6 nasvetov za zmanjšanje stroškov čiščenja v podjetjih

Storitve čiščenja in sanitarne storitve sodijo med najpomembnejše v podjetjih.

V primeru telovadnic, supermarketov in restavracij pa je ta naložba lahko celo še bolj pomembna. Poleg delovne sile ta vrsta storitev za nemoteno delovanje zahteva uporabo številnih komponent, ki so del stroškovne strukture. Tukaj je nekaj preprostih ukrepov, ki jih lahko uvedete, da bi zmanjšali stroške čiščenja in sanitarnih storitev v vašem podjetju. Čeprav se storitve čiščenja in sanitarnih storitev v podjetjih mnogim zdijo nevidne, so v vsakdanjem življenju dejavnost izrednega pomena.

V podjetjih, kot so supermarketi, fitnes centri, ambulante in restavracije, sta čiščenje in higiena ključnega pomena za ugled podjetja kot celote.

Ekipe v vseh prostorih skrbijo za ustrezne higienske razmere, s čimer spodbujajo dobro počutje in kakovost življenja zaposlenih in vodstvenih delavcev. Urejeno okolje motivira ljudi in jim daje občutek udobja. Poleg tega prispeva k pozitivni podobi podjetja v očeh strank in partnerjev.

Vendar gre za področje upravljanja, ki vključuje številne sestavne dele:

• Strukturni viri: oprema različnih velikosti, odvisno od obsega in vrste dejavnosti podjetja;
• Izdelki: na trgu je na voljo široka paleta izdelkov za različne namene in posebne zahteve;
• Kadrovske zadeve: usposobljeno in izobraženo osebje;
• Usposabljanje: redno usposabljanje ekip;
• Voda in energija: to je področje, na katerem je poraba običajno visoka.

Kot lahko vidimo, vsaka od teh postavk vključuje še druge vidike – vzdrževanje opreme, stroški prekinitve pogodb, nadzor porabe –, kar sektor čiščenja in sanitarnih storitev naredi za zapletenega, kar v praksi pomeni, da lahko postane podjetje znotraj podjetja.

Kako lahko ugotovite, ali so stroški čiščenja in sanitarnih storitev v vašem podjetju ustrezni? In kdaj ugotovimo, da so previsoki in jih je treba zmanjšati?

Pogovorimo se o 6 nasvetih za zmanjšanje stroškov storitev čiščenja in sanitarne ureditve v podjetjih.

Pomen načrta upravljanja s storitvami čiščenja v podjetjih

‍

Sektor čiščenja in sanitarnih storitev običajno sestavlja skupina zaposlenih, ki delajo po celotnem podjetju, bodisi v delovnem času bodisi v izmenah, zato je načrtovanje nujno, da se zagotovi čim bolj učinkovita izraba delovne sile:

• Pravilno opredeliti območja in potrebe;
• Izogibajte se čiščenju v neprimernih trenutkih;
• Hitro se odzivajte na nujne primere;
• Vzpostavite zdrave odnose z drugimi zaposlenimi.

Vse to je namenjeno doseganju najboljših zmogljivosti in rezultatov, ki koristijo okolju. Poleg tega je treba med drugim zagotoviti navodila za racionalno uporabo izdelkov, pravilno delovanje opreme in pravilne postopke na vsakem področju.

Učinkovit načrt upravljanja mora opredeliti:

• Kako in kako pogosto se bodo posamezni prostori v podjetju čistili;
• izdelki, oprema, urniki in postopki;
• Urnik čiščenja in razkuževanja – prostori, dnevi in ure za redno in občasno čiščenje;
• Seznam zaposlenih;
• Postopki za uporabo in shranjevanje čistilne opreme in sredstev;
• Politika zavestne rabe vode in energije;
• Pravila ravnanja v prostorih podjetja;
• Smernice za uporabo uniform in varnostne opreme;
• Mesečni proračun za vse obratovalne stroške na tem območju;
• Revizije in kazalniki uspešnosti.

Tako kot na vseh drugih področjih podjetja je tudi uspeh sektorja čiščenja in sanitarnih storitev odvisen od skrbnega vodenja, ki spremlja gibanje različnih stroškov.

Kako lahko zmanjšamo stroške storitev čiščenja v podjetju?

Kljub nujnosti in zahtevnosti dejavnosti ter stroškom v sektorju čiščenja in sanitarnih storitev obstaja veliko dobrih možnosti za zmanjšanje stroškov:

1. Redno preverjajte cene čistilnih sredstev

To je pravilo, ki ga najdemo v vseh priročnikih za upravljanje stroškov, vendar je v tem primeru še posebej pomembno. Na voljo je veliko različnih izdelkov, blagovnih znamk in kakovosti, zato je nujno, da natančno preučite ponudbo na trgu in ugotovite, kako lahko v večjih količinah kupujete po najugodnejši ceni.

2. Vlagajte v usposabljanje zaposlenih

Bistveno je, da ljudje vedo, kako najbolj učinkovito uporabljati čistila in opremo, da se voda in energija, ki sta dve postavki, ki običajno močno obremenjujeta proračune podjetij, porabljata bolje in učinkoviteje.

Pomembno je tudi, da pri čiščenju in uporabi zaščitne opreme upoštevamo najboljše prakse, ne le zaradi prihranka časa in materiala, temveč tudi zaradi zdravstvenih razlogov, saj tako zagotovimo pravilno držo telesa.

3. Spodbujajte sodelovanje drugih zaposlenih

Tukaj uporabljamo enak pristop kot pri ekipah za čiščenje mestnih in javnih površin: njihov obstoj ne pomeni, da bi smeli zanemarjati čistočo in higieno v posameznih oddelkih. Podjetje bi moralo kot standardni postopek uvesti, da vsi upoštevajo preprosta pravila za ohranjanje čistoče delovnega prostora, brez mest, kjer bi se kopičila umazanija, ostanki hrane in žuželke, vključno s predali.

Poleg tega je nujno, da se nepotrebne snovi odstranijo, bodisi kot odpadki bodisi za recikliranje. Na ta način je mogoče zmanjšati porabo izdelkov in opreme ter morda celo pogostost posredovanja čistilnih ekip, kar bi na koncu omogočilo optimalno število zaposlenih za tovrstne storitve.

4. Čim bolj optimizirajte zaloge izdelkov

Če imate seznam dobaviteljev, ki imajo dobre odnose s podjetjem in ponujajo ugodne cene, morda ni potrebno skladiščiti čistilnih sredstev v velikih količinah. Pomembno je, da imate dobro nadzor nad zalogami, da lahko hitro nadomestite izdelke. To omogoča podaljšanje rokov za nakup in plačilo.

5. Uvedite prakse zbiranja reciklirnih odpadkov

Podjetja se vse bolj zavedajo pomena ponovne uporabe materialov in prispevanja k varstvu okolja. Idealno bi bilo, da bi uvedli pravilnik, po katerem bi vsi zaposleni – tako čistilno osebje kot ostali – ločevali reciklirane materiale. V nekaterih podjetjih se ti materiali namreč kasneje prodajo in celo ustvarjajo prihodek.

6. Razmislite o zunanjem izvajanju

Kot smo videli doslej, se sektor čiščenja in sanitarnih storitev odlikuje po raznolikih postopkih in stroških, poleg tega pa vključuje tudi stalno sodelovanje človeških virov.

Včasih gre za nekoliko zahtevnejšo upravljavsko nalogo, saj to ni osrednja dejavnost podjetja in zahteva posebno znanje. Ne glede na to, kako dobro je podjetje organizirano, mu lahko primanjkuje poglobljenega znanja, potrebnega za reševanje vsakodnevnih težav in nekaterih stroškov, ki niso v skladu s proračunom.

Zunanje izvajanje storitev je lahko dobra rešitev za upravljanje čiščenja in sanitarnih storitev prek podjetja z izkušenimi strokovnjaki in strokovnjaki iz panoge, ki si vedno prizadevajo za najboljše prakse in najugodnejše cene za stranke, v tem primeru za vaše podjetje.

Ali zunanje izvajanje storitev čiščenja pripomore k znižanju stroškov?

Obstaja še vrsta drugih ukrepov, ki lahko pripomorejo k znižanju stroškov, odvisno od vrste dejavnosti, velikosti podjetja in višine investicijskega kapitala.

Kot je razvidno iz tega članka, je sektor čiščenja in sanitarnih storitev ključnega pomena za kakovost življenja zaposlenih v njihovem vsakdanjem življenju, saj v podjetjih preživijo veliko ur. Zavedati se je treba, da gre za stroškovno področje, ki ga je treba nenehno spremljati, da bi našli najboljše prakse za optimizacijo stroškov.

ERA Group, globalno svetovalno podjetje, specializirano za upravljanje stroškov, razpolaga s priznano metodologijo za izboljšanje učinkovitosti ter usposobljenimi strokovnjaki z izkušnjami na tem področju.