S tem ko se pomikamo globlje v 21. stoletje, avtomatizacija postaja vse bolj pogosta in ključna za uspeh vašega podjetja. Ker se podjetja soočajo z vse večjimi količinami podatkov in strožjimi predpisi, je upravljanje dokumentov postalo področje, ki mu posvečajo posebno pozornost direktorji in izvršni direktorji, ki želijo ohraniti konkurenčnost in skladnost z zakonodajo. Po podatkih revije Inside Small Business lahko umetna inteligenca (AI) izboljša učinkovitost postopkov obdelave podatkov, pospeši njihovo analizo ter okrepi zaščito vašega podjetja pred varnostnimi kršitvami.
Prednosti umetne inteligence pri upravljanju dokumentov
Ker gre za enega najbolj zahtevnih vidikov delovanja organizacije, ni presenetljivo, da so se orodja umetne inteligence usmerila prav v upravljanje dokumentov. To je že od nekdaj natančen postopek, ki zahteva skrbno organizacijo, razvrščanje in iskanje. Skratka, gre za časovno intenzivno dejavnost.
Z uvedbo programske opreme za umetno inteligenco, kot je globoko učenje, v vašem podjetju je mogoče avtomatizirati številne naloge, s čimer se zmanjšajo človeške napake in prihrani čas zaposlenih. Z dodajanjem parametrov lahko generativna umetna inteligenca za vas očisti podatke, odstrani neskladja in ustvari bolj zanesljivo bazo podatkov. Prav tako pomaga pri analizi ugotovitev z ustvarjanjem preglednih vizualizacij podatkov, kot so krožni diagrami in grafi.
Na primer: ravnanje z ključnimi podatki je v številnih sektorjih ključnega pomena; eden od njih je zdravstvo; ti podatki se uporabljajo tudi za razvoj boljših inovacij. Na primer: globoko učenje se uporablja za skrajšanje čakalnih dob pri postavljanju diagnoz. Johnson & Johnson, podjetje za zdravje in družino, razvija programsko opremo v sodelovanju s podjetji za umetno inteligenco, kliniko Mayo in zdravstvenim sistemom Univerze Kalifornije v San Franciscu, ki lahko pomaga odkriti tveganje za pljučno hipertenzijo pri pacientu s pomočjo dveh kardiovaskularnih testov: transtorakalnega ehokardiograma (TTE) in elektrokardiograma (EKG). Ti testi ustvarjajo slike in prikazujejo električno aktivnost srca; s pomočjo umetne inteligence naj bi ta tehnologija pomagala pri zgodnejšem odkrivanju hipertenzije.
Izboljšano pridobivanje in dostopnost podatkov
Iskanje podatkov in njihova dostopnost veljata za eni najbolj koristnih procesov umetne inteligence na področju upravljanja dokumentov. Sistemi za iskanje informacij lahko v nekaj sekundah preiščejo bazo podatkov in identificirajo zapise. Sektorji, kot so pravni, finančni, vladni, zdravstveni ter energetski in komunalni, sodijo med najstrožje področja pri upravljanju dokumentov. Ti oddelki zahtevajo točne in natančne informacije z minimalnim prostorom za napake. Čas iskanja je ključnega pomena, semantično iskanje, postopek umetne inteligence, ki se osredotoča na namen namesto na ključne besede, pa lahko zagotovi večjo natančnost in izboljša postopke.
Na primer: Uber je aplikacija za souporabo prevozov, ki je povzročila revolucijo pri prevozu iz točke A v točko B. Njihov algoritem umetne inteligence napoveduje povpraševanje ter usklajuje stranke in zaposlene tako, da povezuje potnike in voznike, hkrati pa skrajša čas vožnje.
Avtomatizacija za izboljšanje skladnosti in upravljanja
Ključnega pomena pri upravljanju dokumentov je upoštevanje zakonskih zahtev. Brez doslednega upoštevanja teh zahtev je verjetnost, da bo vaše podjetje izpostavljeno finančnim obveznostim, večja. Avtomatizacija je spremenila pravila igre, saj omogoča spremljanje dokumentov z namenom zagotavljanja skladnosti z zakonskimi predpisi ter opozarjanje na neskladnosti ali njihovo odpravljanje. Z rednim posodabljanjem znanja o skladnosti lahko vaša ekipa orodja prilagaja v realnem času in tako zmanjša tveganje za denarne kazni.
Na primer: Vlada Združenih držav Amerike uporablja posnetke iz zraka za oceno stanja nepremičnin v mestih. Z uporabo umetne inteligence lahko ta sektor zbira podatke, jih obdeluje in spremlja, da bi izboljšal vzdrževalna in popravljalna dela na tem območju.
Ugotovitve in analize na podlagi umetne inteligence
Podatki in analitika podjetnikom ponujajo najbolj obetavne priložnosti za rast. Z izkoriščanjem globokega učenja podjetja prek zbiranja podatkov pridobivajo izjemne vpoglede. Na primer: zaznavanje sprememb v organizacijskih vzorcih podjetja ščiti pred morebitnimi goljufijami ali finančnim nepravilnim ravnanjem.
Z uporabo spoznanj, pridobljenih z umetno inteligenco, je lažje upoštevati postopke, izboljšati storitve ali izdelke ter povečati operativno učinkovitost. Ta spoznanja so strateško sredstvo, ki ob pravilni uporabi spodbuja rast vašega podjetja.
Na primer:podjetje John Deere je bilo med prvimi, ki so uvedli umetno inteligenco v kmetijstvu, in z računalniškim vidom ter strojnim učenjem ločuje plevel od pridelkov ter tako zmanjša porabo herbicidov brez ostankov za več kot dve tretjini. V tem primeru umetna inteligenca pomaga pri kmetijskih postopkih, saj prihrani čas in vire ter zmanjša vpliv na okolje.
Izboljšanje varnosti podatkov
Na žalost se število varnostnih kršitev povečuje, zato številni sektorji, kot so tisti, navedeni zgoraj, potrebujejo najvišjo raven varnosti podatkov. Sodobni požarni zidovi, opremljeni z umetno inteligenco, varujejo podatke tako, da v realnem času nadzorujejo dostop, zaznavajo neskladja in obvestijo vašo varnostno ekipo o morebitnih težavah. Pri iskanju zunanjega orodja ne pozabite, da je vaše podjetje le toliko močno, kolikor je močan njegov najšibkejši sistem, in da je brez temeljitega raziskovanja verjetnost kršitev varnosti podatkov večja.
Na primer: Zaradi zaščite strank so banke v ospredju razvoja varnosti podatkov na področju umetne inteligence. Da bi se nenehno izboljševali, pri Goldman Sachs trenutno razvijajo orodje, ki samostojno napiše 40 % njihove kode. Z uporabo generativne umetne inteligence v kombinaciji z usposobljenimi strokovnjaki, ki nadzorujejo ta sistem, inženirji gradijo močnejši in varnejši sistem, hkrati pa lahko več pozornosti posvečajo drugim projektom.
Pogled v prihodnost: Prihodnost umetne inteligence v upravljanju dokumentov
Umetna inteligenca je v poslovnem svetu nenehno razvijajoča se entiteta, ki se bo s časom še naprej prilagajala. Prediktivna analiza, ki predvideva potrebe po upravljanju dokumentov, ali sistemi, ki upravljajo celoten življenjski cikel dokumentov, so le nekateri postopki umetne inteligence, ki bodo še naprej vedno bolj izpopolnjeni. Ti procesi so razviti s pomočjo obdelave naravnega jezika, strojnega učenja in globokega učenja. Vedno več organizacij uvaja sodobne procese umetne inteligence in prilagaja svoje poslovanje, da bi bolje ustrezalo potrebam svojih strank. Uporaba umetne inteligence hitro postaja standardna praksa, kar bo prineslo še več prednosti.
