Komercialno in vzdrževanje. Rok: 31. 12. 2018. Pričakovana korist: prihranek v višini 1.000,00 R$ (20 % zneska, porabljenega v letu 2017).

Glavni cilj se bo meril na podlagi skupnega rezultata vseh posameznih ciljev ob koncu njihovega obdobja veljavnosti. Vendar pa mora vodja za stroške te rezultate redno meriti na podrobnejši način, da bo lahko ocenil, ali bo glavni cilj dosežen.

Od tega trenutka naprej bomo za preostale korake kot primer uporabili prvi konkretni cilj.

Načrtovanje

V tej fazi se opredelijo vsi elementi, povezani s posameznimi cilji – dejavnosti, roki, odgovorne osebe, proračun in načrti za izredne razmere –, nadzor kakovosti med izvajanjem dejavnosti, obvladovanje tveganj in rešitve (notranji in zunanji dejavniki, ki lahko vplivajo na izvedbo dejavnosti).

Pomembno: zaključek dejavnosti ne pomeni, da je cilj dosežen, temveč da so izpolnjeni vsi pogoji zanj, da bi ga na koncu lahko dosegli.

Posebni cilj 1: 20-odstotno zmanjšanje stroškov najema vozil v letu 2018 v primerjavi z zneskom, porabljenim v letu 2017. Področja: Komercialno in vzdrževanje. Rok: 31. 12. 2018. Pričakovana korist: prihranek v višini 1.000,00 R$ (20 % zneska, porabljenega v letu 2017).

Naloga 1: poiščite 3 dobavitelje. Odgovorna oseba: Jorge Cardoso (uprava). Rok: 5. marec 2018. Proračun: ni relevantno.

Naloga 2: analiza opravljenih potovanj. Odgovorna oseba: Celso Furtado (komercialni oddelek). Rok: 5. marec 2018. Proračun: ni relevantno.

Izvršitev

V tej fazi se načrtovani ukrepi začnejo izvajati. Pomembno je, da se sredstva, namenjena za izvedbo dejavnosti, natančno nadzorujejo, saj bo vsako odstopanje povzročilo dodatne stroške.

Spremljanje

Tukaj vsako dejavnost podrobno spremlja vodja za stroške in njegova ekipa, da se prepreči nastanek dogodkov, ki bi ovirali izvedbo ali povzročili nepredvidene motnje. Register tveganj, omenjen v fazi načrtovanja, je ključnega pomena, da se tveganja v tej fazi (predvidevanje) razkrijejo in v tej fazi bolje razumejo. Oseba, odgovorna za dejavnost, mora nemudoma poročati o vsakem dogodku, ki bi lahko ogrozil njeno izvedbo, ter po potrebi sprejeti ukrepe, ki omogočajo nadaljevanje in uspešno izvedbo dejavnosti.

Zaprtje

Zdaj je čas, da utrdimo dosežene rezultate, jih posamično ovrednotimo, ugotovimo, ali so bili posamezni in glavni cilji doseženi, opredelimo razloge (tveganja), ki so preprečili doseganje ciljev in jih ni bilo mogoče odpraviti, ter pripravimo seznam pridobljenih izkušenj za naslednji akcijski načrt.

Akcijski načrt je nedvomno izredno pomemben za doseganje vseh poslovnih ciljev.

To je zaveznik, ki dokazuje, da je mogoče cilje doseči na organiziran in nadzorovan način.

V bistvu gre za preprosto nalogo, ki pa je v izvedbi zapletena, zato je pomembno sodelovanje s specializiranim svetovalnim podjetjem za zmanjševanje stroškov, kot je ERA Group, lahko bistveno vpliva na uspeh tega prizadevanja.

ERA razpolaga z izkušenimi in usposobljenimi strokovnjaki, ki vašemu podjetju nudijo celovito podporo pri uvajanju sistema za upravljanje stroškov.