Ko se finančni direktor sooči z vprašanjem optimizacije stroškov, je njegov odgovor pogosto premišljen in samozavesten. Podjetje je že izvedlo preglede nabavnih postopkov, pogodbe za glavne kategorije so bile ponovno pogajane, dolgoletni dobavitelji so stabilni, poročila pa kažejo, da je poslovanje v okviru proračuna. S tega vidika se zdi, da je nadzor nad stroški urejen.
V mnogih primerih je to zaupanje razumljivo.
Težava je v tem, da ta zagotovila pogosto temeljijo na upravnih strukturah, ki so bile oblikovane pred več leti, pogosto v okviru drugačnega poslovnega modela, drugačnega kroga dobaviteljev ali drugačnega profila marž. Takrat so bile te strukture morda povsem ustrezne in poslovno trdne.
Vendar se organizacije razvijajo. Rastejo, prevzemajo podjetja, digitalizirajo poslovanje, konsolidirajo dobavitelje, širijo obseg dejavnosti in podaljšujejo pogodbe, običajno postopoma in ne z enim samim preobratom. Sčasoma se poslovanje spreminja, vendar mehanizem za preverjanje skladnosti dobaviteljev pogosto ostane zasidran v prvotni zasnovi.
Za kategorije, ki v zadnjem času niso bile pregledane, se domneva, da ostajajo konkurenčne, saj ni bilo opaznih motenj. Pogodbe, ki se samodejno podaljšujejo, se obravnavajo kot urejene. Dolgoletna sodelovanja z dobavitelji se enačijo z usklajenostjo. Poročanje še naprej potrjuje izpolnjevanje dogovorjenih parametrov, odsotnost motenj pa postane dokaz nadzora.
Redko se preuči, ali te prvotne odločitve glede optimizacije še vedno odražajo današnje tržne razmere, dinamiko oblikovanja cen in strateške prioritete. Poslovno odstopanje se redko kaže kot dramatičen dogodek. Pojavlja se postopoma v pogodbah, ki so se oddaljile od tržnega položaja, v obsegu, ki se je razširil preko prvotne logike oblikovanja cen, ter v modelih storitev, ki ne podpirajo več v celoti trenutnih ciljev organizacije. Ker upravljanje še naprej deluje, ti premiki ostajajo v veliki meri neopaženi.
»Vrzeli v nadzoru« je razlika med tradicionalnim pristopom k optimizaciji in sedanjo poslovno realnostjo. Njeno zapolnitev zahteva sistematično prilagajanje, ne zato, ker bi bilo upravljanje stroškov neuspešno, ampak zato, ker enkrat dosežena optimizacija še ne pomeni trajne optimizacije.
