Naložba vaše organizacije v Microsoftove rešitve je večja in bolj zapletena, kot se zavedate.
Med naročninami na Microsoft 365, porabo storitev Azure, lokalnimi licencami in hibridnimi scenariji večina organizacij upravlja s stotinami ali tisoči licenc v okviru več pogodb, pogosto brez jasnega vpogleda v to, za kaj plačujejo, kaj dejansko uporabljajo ali ali so v skladu z zakonskimi zahtevami. Raziskave dosledno kažejo, da organizacije za programske licence in porabo storitev v oblaku porabijo za 20–30 % več, kot bi bilo potrebno.
Pravo vprašanje je: koliko te neučinkovitosti stanejo vašo organizacijo in kaj vas ovira pri njihovem reševanju?
Microsoft je prešel z večnih licenc na zapleteno paleto naročnin: različne ravni Microsoft 365, pogodbe Enterprise Agreement s 15–45-odstotnimi popusti, a s triletno vezavo, ter program Server and Cloud Enrolment za hibridne scenarije. Težave se množijo: ne veste, katerih licenc ne uporabljate, vključno s tistimi, dodeljenimi zaposlenim, ki se nikoli ne prijavijo ali so že zapustili podjetje. Senzorična IT ustvarja podvojene stroške in vrzeli v skladnosti. Revizije Microsoft so temeljite in kazni znatne, vendar ne veste, ali ste skladni, dokler vas ne revidirajo. Obstajajo možnosti za optimizacijo – Azure Hybrid Benefit, boljše strukture Enterprise Agreement, pravilno razvrščanje uporabnikov –, vendar njihovo prepoznavanje zahteva strokovno znanje, za katerega večina notranjih ekip nima časa.
Model plačila po porabi v Azureju obljublja prožnost, vendar se stroški običajno mesečno povečujejo, ne da bi to prineslo ustrezno poslovno vrednost. Skriti dejavniki stroškov: razvojna in testna okolja, ki delujejo 24 ur na dan, 7 dni na teden, preveliki virtualni stroji, ki so bili zagotovljeni »za vsak primer«, zapuščeni viri, ki se nevidno kopičijo, ter neustrezno usklajene spodbude. Premalo izkoriščeni programi optimizacije: Azure Hybrid Benefit, Reserved Instances in right-sizing. Brez celovite preglednosti, naprednih orodij in poglobljenega strokovnega znanja se stroški še naprej povečujejo, medtem ko ostajajo vprašanja brez odgovora.
Organizacije se redko odločijo za en sam oblak. Vsak ponudnik ima drugačne cenovne modele, strukture popustov, orodja za optimizacijo in vmesnike API za upravljanje. Težave se kopičijo: razdrobljen pregled nad stanjem, strokovno znanje o optimizaciji, specifično za posamezen oblak, ter zapletene strategije zavez. Notranje upravljanje licenciranja Microsoftovih rešitev, optimizacije oblaka in migracije se zdi logično, vendar je vrzel v strokovnem znanju večja, kot se pričakuje. Majhna interna ekipa za oblak stane letno 300.000–400.000 funtov ali več. Optimizacija se nenehno odlaga, medtem ko se ekipe osredotočajo na »ohranjanje delovanja«.
Vsak mesec zamude prinaša dodatne stroške: 20–30 % višji stroški za licence in storitve v oblaku, kazni zaradi revizije Microsoft, ki lahko dosežejo milijone, oportunitetni stroški časa, porabljenega za reševanje zapletenih licenčnih vprašanj namesto za strateške pobude, konkurenčna slabost ter izčrpanost ekipe, ki ogroža neprekinjeno delovanje. Potrebujete odgovore na vprašanja, na katera vaša organizacija trenutno ne more odgovoriti: Koliko dejansko porabimo za storitve Microsoft in storitve v oblaku? Kje je izguba? Katere priložnosti za optimizacijo obstajajo, ki jih spregledamo? Kakšno merljivo vrednost bi strokovna podpora dejansko prinesla? Prvi korak je razumevanje: koliko dejansko porabite v primerjavi s tem, koliko uporabljate, kje obstaja izguba in kakšni so njeni stroški, kakšna so tveganja glede skladnosti, ki jih nosite, in koliko vrednosti bi strokovna podpora lahko prinesla v primerjavi z njenimi stroški.
Stroški za razumevanje vašega položaja so minimalni. Stroški zaradi nerazumevanja pa se vsak mesec še naprej kopičijo.
